10 labākie veidi, kā Office administratori var pilnībā izmantot Google Workspace

Administratīvajam speciālistam ir jātiek galā ar lielu darba slodzi un prasīgiem grafikiem. Tomēr pareizās lietotnes var palīdzēt viņiem automatizēt uzdevumus un padarīt procesus nevainojamus.

Ja savā organizācijā izmantojat Google Workspace, varat izmantot tā rīkus, lai veiktu kopīgus pienākumus. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā administratori var izmantot Google Workspace.

1. Plānojiet un organizējiet komandas pasākumus

Pirms ceļojumu organizēšanas kolēģiem, iespējams, vēlēsities uzzināt viņu viesnīcu un lidojumu preferences. Izmantojiet Google veidlapas, lai pirms galīgā lēmuma pieņemšanas veiktu aptauju par lidojumu un viesnīcu izvēli.

Saistīts: Google veidlapas vs. Microsoft veidlapas: kuru jums vajadzētu izmantot?

Pārvaldot komandas braucienu notikumus, administratori pakalpojumā Gmail var izveidot grupas adresātu sarakstu, iekļaujot visus, kas piedalās šajā pasākumā. Tas pasargās viņus no atsevišķu e-pasta ziņojumu sūtīšanas katram dalībniekam. Nosūtiet grupai vienu e-pasta ziņojumu, un visi dalībnieki saņems svarīgus atjauninājumus.

Daudziem administratoriem ir jāstrādā par vadītāja palīgiem. Neatkarīgi no tā, vai šī cepure jāvalkā ierobežotu vai nenoteiktu laiku, jums tas jādara ar pilnīgu atdevi.

Izmantojot Google Workspace rīkus, piemēram, Gmail, Kontaktpersonas un Kalendārs, varat nemanāmi sazināties viņu vārdā. Viss, kas jums jādara, ir savā datorā piekļūt viņu Google Workspace kontam. Vai arī varat savienot viņu e-pasta kontu ar savu Gmail, izmantojot IMAP.

3. Kārtojiet korespondenci, izmantojot filtrēto iesūtni

Simtiem e-pasta ziņojumu saņemšana iesūtnē katru dienu var radīt stresu. Taču, sakārtojot iesūtni, varat sakārtot lietas. Ja jums ir Gmail kā daļa no Google Workspace, jums nav jāizmanto neviens cits e-pasta klients.

Gmail ļauj izveidot iezīmes dažādiem sūtītājiem, tāpēc ienākošie e-pasta ziņojumi tiek novirzīti uz atsevišķām mapēm. Varat arī iestatīt, lai Gmail automātiski atzīmētu ar zvaigznīti, pārsūtītu vai dzēstu jebkuru konkrētu e-pasta ziņojumu, lai jūsu iesūtnē nebūtu nevajadzīgu e-pasta ziņojumu.

4. Ērti pārvaldiet e-pastus, izmantojot veidnes un parakstu

Atkārtoti rakstīt vienu un to pašu e-pasta ziņojumu var būt garlaicīgi un aizkaitināmi. Pakalpojumā Gmail varat izveidot veidnes visbiežāk izmantotajām ziņām. Tas ļauj izveidot līdz 50 veidnēm katram kontam, lai jūs varētu ietaupīt vērtīgo laiku.

Varat arī izmantot šo veidnes funkciju, lai saglabātu vairākus parakstus. Rakstot e-pastu, izvēlieties atbilstošo veidni ar atbilstošu parakstu atbilstoši jūsu pārstāvim.

5. Tūlītēja saziņa, izmantojot Google tērzēšanu

Neatkarīgi no tā, vai jums ir jāsazinās ar savu priekšnieku, netraucējot viņu tālruņa zvaniem, vai vēlaties ātri sarunāties ar darbinieku, tūlītēja tērzēšana ir labākais risinājums. Izmantojot Google tērzēšanu, varat jautāt viņiem jebko, un viņi var jums nekavējoties atbildēt.

Lai gan cilvēki ne vienmēr var atbildēt uz tālruņa zvanu, viņi var pārbaudīt tērzēšanas laikā uzdotos jautājumus. Ja viņi ir aizņemti, viņi var sazināties ar jums sev ērtā laikā.

6. Izveidojiet uzdevumu sarakstu un saņemiet paziņojumus

Svarīgo uzdevumu uzdevumu saraksta izveidošana ir obligāta, ja nevēlaties tos aizmirst. Izmantojot Google Workspace, nav nepieciešams izmantot atsevišķu uzdevumu saraksta lietotni. Izmantojot Google Keep, varat izveidot to uzdevumu sarakstu, kurus viņi vēlas veikt. Viņi var izmantot šo tiešsaistes rīku sapulču laikā, lai veiktu piezīmes.

