Kā pārvarēt sadarbības pārslodzi savā darba vietā

Kad parādās jauns projekts, bieži vien jūsu komanda sanāk kopā, lai apspriestu, kā to vislabāk risināt. Ja tas tiek darīts pareizi, tas var radīt brīnumus jūsu produkcijai.

Tomēr, kamēr jūs cenšaties gūt visas pūles, lai gūtu labumu no šāda veida komandas darba, jūs varat netīšām pārņemt sevi un radīt problēmu, ko sauc par “sadarbības pārslodzi”.

Šajā rakstā mēs apspriedīsim padomus un rīkus, ko varat izmantot, lai izvairītos no sadarbības pārslodzes.

Kas ir sadarbības pārslodze?

Sadarbības pārslodze rodas, kad cilvēki tik bieži sadarbojas ar kolēģiem, ka tas kavē produktivitāti un negatīvi ietekmē darbinieku labklājību.

To var izraisīt vairāki faktori, piemēram, pārāk daudz nevajadzīgu sanāksmju, pārmērīga e-pasta sūtīšana, piekļuve vairākiem digitālajiem rīki, pārāk daudz cilvēku vienlaikus strādā pie viena projekta vai ir vienmēr pieejami, lai atbildētu uz kolēģiem vaicājumus.

Kad tas notiek, komandas locekļi var kļūt pārņemti un iestrēgt ar komunikācijas un lēmumu pieņemšanas uzdevumiem.

Tas parasti izraisa darba efektivitātes un produktivitātes samazināšanos. Dažos gadījumos visi šie sadarbības uzdevumi kļūst par traucēkļiem, kas neļauj indivīdiem veikt darbu, kas viņiem jāpaveic pašiem.

Galu galā robežas starp darbu un personīgo dzīvi tiek izplūdušas, jo darbinieki ir spiesti nest nepabeigtus darbus mājās, izraisot izdegšanu.

Nepareizi izvēlēti rīki var izraisīt apjukumu, neapmierinātību un sadarbības pārslodzi. Un otrādi, pareizie rīki var padarīt jūsu komandu efektīvāku un produktīvāku.

Pirmais solis, lai pārvarētu sadarbības pārslodzi, ir izvēlēties darbam piemērotus rīkus. Ne visi digitālie risinājumi tiek radīti vienādi, un daži ir labāk piemēroti konkrētiem uzdevumiem nekā citi.

Piemēram, ir daudz iemeslus izmantot sadarbības rīkus, nevis e-pastu, tostarp laika ietaupīšana, labāka piekļuve informācijai un produktivitātes uzlabošana, tikai daži no tiem.

Ņemot to vērā, izvēloties sadarbības rīkus savai komandai, noteikti izvēlieties lietotājam draudzīgi rīki vienkāršai pieņemšanai un tie, kas nodrošina integrāciju ar citām lietotnēm, lai strādātu kopā nemanāmi.

Piemēram, komandas tērzēšanas rīks, piemēram Atslābums var būt lieliski piemērots iekšējai saziņai starp kolēģiem, savukārt uzdevumu pārvaldības rīks, piemēram, Asana var palīdzēt jums izsekot, kas un kad ko dara. Abi programmatūras risinājumi nemanāmi savienojas, ļaujot jums to izdarīt izvairīties no konteksta maiņas un uzlabot komandas produktivitāti un sadarbību.

2. Izveidojiet skaidru darbplūsmu

Ir ļoti svarīgi izveidot vienkāršu darbplūsmu, lai izvairītos no tā, ka pie viena projekta strādā pārāk daudz cilvēku. Precīzi definēts process var novērst neskaidrības un nodrošināt, ka ikviens zina savu lomu un cerības. Tas arī ļauj darbiniekiem labāk pārvaldīt savu laiku ārpus darba.

Asana ir lieliski piemērota šim darbam. Jūs varat viegli izveidot uzdevumus no paša sākuma un piešķirt tos saviem komandas locekļiem vai arī varat izmantot kādu no daudzajiem veidnes.

Piemēram, ja jūsu komanda parasti nodarbojas ar klientu atbalsta jautājumiem, izveidojiet veidni to apstrādei, lai visi katru reizi ievērotu vienu un to pašu procesu. Tas palīdzēs samazināt lēmumu pieņemšanas nogurumu un uzlabos gala rezultāta kvalitāti. Turklāt izmantojiet kontrolsarakstus, lai palīdzētu komandas locekļiem palikt uz pareizā ceļa un organizēti, tādējādi samazinot iespēju, ka uzdevumi tiks aizmirsti.

