Sagatavošanās 1 Nekad neplānojiet tikšanos bez mērķa. Ja varat paveikt to, kas jums jāpaveic, izmantojot e-pastu vai piezīmi, labāk ietaupiet sev un saviem kolēģiem laiku. 2. Sāciet ar vienu galveno darbības vienumu, kas ir sapulces galvenais mērķis. Kāds ir jūsu mērķis vai vēlamais rezultāts? Kāpēc jūs pulcējaties? Kas jādara? 3 Pēc sapulces mērķa noteikšanas padomājiet par to, kāda veida tikšanās būtu vislabākā — viena pret vienu? Sesija starp divām mazām komandām? Vai vienkārši jūs, vadītājs, runājat ar dažiem galvenajiem spēlētājiem par savu spēles plānu? 4 Kad esat izlēmis par savu galveno uzmanību, izklāstiet visu, kas jānotiek, lai atbalstītu šo rezultātu. Vienkāršojiet plānu kopumā mazākos darbības punktos; viss konkrēts, taustāms un attiecināms uz kohortu. 5 Daudzos birojos jau ir pieejams attālais darbs un tiek izmantotas tādas izplatītas virtuālo sapulču lietotnes kā Zoom, Skype vai Google Meet. Ja jūs vai jūsu uzņēmums ir iesācējs attālo sapulču telpu pasaulē, veiciet izpēti un izvēlieties savām vajadzībām labāko virtuālo sapulču lietotni. 6. Izlemiet, cik ilgi jūsu sapulcei vajadzētu ilgt; kā vispārējs noteikums, jūsu sapulce nedrīkst ilgt vairāk par stundu. Izveidojiet vienkāršu grafiku sapulces ilgumam, sadalot kopējo atvēlēto laiku atsevišķos, definētos blokos, no kuriem katrs ir veltīts kaut kam konkrētam. 7 Gadījumā, ja sapulce patiešām ir garāka par stundu, varētu būt piemērots īss pārtraukums vidū. Ieplānojiet piecas minūtes, ja tas ir tāls ceļš. 8 Ja jūsu mājas birojs vai darba zona vēl nav aprīkots virtuālai sapulcei, pārliecinieties, ka lietas ir kuģa formā pirms sanāksmes dienas. Gaišs, neitrāls fons un spēcīgs apgaismojuma avots nodrošina profesionālu sīktēlu attēlu. 9. Iepriekš sagatavojiet darba kārtības lapu, lai klātesošie varētu atsaukties uz to, vadot virtuālo sapulci. Šī lapa palīdzēs viņiem palikt kopā ar jums, kamēr jūs runājat; tas arī palīdzēs jums noskaidrot savu redzējumu par sapulci un sakārtot savas domas. 10 Formāla slaidrāde vai PowerPoint prezentācija var arī ietaupīt laiku, īpaši, ja šajā ierobežotajā laika posmā jums ir daudz faktu, statistikas vai skaitļu. 11 Ja resursu var koplietot digitāli, vienmēr ir ātrāk nodrošināt hipersaišu sarakstu, dokumentāciju un Atsauces jūsu komandai, nekā tas būtu, ja mācītu viņiem visu, kas viņiem būs jāzina sanāksmes laikā pati par sevi. Ja nepieciešama vairāk iesaistīta apmācība, tā ir jāplāno atsevišķi un grupās, ja iespējams. 12. Identificējiet visus šķēršļus un nezināmos, ar kuriem joprojām strādājat pats. Ja nepieciešams, ieplānojiet mazliet laika atklātai diskusijai. Izklāstiet pāris dažādas iespējas, uz kurām tiekties, ja ceļš uz priekšu ir neskaidrs. 13. Izveidojiet sev kontrolsarakstu, uz kuru atsaukties, kad esat pabeidzis spēli. Tam vajadzētu būt sarakstam ar visu, kas jums ir jānodod savai komandai, kā arī darbības vienumiem un visam, kas tos no loģistikas noved. Šis noteikums nodrošina, ka šobrīd nekas netiek aizmirsts.
