Kas ir laika audits un kāpēc tas ir svarīgi?

Darba diena ir bijusi saspringta. Jūs sēdējāt pie sava galda, skatoties uz datoru. Ir slēgšanas laiks. Gatavojoties doties ceļā, jūs pārbaudāt paveiktā darba apjomu. Tas, ko redzat, neatbilst jūsu norādītajām stundām. Jūs brīnāties, kāpēc tas tā ir.

Iespējams, ka lielāko daļu sava laika esat pavadījis, mijiedarbojoties sociālajos medijos, tā vietā, lai veiktu iecerēto darbu.

Šis scenārijs izskaidro, cik daudz cilvēku pavada savu laiku darbā. Nosakiet sev citu ceļu, veicot laika auditu, lai labāk ieguldītu savu laiku.

Kāpēc jums ir jāveic laika pārbaude?

Laika audits ir sistemātisks process, ko izmanto, lai pārskatītu, kā jūs pavadāt savu laiku. Tas ļauj efektīvi pārvaldīt savu laiku, lai sasniegtu savus mērķus.

Tas, kā jūs ieguldāt savu laiku darbā, ietekmē jūsu produktivitāti. Visefektīvākie cilvēki ir tie, kuri lietderīgi izmanto savu laiku. Kāds ir labāks veids, kā uzzināt, kā pavadāt savu laiku, nekā veikt laika auditu?

Apskatīsim dažus iemeslus, kāpēc laika auditam vajadzētu pievērsties nopietnāk.

1. Efektīva laika pārvaldība

Efektīva laika pārvaldība palīdz jums uzlabot savu darba un privātās dzīves līdzsvaru. Tas ierobežo pārmērības, kas laupa jums laiku.

Jūs darbā pavadāt vairākas stundas. Bet dienas beigās jūs saprotat, ka nav tik daudz paveikts. Laika audits palīdz noskaidrot neproduktīvās darbības, kurām veltāt savu laiku.

2. Racionāla lēmumu pieņemšana

Laika audits ieliek stabilu pamatu, kas nepieciešams, lai pieņemtu pārdomātus lēmumus sava mērķa sasniegšanai. Jūs vairāk sliecaties pieņemt racionālus, nevis emocionālus lēmumus.

Uzņēmējdarbības mērķu sasniegšana ir ātrāka, ja tiem pievienojat laika grafiku. Izmantojot efektīvu laika auditu, jūs varat noteikt, cik daudz laika varat veltīt saviem mērķiem un strādāt, lai noteiktā laika posmā sasniegtu dažus atskaites punktus.

3. Laika apziņa un vērtība

Jūs, iespējams, ieguldāt savu laiku neproduktīvās darbībās, pat to neapzinoties. Jūs, iespējams, darbā pavadāt vairākas stundas pie datora. Bet jūs esat aizņemts ar Facebook lielāko daļu stundu, kad jums ir jāstrādā. Dienas beigās jūs zināt, ka pavadījāt stundas datorā, taču jums nav nekādu rezultātu.

Laika audits palīdz izprast ne tikai laika nozīmi, bet arī to, kā jūs to ieguldāt. Zinot neproduktīvos pasākumus, kas paņem jūsu laiku, jūs varat apzināti izmantot savu laiku.

4. Objektivitāte

Laika audita veikšana palīdz būt objektīvam, nevis subjektīvam. Jūs apkopojat faktus par to, kā un kur pavadāt savu laiku. Cilvēkam, kurš ir apņēmies uzlabot savu karjeru vai darbu, tas mudina būt proaktīvam ar savu laiku, nevis reaģēt.

Tā vietā, lai ļautu neplānotiem notikumiem apēst jūsu laiku, laika audits motivē jūs iepriekš izveidot savu aktivitāšu grafiku un to stingri ievērot.

Nedēļas darba plāns ir efektīva iniciatīva aktīvi izmantot savu laiku darbā. Tas sniedz jums informāciju par aktivitātēm, kuras veiksit nedēļas laikā pirms laika.

5. Atbildība

Pareiza laika audits ir atbildības policija. Tas ne tikai liek jums atbildēt par to, kā jūs pavadāt savu laiku, bet arī sniedz priekšstatu par to, kā jūs varētu izmantot savu laiku labāk. Un, ja jūs to neievērosit, sekas ir redzamas visos uzdevumos, mērķos un uzdevumos, kurus jūs vēl neesat sasniedzis.

Atbildība par laika izlietojumu noder, ja strādājat ar komandu. Laika audits parāda, kā katrs komandas loceklis pavada savu laiku.

Efektīva laika audita veikšana ir saistīta ar izsekošanu un dokumentēšanu, ko jūs pavadāt ikdienā. Dati, kas reģistrēti no veiksmīgas laika pārbaudes, palīdz izveidot nākotnes laika diagrammas un plānotos grafikus.

Ir pamata rīki, kurus varat izmantot, lai maksimāli izmantotu auditēšanas laiku. Šeit ir daži no tiem.

1. Dienasgrāmata

Dienasgrāmata ir viens no vecākajiem un vienkāršākajiem laika pārbaudes rīkiem, taču joprojām ir efektīvs. Dienasgrāmatas bija lieta ilgi pirms datora un interneta parādīšanās. Jums, iespējams, bija dienasgrāmata, kurā jūs pierakstījāt notikumus savā dzīvē, augot.

Pienotavas joprojām ir ļoti daudz. Bet tā vietā, lai izmantotu vecās drukātās dienasgrāmatas, varat izmantot elektroniskās dienasgrāmatas, lai izsekotu savām darbībām.