Skaidra darbplūsma un precīzi definētas lomas ir būtiskas, lai izvairītos no sadarbības pārslodzes. Izmantojot pareizos rīkus un izpratni par to, kā tos vislabāk izmantot, jūs varat saglabāt savu komandu produktīvu kopā, nejūtoties satriekta.

3. Izveidojiet centrālo datu krātuvi

Viens praktisks veids, kā pārvarēt sadarbības pārslodzi, ir iekšējā wiki iestatīšana lai centralizētu visus savus failus un informāciju. Tādējādi indivīdiem būs vieglāk piekļūt visam nepieciešamajam vienuviet, bez katru reizi novēršot citu kolēģu uzmanību vai apmeklējot vairākas platformas, lai atrastu to, kas viņi ir Meklēju.

To var izdarīt, izmantojot tādu rīku kā Tettra. Šis rīks ļauj ātri un vienkārši izveidot lapas, tām piekļūt un koplietot tās ar savu komandu. Tas arī ļauj vairākiem lietotājiem vienlaikus piekļūt un pievienot informāciju, un tam ir spēcīga meklēšanas funkcija, lai atrastu to, ko meklējat.

Ja visa atbilstošā informācija ir vienuviet, komandas dalībnieki var viegli atrast vajadzīgo, nemeklējot vairākus e-pasta ziņojumus. Turklāt tas integrējas ar jūsu Slack darbvietu, lai jums vienmēr būtu rokas stiepiena attālumā jaunākā informācija.

4. Izmantojiet asinhronās komunikācijas priekšrocības

Asinhronā komunikācija ir lielisks veids, kā uzlabot produktivitāti un samazināt sadarbības pārslodzi. Piemēram, tā vietā, lai lūgtu kādam tūlītēju atbildi pa e-pastu vai tūlītējo ziņojumu, kad atbilde jums ir nepieciešama tikai vēlāk, nosūtiet viņam īsziņu un lūdziet atbildēt, kad būs laiks.

Šāda veida saziņa var būt noderīga, ja kolēģa darba laiks nesakrīt ar jūsējo, piemēram, strādājot attālināti dažādās laika zonās. Tas ļaus abām pusēm paveikt savu darbu, nepārtraukti nepārtraucot viena otru, kad nevienam nav vajadzīga tūlītēja reakcija.

Izmantojot asinhronās komunikācijas priekšrocības, jūs varat pasargāt sevi no nebeidzamu ziņojumapmaiņas paziņojumu saņemšanas katru dienu, vienlaikus saglabājot produktīvu komandas mijiedarbību. Jūs varat to turpināt līdz klusu sanāksmju izmantošana saistošākai sadarbībai.

5. Atzīstiet efektīvu sadarbību

Lai gan varat izmantot iepriekš minētās metodes, lai izvairītos no sadarbības pārslodzes, ir svarīgi atzīt efektīvu komandas darbu, lai iedrošinātu un motivētu darbiniekus turpināt produktīvu sadarbību.

To var viegli izdarīt, izmantojot tādus rīkus kā Labi kas ļauj vadītājiem atpazīt darbiniekus ikreiz, kad viņi kopā veic noteiktu uzdevumu. Labi integrējas ar Slack, nodrošinot biežu un savlaicīgu atpazīšanu.

Efektīva sadarbība ir sasniedzama

Daudzos gadījumos sadarbība var būt dzīvotspējīgs risinājums, taču pārmērīga paļaušanās uz to var būt problemātiska. Sadarbības pārslodze var būt īsts izaicinājums darba vietā.

Tomēr, izmantojot šos padomus, jūs varat novērst nevajadzīgus traucējumus, vienlaikus veicinot produktīvu mijiedarbību darba vietā. Atzīstot sadarbības pārslodzes pazīmes un veicot pasākumus, lai tās novērstu, jūs varat turpināt savu komandu harmoniski strādāt kopīgu mērķu sasniegšanai.

6 labākie bezmaksas tiešsaistes sadarbības rīki darbam no mājām

Tiešsaistes sadarbība ar klientiem un komandām var būt sarežģīta. Izmantojiet šos uzticamos bezmaksas rīkus, strādājot no mājām.

Lasiet Tālāk

Par autoru