Aicina 14. Novērtējiet savu darbību sarakstu un vizualizējiet komandu, kas jums ir jāizveido, lai par tiem varētu efektīvi un produktīvi rūpēties. Kam ir jāpiedalās? Kāds ir katra dalībnieka iemesls, kāpēc viņš tiek iekļauts? 15. Uzaiciniet tikai tos, kas jums ir nepieciešami. Lai gan jums nevajadzētu justies ierobežotam ar vienu vai otru numuru, vienmēr ir lietderīgi izveidot pēc iespējas īsu viesu sarakstu, neaizmirstot par kādu svarīgu. 16. Kad vien iespējams, savlaicīgi uzaiciniet savu dalībnieku sarakstu. Pēdējā brīža tikšanās ir piemērotas vajadzības gadījumā vai ārkārtas gadījumos; tomēr plānojot sarežģītākus, organizētus projektus, prātam vienmēr jābūt pāris nedēļām uz priekšu. Diena 17 Pirms sākat, attīriet savu vietu no iespējamiem traucēkļiem, it īpaši, ja noskaņojaties no mājām. 18. Iepriekš paēdiet pusdienas vai ātrās uzkodas un ņemiet līdzās glāzi ūdens. 19 Tāpat kā jebkurā citā profesionālajā tikšanās reizē, jūsu izskatam jābūt labi audzinātam un birojam draudzīgam. 20 Mikrofona, kameras un Wi-Fi pārbaude pirms sapulces ir viens no veidiem, kā novērst neveiksmīgu tehnisku kļūmi izrādes laikā. Ja izmantojat klēpjdatoru, pārliecinieties, vai esat pieslēgts strāvas avotam, izspiests un gatavs dārdoņai. 21 Jūsu tīmekļa kamerai ir jāatbilst jums acu līmenī. Mēģiniet saspiest logu pēc iespējas tuvāk tīmekļa kameras acij. Jūs vēlaties, lai jūsu plūsma būtu ērti skatāma tiem, ar kuriem satiksieties. Acu kontakts palīdz. 22 Ja esat nervozs vai nekad neesat apmeklējis tiešsaistes attālo sapulci, pirms tam trenējieties kamerā, nevienam neskatoties. Jūsu ekrānā redzamais smaids, visticamāk, izskatīsies un jutīsies daudz savādāk nekā īstais; emociju uztveršana kamerā ir prasme, taču pēc dažām virtuālām tikšanām jums par to pat nevajadzēs domāt. 23 Apklusiniet tālruni; izslēdziet darbvirsmas paziņojumus un visu citu, kas sapulces laikā varētu radīt troksni. Ja iespējams, norunājiet laiku tieši pirms tikšanās, lai atbildētu uz pēdējā brīža ziņojumiem vai reģistrētos ar jebko svarīgu, ko aktīvi uzraugāt. 24 Lai ātri veiktu piezīmes un uzdevumus, jums pa rokai ir jābūt piezīmju veikšanas lietotnei vai papīra blokam un pildspalvai. Jums jābūt klātesošam, jāiesaistās un jāinteresējas par to, kas runā un par ko tiek runāts. Laikā 25 Ja esat sapulces organizators, ātri sāciet darbu. Sāciet nekavējoties un precīzi un pasakiet to, kas jāsaka, pirms sākat savu pirmo darbības vienumu. 26 Ja nepieciešams, jums, iespējams, būs jāuzdod kādam ierakstīt sapulces protokolu. Daži sadarbības programmatūras veidi to var izdarīt jūsu vietā. Dokumentācija ir ātrākais veids, kā ātri noķert tos, kas neierodas, un tas ļauj visiem iesaistītajiem būt atbildīgiem par to, kas patiesībā tika teikts un kopīgots. Centieties to neizlaist, ja iespējams. 27 Atkarībā no sanāksmes apjoma un rakstura ievads var būt kārtībā. Ja nepieciešams, sapulces sākumā ieplānojiet noteiktu laika bloku iepazīstināšanai. 28 Lomu piešķiršana katram darbības vienumam, protams, būs viena no svarīgākajām virtuālās sapulces daļām. Atkal, jums jau vajadzētu zināt, kas ir šīs lomas un kas tās pildīs pirms tikšanās sākuma. 