8 labākie veidi, kā izmantot Google Workspace lietotnes projektu pārvaldībai

Daudzas organizācijas paļaujas uz Google Workspace kā sadarbības biroja komplektu. Tomēr viņi nezina, ka tās pašas lietotnes var būt noderīgas arī projektu vadībai.

Izmantojot Google Workspace lietotnes, varat pilnībā izmantot tās un izlaist nepieciešamību iekļaut papildu projektu pārvaldības rīkus. Šajā rakstā tiks detalizēti aprakstīts, kā projektu pārvaldībai varat pilnībā izmantot Google Workspace lietotnes.

1. Projekta uzdevumi Sadarbība un izsekošana

Lielākajai daļai projektu ir nepieciešama komandas biedru sadarbība. Pat ja jums ir sadalīta komanda, kas strādā pie projekta, izmantojot mākoņpakalpojumus Google Workspace lietotnes var palīdzēt jums viegli sadarboties. Varat izmantot izklājlapas, lai plānotu projektu un izveidotu Ganta diagrammas, lai pārvaldītu uzdevumus un termiņus.

Komandas dalībniekiem ir regulāri jāatjaunina savs progress izklājlapā. Tādējādi lapa vienmēr satur jaunāko informāciju. Tas var darboties arī kā komandas uzdevumu izsekošanas vai laika uzskaites rīks.

Izmantojot Google kalendāru, uzziniet par brīvām un saistošām stundām katram komandas dalībniekam. Piezīmju koplietošana ar komandas biedriem un kārtības uzturēšana, izmantojot a

darāmo lietu saraksts ir iespējams, izmantojot Google Keep.

2. Komunikācija komandā bez piepūles

Pats par sevi saprotams, ka Gmail ir viens no labākajiem e-pasta pakalpojumu sniedzējiem pasaulē. Ja izmantojat Google Workspace, jums nav divreiz jādomā par elastīgas un skaidras saziņas nodrošināšanu starp komandas locekļiem. Gmail ir šeit, lai veicinātu netraucētu komandas saziņu.

Varat izveidot e-pasta sarakstu “Grupas” un pievienot visus grupas dalībniekus šajā grupā. Pēc tam varat izmantot tikai vienu e-pasta adresi, lai kopīgotu informāciju, resursus un atjauninājumus ar visu komandu.

Cilvēki, kas vienlaikus strādā pie vairākiem projektiem, var iezīmēt e-pasta ziņojumus, kas saistīti ar dažādiem projektiem. Tādējādi e-pasta ziņojumi ar dažādām etiķetēm tiks saglabāti atsevišķās mapēs. Varat arī atzīmēt svarīgos e-pasta ziņojumus ar zvaigznīti, lai tos ātri atrastu.

3. Jūsu komandas resursu plānošana projektam

Projektu vadītājiem bieži ir grūti piešķirt un ieplānot uzdevumus komandas locekļiem jaunam projektam, kamēr citi projekti turpinās. Ja viņi izmanto Google Workspace, lietotne Kalendārs var piedāvāt vienkāršu šīs problēmas risinājumu.

Komandas dalībnieki var atzīmēt savus uzdevumus un grafikus koplietotā kalendārā. Tādējādi ikviens zinās, kurš līdz kuram datumam ir aizņemts, un attiecīgi piešķirs jaunus uzdevumus. Komandas var to izmantot, lai uzraudzītu termiņus un atskaites punktus un saņemtu atgādinājumus.

Varat izveidot atsevišķus komandas kalendārus atvaļinājumu, sanāksmju un treniņu izsekošanai.

4. Kopīgojiet un saglabājiet digitālos datus

Mūsdienu projektiem ir nepieciešama droša krātuve failiem un dokumentiem, kas satur svarīgus datus. Tajā pašā laikā projekta dalībniekiem tiem jābūt pieejamiem 24/7. Google diska lietotne ir šeit, lai saglabātu visus ar projektu saistītos failus, dokumentus, attēlus un videoklipus.

Šī mākoņa failu glabāšanas lietotne var droši uzglabāt jūsu failus. Ja failos veicat izmaiņas, tie tiek nekavējoties sinhronizēti. Tādējādi jebkurš cits komandas dalībnieks var piekļūt atjauninātajam saturam.

Google diska koplietošanas un piekļuves vadīklas padara kopīgu darbu bez problēmām. Piemēram, varat koplietot faila melnrakstu ar klientu apstiprināšanai ar atļauju tikai skatīt dokumentu.

Turklāt varat izveidot atsevišķus koplietojamos diskus dažādām projektu komandām un koplietot tos ar tām ātrai piekļuvei.