Jūsu dienasgrāmatā ietvertie dati palīdz jums uzzināt, kā jūs pavadāt savu laiku.

2. Laika audita darblapa

Laika audita darblapa ir elektronisks dokuments, kurā ir ierakstīti dati, novērtētie rezultāti un laika audita procesa periods. Izmantojot šo rīku, varat viegli noteikt un sniegt atsauces par to, kā pavadāt savu laiku.

Saistīts: Labākās laika uzskaites veidnes, lai izsekotu jūsu stundas

3. Laika izsekošanas programmatūra

Pateicoties tehnoloģiju attīstībai, varat izmantot vairākus rīkus izsekot savu laiku un palielināt savu produktivitāti.

Laika uzskaites rīki, piemēram, Pielietojums ir efektīvas laika pārbaudes, izsekojot darbībām, kuras veicat tiešsaistē, un parādot katras darbības ilgumu. Pamatojoties uz jūsu iestatījumiem, jūs saņemat paziņojumu, kad pavadāt pārāk daudz laika noteiktā vietnē vai lietotnē.

Saistīts: Labākā laika uzskaites programmatūra un lietotnes

6 soļi efektīvai laika pārbaudei

Ja veltāt savu laiku labākai izmantošanai, tas rada milzīgas izmaiņas jūsu darba sniegumā. Stunda, kas pavadīta produktīviem uzdevumiem, ir vērtīgāka nekā 10 stundas, kas pavadītas vieglprātīgām darbībām. Nav brīnums, ka darbinieki, kuri saprātīgi iegulda savu laiku, ir efektīvāki.

Vai esat gatavs veikt laika auditu? Tālāk ir norādītas dažas darbības, kas jums palīdzēs.

1. Uzstādiet mērķi

Kāpēc vēlaties veikt laika auditu? Lai cik vienkāršs varētu šķist jautājums, atbildēt uz to var būt grūti, it īpaši, ja neesat par to domājis.

Nosakiet savu mērķi jau no paša sākuma. To apzinoties, jūs varat koncentrēties uz lietām, kas jums ir svarīgas. Revīzijas beigās jūs zināt, kā īstenot savus konstatējumus.

2. Nosakiet termiņu

Pēc mērķa noteikšanas nosakiet arī termiņu tā sasniegšanai. Pretējā gadījumā tas var aizkavēties pārāk ilgi. Ņemiet vērā darbības, kuras veicat noteiktajā termiņā.

Lai arī cik vēlaties, lai lietas tiktu paveiktas nekavējoties, nesteidziniet tās. Ja jūsu rezultāti nebūs precīzi, audita būtība tiks izjaukta. Īkšķa noteikums ir kustēties mērenā tempā.

3. Plānojiet stratēģiski

Jums ir jābūt detalizētam plānam par to, kā plānojat sasniegt mērķus, kurus esat izvirzījis laika audita laikā. Šim plānam jābūt reālistiskam un salīdzināmam.

Stratēģiskā plānošana jūsu laika auditā ietver ikvienu savā komandā un nepieciešamo rīku un resursu nodrošināšanu auditam. Efektīvs plāns palīdz novērst laika un resursu izšķiešanu.

4. Savākt datus

Datu vākšana ir ļoti būtisks posms laika audita procesā. Tas tiek darīts, apkopojot ierakstus par to, kā esat pavadījis savu laiku līdz šim brīdim.

Lai veiksmīgi pārietu no punkta A uz punktu B, jums ir jāsaprot punkta A dinamika un pēc tam jāizmanto šī informācija kā ceļvedis, lai pārietu uz nākamo posmu.

5. Analizēt savāktos datus

Savākto datu analīze palīdz noteikt korelāciju starp to, kur esat bijis un kur atrodaties tagad. Ne visi savāktie dati ir nepieciešami jūsu auditam.

Jums ir jāfiltrē datu nepilnības, jo tās var mainīt jūsu audita precizitāti. Koncentrējieties uz svarīgiem datiem. Šādi dati ir jāanalizē un jāsadala kategorijās, lai tie atbilstu laika audita mērķim.

6. Uzstādiet mērķus

Mērķi tur jūs uz kājām un sniedz jums sasnieguma sajūtu. Darbs, lai sasniegtu savus laika audita mērķus uzreiz, var būt milzīgs, it īpaši, ja mērķi ir lieli.

Sadaliet savus mērķus mazos mērķos, kas jāsasniedz noteiktā laika posmā. Sasniedzot katru mērķi, slavējiet sevi par labi padarītu darbu. Jūsu pozitīvā enerģija no mērķa sasniegšanas motivē jūs sasniegt citus mērķus, tuvinot jūsu lielajiem mērķiem.

Novērtējiet katru sekundi

Jūs būsiet pārsteigts par to, cik daudz neproduktīvu lietu tērējat savu laiku. Laika audits izvirza šo informāciju priekšplānā, parādot darbības, kas tērē jūsu dārgo laiku.

Laiks vienmēr kustas. Ja jūs to pazaudējat, jūs to nevarat atgūt. Ja kāda darbība nedod pievienoto vērtību jūsu karjerai vai darba dzīvei, tā nav pelnījusi jūsu uzmanību.

Kā ievērot termiņus un laikus pabeigt uzdevumus: 8 padomi

Uzziniet, kā ievērot paša noteiktos termiņus un paveikt lietas pirms termiņa. Šeit ir daži noderīgi padomi!

Lasiet Tālāk

Par autoru