Saistīts: Kā kārtot savus uzdevumu sarakstus, izmantojot darbības vienumus

Vēlāk administratori var arī kopīgot Keep dokumentu ar citām attiecīgajām pusēm. Viņi var izmantot Google kalendāru un pievienot uzdevumus kā notikumus, lai saņemtu atgādinājumus par uzdevumiem. Turklāt šī lietotne ļauj pielāgot laiku atgādinājumiem par katru uzdevumu vai notikumu.

7. Saskaņot iekārtas pieprasījumus

Kā biroja administratoram bieži ir grūti izsekot visiem darbinieku iesniegtajiem telpu pieprasījumiem. Izmantojot Google veidlapas, varat apkopot visus pieprasījumus vienuviet. Izveidojiet veidlapu pakalpojumu pieprasījumiem, piemēram, apkopei un ēdināšanai.

Kopīgojiet to ar visiem darbiniekiem, un, kad kāds to aizpilda, jūs ātri saņemsit e-pasta paziņojumu un adresi. Varat nodrošināt piekļuvi veidlapu datiem citiem administratoriem, lai vairākas personas varētu izskatīt pieprasījumus sev ērtā laikā.

Administratori var pārvaldīt pieprasījumus un sekot līdzi pabeigtajiem un neapstiprinātajiem pieprasījumiem, izmantojot Google izklājlapas.

8. 24/7 piekļuve failam no jebkuras vietas

Kā biroja administratoram jūsu pienākums nedrīkst būt ierobežots ar noteiktu darba laiku. Jūsu organizācija var vēlēties, lai jūs nekavējoties piekļūtu noteiktam failam vai kopīgotu to, pat ārpus biroja laika. Tāpēc svarīgu biroja dokumentu glabāšanai nevar paļauties uz personālajiem datoriem.

Izmantojiet Google disku, lai saglabātu failus un dokumentus, lai jūs varētu tiem piekļūt jebkurā laikā un vietā. Tas arī ļauj jums koplietot dokumentus ar saviem kolēģiem.

Neatkarīgi no tā, vai kavējaties birojā vai jāsaskaņo ar administratoriem, kas strādā citā maiņā, kopīgā diska izmantošana komandas biedriem nodrošinās drošu un vieglu piekļuvi.

9. Tūlītēja failu koplietošana un sadarbība

Vai vēlaties nekavējoties kopīgot dokumentus? Izveidojiet dokumentu un izklājlapu pakalpojumā Google Workspace un uzreiz kopīgojiet tos ar tik daudziem cilvēkiem, cik vēlaties. Koplietošanas laikā varat piešķirt lomas, lai nodrošinātu faila drošību un integritāti.

Tādas lietotnes kā Google dokumenti un Google izklājlapas ļauj arī sazināties tieši no dokumenta. Ja vēlaties, lai vairāki administratori strādātu ar failu reāllaikā, nekas nevar būt labāks par Google Workspace lietotnēm Dokumenti, Izklājlapas un Prezentācijas.

Šīs lietotnes atbalsta sadarbību un parāda, kurš komandas dalībnieks ir veicis izmaiņas dokumentā.

10. Koordinējiet pieejamību sanāksmēm un apmācībām

Koordinēt darbinieku pieejamību apmācībām un sanāksmēm vairs nevajadzētu būt problēmām. Google Workspace rīks Kalendārs ļauj uzzināt, kad visi ir pieejami, un ieplānot sapulces.

Administratori pat var izveidot atsevišķus kalendārus komandām pasākumiem, sanāksmēm, apmācībām, atvaļinājumiem. Tādējādi darbinieki var arī pielāgot savus personīgos grafikus atbilstoši kalendārā norādītajiem notikumiem.

Google Workspace Office administratoriem

Biroja administratora pienākums ir koordinēt un pārraudzīt visu, kas notiek organizācijā. Lai gan darba slodze bieži var prasīt, bet pareizo lietotņu izmantošana administratoriem var atvieglot uzdevumus.

Uzņēmumiem, kas jau izmanto Google Workspace, nav nepieciešami papildu rīki, lai veiktu lielāko daļu administratīvo uzdevumu. Tagad, kad zināt, kā izmantot Google Workspace rīkus, varat pārvaldīt komandas, pat ja tās strādā no attālām vietām.

10 labākie padomi, kā efektīvi vadīt attālinātu komandu

Vai jums ir grūti vadīt komandu, kas strādā attālināti? Izmēģiniet šos labākos padomus organizētai attālinātai komandas pārvaldībai.

Lasiet Tālāk

Par autoru