5. Izveidojiet atskaites un prezentācijas

Vai meklējat rīku, lai izveidotu uzkrītošus un paskaidrojošus pārskatus? Vai vēlaties šajos pārskatos iekļaut dažādas diagrammas un diagrammas? Google izklājlapas ir paredzēta jums. Tas palīdz koplietot jebkura veida skaitliskos datus vispiemērotākajā stilā. Tas arī ļauj jums kopīgi strādāt pie ziņojuma.

Prezentācija ir vēl viena būtiska projektu sastāvdaļa. The Google prezentācijas lietotne ir ideāls Google Workspace prezentāciju veidošanas rīks. Varat to izmantot, lai kopīgotu savu redzējumu, aprakstītu komandas sniegumu un vizualizētu svarīgus datus.

Strādājot attālināti, ir iespējams arī kopīgot Google prezentācijas videokonferenču laikā, izmantojot Google Meet ekrāna koplietošanas funkciju.

6. Projekta izmantošana tiešsaistē

Vietnes ir Google Workspace lietotne, ar kuru varat izveidot augstas kvalitātes vietnes bez programmēšanas vai dizaina zināšanām. Varat izmantot Google vietnes kādam projektam, pasākumam vai komandai.

Varat izmantot Google vietnes kā centru, lai glabātu visus dokumentus, atjauninājumus, laika grafikus, kalendārus un piegādes. Tas ļaus visiem komandas biedriem piekļūt visai ar projektu saistītajai informācijai no vienas vietas.

7. Komandas tikšanās un sarunas

Komandām, kas strādā pie projekta, ir pastāvīgi jāsazinās. Papildus e-pasta ziņojumiem viņi var izmantot Google Workspace Chat tūlītējai ziņojumapmaiņai un videozvanu lietotni Google Meet virtuālām sapulcēm.

Papildus tiešai ziņojumapmaiņai atsevišķiem dalībniekiem Google tērzēšana atbalsta arī grupu sarunas, lai komandas varētu netraucēti sadarboties no attālām vietām. Lietojot Chat, varat arī koplietot failus ar citiem un strādāt pie uzdevuma.

Google Meet atbalsta gan audio, gan videozvanus, lai jūs jebkurā laikā varētu sazināties ar kolēģiem. Sapulcē pakalpojumā Google Meet vienmēr varat strādāt ar dokumentu blakus, kas paceļ sadarbību jaunā līmenī.

Sapulces laikā lietotni Keep varat izmantot arī piezīmju veikšanai un protokolu rakstīšanai. Varat viegli koplietot šīs piezīmes un pievienot tās citiem dokumentiem.

8. Dokumentu pārvaldība un sadarbība

Grupām, kas strādā pie projektiem, ir jāpārvalda daudzi dokumenti. Situācija kļūst problemātiska, ja viņiem ir jāsadarbojas ar šiem dokumentiem. Dokumentu manuāla izplatīšana un atsevišķa rediģēšana var kavēt komandas darbību un izraisīt projekta aizkavēšanos.

Saistīts: Iemesli, kāpēc projekti aizkavējas, un kā no tiem izvairīties

Google Workspace lietotāji var izmēģināt dokumentus un izklājlapas, lai pārvaldītu dokumentus. Vairāki cilvēki var piekļūt šiem dokumentiem un vienlaikus ar tiem strādāt. Neatkarīgi no tā, kādas izmaiņas veicat dokumentos un izklājlapās, tās būs redzamas reāllaikā.

Ir iespējams arī komentēt un sniegt atsauksmes par tiem pašiem dokumentiem. Izmantojot versiju vēstures funkciju, varat viegli izsekot, kurš un kad veicis izmaiņas dokumentos.

Vienkārša projektu pārvaldība, izmantojot Google Workspace

Uzņēmumi bieži izmanto vairākas lietotnes un rīkus, lai pārvaldītu dažādus projekta aspektus. Ja jau izmantojat Google Workspace lietotnes, tās var jums palīdzēt arī projektu pārvaldībā.

Tagad, kad zināt, kā izmantot tās lietotnes, lai pārvaldītu ar projektu saistītus uzdevumus, projektu administrēšana kļūs vienkāršāka. Tomēr, iespējams, vēlēsities pārbaudīt ne tikai Google, bet arī citus darbvietu nodrošinātājus.

6 labākās darbvietas, kuras nav no Google vai Microsoft

Microsoft un Google nav vienīgie uzņēmumi, kas nodrošina darbvietu komplektu iespējas. Šeit ir dažas no labākajām alternatīvām, kuras varat pārbaudīt!

Lasiet Tālāk

Par autoru