Pārāk daudz izklājlapu? Iekārtojieties, izmantojot šos padomus

Izklājlapas ir lielisks rīks, kas palīdz sakārtot datus un izsekot dažāda veida informāciju darba vietā, īpaši izmantojot formulas un atskaites. Tomēr pārmērīga izklājlapu izmantošana var būt neefektīva un kaitēt jūsu produktivitātei.

Tie ir piemēroti dažām lietām, bet ne obligāti citām. Neatkarīgi no tā, vai no darba jums ir uzspiests daudz izklājlapu vai jums vienkārši patīk laba datu lapa, iespējams, ir pienācis laiks meklēt veidus, kā tās pārvaldīt.

1. Apstipriniet izklājlapas pārmērīgu izmantošanu

Jūs esat šeit, jo esat noguris no jūsu darba vietas uzstājības izmantot izklājlapas visam, vai arī jums patīk strādāt ar datiem, un jūs domājat, vai tas attiecas uz jums. Patiesībā ir ieteicams pārdomāt, kā izmantojat tādas programmatūras kā Microsoft Excel un Google izklājlapas, lai jūs varētu maksimāli izmantot savu darbu.

Ir noderīgi saskaitīt, cik izklājlapu izmantojat katru dienu vai nedēļu. Ja šis skaitlis pārsniedz sešus, varat to uztvert kā zīmi, ka, iespējams, strādājat neizdevīgā stāvoklī, un tas var radīt problēmas, piemēram:

• Grūtības ar laika plānošanu.
• Neefektivitāte ar procesiem.
• Slikta informācijas organizācija.
• Komunikācijas barjeras uzņēmuma mērogā.

Saistīts: Google izklājlapu formatēšanas padomi profesionāla izskata izklājlapu izveidei

Noskaidrojot, cik lielā mērā izklājlapas tiek izmantotas, lai informētu par jūsu darbu, var pavērties iespējas jauniem, produktīvākiem darba veidiem. Apskatīsim dažus veidus, kā pārvaldīt šo pārmērīgo izmantošanu un iegūt labākus rezultātus ilgtermiņā.

2. Racionalizējiet datus, apvienojot un pārveidojot izklājlapas

Bieži vien pārāk daudz izklājlapu iemesls ir tas, ka tās netiek izmantotas intuitīvi. Jūs zināt, ka tas notiek, ja vienam uzdevumam būs jāizmanto divas atsevišķas lapas; piemēram, jums ir viens ikgadējam atvaļinājumam un viens maiņas segumam.

Šajā konkrētajā gadījumā jūs varētu viegli apvienot tos vienā visaptverošā darblapā. To var izdarīt, sadalot tos dažādās cilnēs.

Varat arī iekļaut abas kā tabulas vienā lapā un veikt šīs darbības, lai automātiski atjauninātu maiņu atstarpju tabulu ar datiem no ikgadējā atvaļinājuma:

1. Otrajā tabulā, kurā ierakstītu nobīdes spraugas, ierakstiet formulu =IF (Atlasīt šūnu, "GAP", "PILNA")
2. Kur norādīts iepriekš minētajā formulā Atlasiet Šūna, ierakstiet šūnas numuru, kurā ir ikgadējā atvaļinājuma datumi, piemēram, B2.
3. Ievadot datumu atlasītajā šūnā, formulas ievadīšanas vietā tiks automātiski aizpildīts vārds “GAP”.
4. Ja datuma nav, formulas ievadīšanas vietā tiks automātiski aizpildīts vārds “FULL”.

Šo formulu var izmantot jebko, neatkarīgi no šūnas vērtības, un tā var būt noderīgs veids, kā pārvaldīt līdzīgas informācijas daļas starp tabulām.

Saistīts: Kā saistīt Excel datus ar PowerPoint prezentāciju

Lapu un datu vienību apvienošana vienā vietā samazina konkrētu uzdevumu veikšanai nepieciešamo failu skaitu un ļauj efektīvāk organizēt savu darbu. Pārbaudiet savu izklājlapu sarakstu, lai redzētu, vai kādu no tām var apvienot, lai darbs būtu skaidrs un viegli izpildāms.

Dažreiz izklājlapas nav iespējams sapludināt, jo dati nav tieši korelē. Tomēr, iespējams, jums joprojām būs nepieciešama piekļuve vairākām lapām sarežģītākiem procesiem, kas ietver vairāk nekā vienu uzdevumu.