29 Izveidojiet laika grafiku un, ja iespējams, dariet to vizuāli. Paziņojiet visiem, kad nākamreiz pieskarsities bāzei. Gudri piešķiriet termiņus. Sāciet pietiekami daudz iepriekš, lai ikvienam būtu vairāk nekā pietiekami daudz laika, lai gūtu panākumus. 30 Samaziniet bezmērķīgu pļāpāšanu, īpaši sapulces sākumā. Kad esat ieguvis zināmu impulsu, jums parasti nav jāturpina mikropārvaldība. 31 Viens no veidiem, kā uzlabot sanāksmes iznākumu, ir ātra atkārtota informācija beigās, pārskatot katru lomu un mērķi. 32 Pirms sanāksmes pārtraukšanas pārliecinieties, ka visi atstāj galdu ar visu nepieciešamo, lai virzītos uz priekšu. Ikvienam ir jāzina sava loma un tas, kas no viņiem tiks sagaidīts pirms izstāšanās. Beigās veltiet dažas minūtes, lai uzdotu jautājumus un atbrīvotu gaisu no neskaidrībām. 33 Ja jums ir palicis laiks aizmugurē un neviens neko nesaka, zvaniet agri. Apstipriniet, ka visi ir uz vienas lapas, un turpiniet dienu. Pēc 34 Ja jūs pats vai priekšnieks esat iecēlis kādu darbības vienumu, uzkāpiet uz tā. Nekavējoties sāciet strādāt pie īstermiņa darbības jautājumiem. Sāciet plānot lietas, kas atrodas tālāk. 35 Ja jums tāda vēl nav, jauns grupas kalendārs varētu būt ērts veids, kā plānot turpmākās sanāksmes nākotnē. Tas būs īpaši noderīgi, ja šī komanda bieži sadarbosies, vismaz pārskatāmā nākotnē. 36 Ja izpildāt norādījumus vai rīkojumus, sekojiet līdzi visām problēmām, ar kurām saskaraties, vai radušos jautājumus. Uzziņas, kas nav steidzamas, parasti var tikt iekļautas sarakstā, kuru pievienojat darba gaitā. Protams, ja esat patiešām iestrēdzis, jums vienmēr nekavējoties jāpasniedz roka atpakaļ, lai atkal pieceltos kājās. 37 Atcerieties visus savus "uzvarus", pat mazās lietas, pirms faktiski pabeidzat savu darbības vienumu kopumā. Tie ir lielisks veids, kā sekot līdzi jūsu progresam, un var sniegt tik nepieciešamo morāles stimulu neapmierinātības brīžos. 38 Jums un jūsu kolēģiem progresējot, no apvāršņa parādīsies jauni mērķi un izaicinājumi. Lomas attīstīsies un parādīsies jauni mērķi — lai viss būtu kopā reāllaikā, ļoti svarīga ir atvērta saziņas līnija. Kad komandas loceklis gūst panākumus, viņam jāzina, kas viņu gaida tālāk. Vienmēr dodiet katram kaut ko darīt un kaut kur doties. Nākotne 39 Sekojiet līdzi visam. Ja jūs organizējat šo pasākumu, pārbaudiet to tik bieži, cik nepieciešams, it īpaši, ja šķiet, ka kādam ir grūtības. 40 Padomājiet par tikšanos savā laikā. Kas gāja labi? Kas ievilkās? Apsveriet, kas der jums un jūsu komandai un kas ne. Dariet visu iespējamo, lai nākotnē neiekristu tajās pašās kļūmēs.
5 laiku taupošas lietotnes, lai nodrošinātu labākas tikšanās gan tiešsaistē, gan bezsaistē
Neatkarīgi no tā, vai esat virtuāli vai klātienē, savu laiku var pavadīt efektīvāk un produktīvāk, ja izmantojat pareizos rīkus sapulču organizēšanai un vadīšanai.
Abonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai saņemtu tehniskos padomus, pārskatus, bezmaksas e-grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu
