Kā izmantot Microsoft Teams, OneDrive un SharePoint kopā sadarbības darbam

Iespējams, pēdējā laikā palielināsies sadarbības darbvietas lietotņu skaits. Ja jums ir Microsoft 365 plāns, jums nav nepieciešami nekādi papildu attālā darba rīki. Viss, kas jums nepieciešams, ir Microsoft Teams, OneDrive un SharePoint ļoti produktīvam un netraucētam sadarbības darbam mājās vai birojā.

Šajā rakstā mēs apspriedīsim, kā Microsoft Teams, OneDrive un SharePoint var jums palīdzēt ar uzdevumu/dokumentu pārvaldību, attālo sadarbību un sarunām.

Microsoft Teams sadarbības darbam

Microsoft Teams ievēro 360 grādu pieeju sadarbībai un saziņai. Jūs un jūsu komanda varat vienkārši parūpēties par daudziem projekta aspektiem tieši no Teams. Varat rīkot komandas sanāksmes, veikt individuālus zvanus, sūtīt ziņojumus, piekļūt failiem un strādāt ar kļūdām.

Tālāk ir norādīti būtiski uz sadarbību vērsti Microsoft Teams līdzekļi, kas ļauj attālinātām un jauktajām komandām darboties pilnā apjomā.

1. Zvani, tikšanās un īsziņas

Microsoft Teams ir spēcīga lietotne komandas zvaniem un sapulcēm. Outlook kalendārā varat ieplānot sapulces noteiktas grupas grupas sapulcēm.

Katrs dalībnieks saņems automātiskus brīdinājumus, lai neviens nepalaistu garām nevienu svarīgu projekta sanāksmi. Komandas arī ļauj komandas locekļiem no attālām vietām piedalīties sanāksmē, izmantojot tālruņa zvanus.

Microsoft Teams ievēro vītņu formātu grupu tekstiem. Piesaistiet komandas locekļu uzmanību, atzīmējot viņus ar @ parakstīties ziņojumapmaiņas laikā.

2. Ekrāna koplietošana

Komandas sanāksmju laikā noklikšķiniet uz Kopīgojiet saturu pogu, lai koplietotu dažādus sava datora līdzekļus. Microsoft Teams ļauj koplietot:

• Darbvirsma nevainojamai sadarbībai ar vairākiem logiem, uznirstošajiem logiem, paziņojumiem un programmām.
• Konkrēts logs, kad jākoncentrējas uz vienu konkrētu saturu un jāpatur privātas darbvirsmas darbības.
• PowerPoint prezentācijas. Auditorija var pārvietoties pa slaidiem, ja vēlas.
• Microsoft Whiteboard sadarbības UI/UX projektēšanai, produktu projektēšanai un daudz ko citu.

3. Publiskās un privātās komandas

Publiskie komandas kanāli ļauj brīvi sadarboties ar ārējiem kontaktiem. Piemēram, sadarbojoties ar klienta izstrādātājiem, izveidojiet publiskas grupas grafiskajiem dizaineriem un lietotņu izstrādātājiem.

Kad strādājat pie kaut kā ārpus klienta projekta, labāk ir izveidot privātu komandas kanālu komandas locekļiem. Varat koplietot failus, apspriest idejas un pieņemt lēmumus, kas ir ārpus klienta darbības jomas.

OneDrive sadarbības darbam

OneDrive ir Microsoft mākoņkrātuves pakalpojums ar izcilu datu drošību. Šis rīks ļauj komandas locekļiem viegli piekļūt projekta failiem un dokumentiem no jebkuras vietas.

Iestatot komandu programmā Microsoft Teams, OneDrive kļūst par noklusējuma mākoņkrātuvi. Lai strādātu komandā vai starp komandām, varat izmantot šādas funkcijas:

1. Failu glabāšana un sinhronizēšana

Katram projektam varat izveidot koplietotu bibliotēku. Pēc tam pievienojiet komandas locekļus, kuriem jāstrādā pie projekta. Tagad visi dalībnieki var piekļūt visiem failiem, ko izveidojat vai augšupielādējat šajā bibliotēkā.

OneDrive lietotnes sinhronizē jūsu ierīci ar mākoņa platformu un automātiski saglabā jaunāko failu lokālajā diskā. Tāpēc jūs un jūsu komanda varat strādāt pie projekta dokumentiem pat tad, ja internets kādu laiku nav pieejams. Tomēr reāllaika sadarbība nebūs pieejama, kad ierīce būs bezsaistē.

2. Koplietošanas un piekļuves kontrole

Jūs pilnībā kontrolējat savus datus. Ja vien nekopīgojat nevienu failu nevienā Microsoft Teams grupā vai OneDrive koplietotajā bibliotēkā, jūsu fails ir pilnībā privāts. Ja jums steidzami jākoplieto kāds fails, vienkārši velciet un nometiet to koplietotajā bibliotēkā vai Teams grupā.

