5 efektīvi padomi pārklājošu uzdevumu pārvaldīšanai

Jūs esat pavadījis tik daudz laika, strādājot pie konkrēta uzdevuma. Veicot darbu, jūs atviegloti nopūšat. Laiks un pūles bija tā vērts. Jūs nevarat būt apmierinātāks ar rezultātu.

Taču jūsu labsajūtas brīdis ir īslaicīgs, jo atklājat, ka kāds cits jūsu komandā ir tikko pabeidzis darbu pie tā paša uzdevuma. Tas kļūst vēl sliktāk, kad saprotat, ka arī jūsu komandas biedrs paveica labu darbu. Jūsu priekšā ir divi lieliski darbi, bet jūs varat izmantot tikai vienu. Laiks, pūles un resursi, kas iztērēti vienam no tiem, ir pilnīga izšķiešana.

Kas ir uzdevumi, kas pārklājas?

Uzdevumi, kas pārklājas, ir uzdevumi, kas tiek izpildīti vienlaikus vai secīgi. Tās parasti rodas, ja pie viena projekta strādā vairāk nekā viena persona, veidojot vairākas versijas, kad nepieciešama tikai viena versija.

Pārklāšanās attiecas ne tikai uz uzdevumiem; tas notiek arī jūsu grafikos. Vienlaikus varat noteikt divas dažādas tikšanās. Un diemžēl jūs nevarat sadalīt sevi divās daļās, lai vienlaikus atrastos dažādās vietās. Tātad, jums ir jāatsakās no vienas no tikšanās reizēm.

Kāpēc uzdevumi pārklājas?

Uzdevumi pēc noklusējuma nepārklājas. Jūsu darbībās ir nepilnības, kas ļauj nepamanīt dublēšanos. Un, kamēr tie netiks atrisināti, uzdevumi turpinās pārklāties, radot resursu izšķērdēšanu.

Apskatīsim dažus iemeslus, kāpēc uzdevumi pārklājas.

1. Neefektīva darbplūsma

Kā jūs piešķirat uzdevumus komandas locekļiem? Ja jums nav pareizas struktūras uzdevumu deleģēšanai, pastāv iespēja, ka vienu un to pašu uzdevumu piešķirsit vairākām personām.

Aplis turpinās, ja komandas biedri izvēlas uzdevumus, ar kuriem vēlas strādāt, nepārbaudot, vai kāds cits jau strādā pie tā paša projekta.

2. Komandas sadarbības trūkums

Kā komandas vadītājam jūsu pienākums ir veidot komandas garu savā komandā, lai dalībnieki varētu sadarboties, lai sasniegtu kopīgu mērķi.

Sadarbības trūkums rada pelēkās zonas. Vairāki cilvēki var strādāt pie viena uzdevuma neatkarīgi, to neapzinoties. Pat tad, kad viņi sadarbojas, veicot secīgus uzdevumus, viņi dara visu, ko vēlas, nesazinoties ar citiem komandas biedriem.

3. Darba pārslodze

Efektivitāte un darba pārslodze labi nesajaucas. Ja vēlaties, lai darbinieki sniegtu jums visu iespējamo, nepiešķiriet viņiem pārāk daudz darba.

Kad nogurums iestājas no darba pārslodzes, darbplūsma mēdz mainīties. Tā vietā, lai ievērotu pienācīgu procesu, lai nodrošinātu, ka tie nedublē uzdevumu, viņi turpina ar nākamo pieejamo uzdevumu.

5 labākie padomi pārklājošu uzdevumu pārvaldīšanai

Produktīvas komandas izveide ir efektīva pārvaldība. Jums var būt simtiem darbinieku un jūs joprojām esat neproduktīvs, ja jūs tos pareizi nesaskaņojat. Ja uzdevumi pārklājas, tas var kavēt jūsu produktivitāti.

Apskatīsim, kā rīkoties.

1. Esiet atklāts par uzdevumiem

Viena no darba vietas spēcīgāko komandu pamatvērtībām ir caurskatāmība. Ja pietiekami uzticaties saviem komandas locekļiem, lai strādātu ar viņiem, jums jābūt atklātam attiecībā uz tiem paredzētajiem darbiem.

Katram darbiniekam ir jābūt informētam par darba informāciju. Noliekot visas kārtis uz galda, viņi informē par uzdevumiem, ar kuriem viņi strādā, un ar ko viņi strādā. Ja pastāv zināšanu nelīdzsvarotība par darbu, komandas biedri var strādāt pie tiem pašiem uzdevumiem, to neapzinoties.