Šādos gadījumos varētu būt vērts darblapai pievienot hipersaites, lai nodrošinātu ātru piekļuvi citai. Tas arī kalpo kā noderīgs atgādinājums par visu procesu. Piemēram, ja ievadāt datus par klientiem, varat iekļaut hipersaiti uz klientu atsauksmju lapu.

Saistīts: Excel diagrammu un grafiku veidi un kad tos izmantot

To var viegli izdarīt programmā Excel un Google izklājlapās, vienlaikus nospiežot CTRL+K uz tastatūras. Tas parādīs a Hipersaite logu, kur var Meklēt failam un Vārds teksts, kuru vēlaties parādīt šūnā.

Varat pat izveidot cilni, kurā ir iekļautas hipersaites uz visām pārējām jūsu izklājlapām ar informāciju par to, kad tās izmantot. Šī ir lieliska ideja, ja vēlaties nodrošināt, ka jūs un jūsu kolēģi atrodaties vienā lapā un strādājat ar vieniem un tiem pašiem failiem, nevis novecojušiem.

4. Apsveriet alternatīvu programmatūru

Izklājlapas var paveikt tikai tik daudz, un, ja jūs ciešat no pārmērīgas izmantošanas, tas var būt tikai tāpēc, ka jums ir nepieciešama īpaša programmatūra, lai apstrādātu darba slodzi. Piemēram, vai jums tiešām ir nepieciešama ikgadējā atvaļinājuma izklājlapa, ja tā tiek izsekota HR sistēmā?

Bieži vien, uzņēmumam paplašinoties, tas pārspēj izklājlapas un sāk pieprasīt programmatūru, lai pārvaldītu informācijas masas. Asana ir fantastiska lietojumprogramma projektu vadībai, un to ir daudz projektu vadības programmatūras alternatīvas kas var apstrādāt manuālās darbplūsmas jūsu vietā.

Tā vietā, lai censtos sekot līdzi uzņēmuma arvien augošajām prasībām, meklējiet citus veidus, kā uzglabāt un pārvaldīt informāciju. Tas ietaupīs jūsu un jūsu kolēģu laiku un automatizēs daudzus uzdevumus, kuriem parasti būtu nepieciešama papildu uzraudzība.

Saistīts: Asana vs. Jira: Kura ir labāka veiklā metodoloģijā?

5. Pārskatiet savus procesus un noņemiet dublēšanos

Izklājlapu pārmērīga izmantošana var notikt mēģinājumu sakārtot, taču dažkārt tas var būt pārāk tālu. Šādos scenārijos jūs faktiski varat mikropārvaldīt sevi vai savus kolēģus, lai gan patiesībā tas aizņem laiku no svarīgiem uzdevumiem.

Informācijas izsekošana darbā ir būtiska vienmērīgai darbībai, taču dažkārt jūs varat mēģināt izsekot pārāk daudz nevajadzīgu lietu. Pārdomājiet savus pašreizējos procesus un apsveriet, vai jums tiešām tiem ir nepieciešama izklājlapa.

Tāpat, izmantojot izklājlapu, lai ierakstītu datus, kas jau ir glabāti citur, tiek radīta nevajadzīga darba dublēšanās un tā ir ļoti neefektīva. Novietojiet šīs atbilstošās izklājlapas un strādājiet no avota.

Izklājlapas var būt pret jums

Izmantojot iepriekš minētos padomus, jums būs daudz veidu, kā dzēst izklājlapu mapi un sākt strādāt efektīvāk. Sekojiet saviem instinktiem par to, kuri darbi ir pelnījuši īpašus datus un kurus var pārvaldīt citādi.

Ja joprojām neesat pārliecināts, tuvāko nedēļu laikā pievērsiet īpašu uzmanību tam, kā strādājat. Jūs varētu pamanīt, kur lietas varētu racionalizēt, un jūs varat izveidot laika ziņā efektīvāku un sakārtotāku digitālo telpu.

8 labākie veidi, kā izmantot Google Workspace lietotnes projektu pārvaldībai

Google Workspace lietotnes var apmierināt lielāko daļu jūsu projektu pārvaldības vajadzību. Šeit ir daži no labākajiem veidiem, kā tos izmantot.

Lasiet Tālāk

Par autoru