Projekta failiem un dokumentiem varat iestatīt dažādas piekļuves vadīklas. Pieņemsim, ka strādājat pie emuāra, kas paredzēts gaidāmajai Datoru drošības dienai. Jums nepieciešams radošs komandas ieguldījums.

Varat manuāli kopīgot satura saiti ar dažiem komandas locekļiem un bez vajadzības to kopīgot ar visu komandu. Pēc tam varat ierobežot satura lejupielādi, nodrošināt tikai pārskatīšanas piekļuvi un tā tālāk.

3. Atzīmēšanas līdzstrādnieks

Satura redaktori, izdevēji, projektu vadītāji var samazināt savu uzdevumu slodzi, ieviešot dokumentu marķēšanu. Ja rediģējat emuāra melnrakstu un rakstītājam saturam jāpievieno daži vēsturiski dati, varat tos vienkārši pieminēt dokumentā, izmantojot @ zīme.

Rakstnieks vai satura veidotājs saņems automātisku e-pasta ziņojumu ar saiti uz failu un komentāru. Nav nepieciešams meklēt satura veidotāju, izmantojot ziņojumapmaiņas lietotnes vai balss zvanus. Tas ietaupa jums un jūsu komandai daudz laika.

4. Rediģēšana reāllaikā

Varat samazināt satura izveides un apstiprināšanas laiku, pārslēdzoties uz reāllaika rediģēšanu. Liela apjoma satura projektiem jūsu komandai vajadzētu izmantot šo pieeju.

Jūs un jūsu projekta komanda varat atvērt to pašu Excel, Word vai PowerPoint failu pārlūkprogrammā. Visas satura veidotāju, redaktoru un apstiprinātāju veiktās izmaiņas tiek rādītas visiem līdzstrādniekiem.

SharePoint sadarbības darbam

Varat izmantot Microsoft SharePoint kā noklusējuma iekštīkla portālu jebkuram projektam. Varat droši izvietot jebkura projekta uzdevumus, atskaites, darbplūsmas un rezultātus tiešsaistē, nepārvaldot nevienu aizmugursistēmas serveri.

Šeit ir saraksts ar SharePoint līdzekļiem, ko vēlaties izmantot sadarbības darbam ar pilnībā attālinātu vai hibrīdu darbaspēku.

1. Satura pārvaldība

Programmā SharePoint varat bez pūlēm pārvaldīt projekta datus, piemēram, dokumentus, failus, attēlus, dizaina līdzekļus, tālruņa kontaktus, e-pasta kontaktpersonas un videoklipus. Varat izveidot atsevišķus segmentus katram failam SharePoint vietnē.

Varat pievienot uz metadatiem balstītu meklēšanas programmu, lai komandas dalībnieki varētu viegli piekļūt failiem no jebkuras vietas. Lietotāji var piekļūt failiem arī no mobilā tālruņa, jo SharePoint ir mobilajām ierīcēm piemērota lietotne.

2. Saziņas vietne

SharePoint varat izmantot vizuālai saziņai. Piemēram, savā iekštīklā izveidojiet dažādas saziņas vietnes tādām auditorijām kā komandas locekļi, klienti, pārdevēji un tā tālāk.

Tagad ar vienu klikšķi varat publicēt atjauninājumus saistībā ar projektu, produktu vai pakalpojumu iepriekš minētajās vietnēs. Varat izmantot SharePoint saziņas vietnes, lai publicētu projekta statusa informācijas paneļus un apkopotu komentārus no saviem klientiem.

SharePoint vietnes ļauj arī ērti pievienot kalendāra notikumus, laika grafikus un uzdevumus projektu pārvaldībai.

3. Koplietošana un atļauju kontrole

SharePoint varat iestatīt dažādus koplietošanas noteikumus un līmeņus. Piemēram, komandas dalībnieki var iegūt rediģēšanas piekļuvi, ārējie līdzstrādnieki iegūst piekļuvi skatam, un klienti var pilnībā kontrolēt projekta vietni pakalpojumā SharePoint.

SharePoint vietnēs ir dažādas atļauju vadīklas, kuras varat izmantot, lai nodrošinātu ērtu piekļuvi saturam ar atbilstošu drošību. Varat izvēlēties no Pilnīgas kontroles, Dizaina, Rediģēšanas, Ieguldīšanas un Lasīšanas.

Produktīva un izdevīga sadarbība

Visu šo Microsoft Teams, OneDrive un SharePoint sadarbības darba līdzekļu izmantošana ir vienkārša.

Tagad varat sākt darbu ar projekta uzdevumiem, dokumentu pārvaldību, reāllaika tāfeli un komandas sadarbību no jebkuras vietas.

9 labākie veidi, kā pārvaldīt savu komandu programmā Microsoft Teams

Izmantojot Microsoft Teams, varat izveidot plānu, organizēt darbu un nemanāmi sadarboties kā komandas vadītājs. Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs sākt darbu!

Lasiet Tālāk

Par autoru