Cilvēki var ātrāk paveikt uzdevumus, ja viņiem ir priekšzināšanas par tiem. Ja zināšanas būs līdzsvarotas, uzdevumu pārklāšanās vietas būs maz vai vispār nebūs.

2. Novērtējiet progresu

Kāds ir labāks veids, kā uzzināt, kā darbinieki veic uzdevumus, nekā novērtēt viņu progresu? Ja deleģējat uzdevumus un dodaties prom, nebrīnieties, ja tie netiek izpildīti laikā vai efektīvi.

Pārbaudot, kā notiek darbs, varat redzēt, kad uzdevumi tiek dublēti. Atlaišanas atklāšana pietiekami agri palīdz to apturēt, pirms tam tiek iztērēts laiks un resursi.

Darbinieku veiktspējas manuāla izsekošana ir sarežģīta. Jums ir jāatsakās no saviem pienākumiem un rūpīgi jāuzrauga katrs viņu solis. Bet, pateicoties darbplūsmas rīkiem, jūs varat automatizēt procesu. Jūs redzēsiet, kā jūsu komandas locekļi iesaistās viņu uzdevumos katrā punktā. Tādi rīki kā Asana palīdz jums palielināt jūsu produktivitāti un novērstu uzdevumu pārklāšanos.

3. Izkopt efektīvu komunikāciju

Efektīva saziņa nodrošina, ka ziņojumi tiek skaidri pārraidīti bez trokšņa traucējumiem, kas mainītu nozīmi.

Uzdevumu pārklāšanās bieži notiek informācijas trūkuma vai nepareizas komunikācijas dēļ. Ja darbinieki skaidri nesaprot viņiem dotos norādījumus, viņi strādā, pamatojoties uz to, kas, viņuprāt, būtu jādara.

Efektīvas komunikācijas veidošana nav saistīta tikai ar izrunātiem vai rakstītiem vārdiem. Tas ietver arī nodrošināšanu pareizos saziņas rīkus. Darba instrukcijas komandai jānodod ātri, bez kavēšanās. Kad parādās jauni notikumi, noteikti nekavējoties informējiet par tiem komandas locekļus.

4. Iecelt projektu vadītājus

Atkarībā no jūsu komandas lieluma jums var būt nepieciešamas papildu rokas, lai palīdzētu uzraudzīt uzdevumus.

Ja jūsu komanda ir liela, nav iespējams sekot līdzi visiem. Jums būs nepieciešami projektu vadītāji, lai sazinātos ar jūsu darbiniekiem individuālā līmenī. Projekta vadītājs ir pilnībā iegrimis uzdevumos, ņemot vērā to, kas darbojas un kas nedarbojas.

Ja kādam ir jautājumi par saviem uzdevumiem, viņi var viegli uzdot to vadītājam. Projekta vadītājam ir grūti dublēt uzdevumus, jo viņi zina visus projekta aspektus.

5. Automatizējiet darbplūsmu

Uzdevumiem ir vieglāk pārklāties, ja tie tiek pārvaldīti manuāli. Neatkarīgi no tā, cik uzmanīgi jūs mēģināt būt uzdevumu piešķiršanā un pārvaldībā, lai novērstu dublēšanos, lietas var paslīdēt cauri plaisām.

Automatizācijas rīku pieņemšana uzdevumu deleģēšanai nodrošina, ka neviens uzdevums netiek veikts divreiz. Kad komandas loceklis pie tā strādā, darbs tiek atzīmēts no saraksta.

Automatizācija ir efektīva arī secīgu uzdevumu veikšanai. Sistēma ir konfigurēta tā, ka iepriekšējais uzdevums ir pabeigts, pirms varat pāriet uz nākamo.

Pievērsiet uzmanību visām pūlēm

Uzdevumu pārklāšanās sekas ir ilgtermiņa. Laiks un resursi, kas iztērēti dublētiem centieniem, ārēji var šķist nenozīmīgi. Bet laika gaitā apkopojot, jūs saprotat, ka esat tik daudz zaudējis.

Ja divi cilvēki lieliski strādā ar divām uzdevuma versijām, ja jums ir nepieciešama tikai viena versija, neviena no versijām nav labāka. Otrs cilvēks būtu varējis pielikt visas pūles citā darbībā, lai sniegtu jums divus lieliskus darbus, kas ir noderīgi.

Kas ir plūsmas teorija? Kā to lietot, lai uzlabotu savu produktivitāti

Vai vēlaties būt zonā un uzlabot savu produktivitāti? Lūk, kā izmantot plūsmas teoriju, lai uzlabotu savu iesaistīšanos un baudu.

Lasiet Tālāk

Par autoru