5 efektīvi padomi rakstiskās saziņas uzlabošanai

Vai jūs lasāt dažus ziņojumus no saviem kolēģiem, kas jūs berzē nepareizi? Ziņojumi var nebūt aizvainojoši, taču tonis ir vienkārši izslēgts. Jūs jūtaties aizvainots, un tas atspoguļojas jūsu attiecībās ar viņiem. Viņi droši vien nedomāja par ļaunu, bet izmantoja nepareizu vārdu izvēli.

Rakstiskā saziņa var virzīties uz dienvidiem daudzos veidos. Lai jūsu nodomi netiktu pārprasti, jums ir apzināti jāuzlabo saziņas veids rakstiski.

Kas ir rakstiskā komunikācija?

Rakstiskā komunikācija ir īsziņu un instrukciju sūtīšanas process, izmantojot vēstules, atskaites, rokasgrāmatas utt.

Rakstiskajai saziņai, ko izmanto informācijas nodošanai darba vietā, bieži izmanto formālu pieeju. Tas ir ietverts oficiālos dokumentos, kas kalpo kā pierādījums un atskaites punkts.

Par jaunumiem komanda tiek informēta rakstiski. Ja komandas locekļi izrāda nepaklausīgu uzvedību, viņiem tiek nosūtīts vaicājums, izmantojot rakstisku saziņu, un viņi atbild tādā pašā veidā.

Atšķirībā no verbālās komunikācijas, ko var aizmirst, ja tā netiek ierakstīta, rakstiska saziņa ilgst ilgu laiku, it īpaši, ja tā netiek bojāta.

Rakstiskās komunikācijas izaicinājumi

Tāpat kā ar citiem saziņas veidiem, rakstiskās saziņas mērķis tiek zaudēts, ja adresāti nesaprot ziņojuma saturu.

Rakstiskai saziņai ir vairākas aizķeršanās, kas var mainīt ziņojuma nozīmi vai sūtītāja nodomu. Apskatīsim dažus no tiem.

1. Skaidrības trūkums

Komunikācija zaudē savu būtību, ja tā ir sarežģīta. Vārdu izvēle, ko sūtītājs izmanto rakstveida saziņā, saņēmēju var mulsināt. Un tā kā sūtītājs nav pieejams, lai noskaidrotu lietas, neskaidrības paliek.

Ja darbinieki jūtas spiesti rīkoties, saņemot sarežģītus rakstiskus ziņojumus, viņi var pieļaut kļūdas ziņojumu izpratnes trūkuma dēļ.

Darbā pieļautās kļūdas skaidrības problēmu rezultātā ir neveiksme organizācijai, jo tiek tērēts laiks un resursi.

2. Laika ierobežojums

Visefektīvākā darbplūsma ir tāda, kas pastāvīgi mainās. Komandas locekļiem nekavējoties jāsaņem visa nepieciešamā informācija un jāpiemēro tā savā darbā. Bet tas ne vienmēr notiek ar rakstisku saziņu.

Rakstiskā saziņā sūtītājs nosūta ziņojumu saņēmējam. Tā vietā, lai saņemtu tūlītēju atbildi, viņiem ir jāgaida, līdz saņēmējs saņem ziņojumu un pēc tam atbild. Steidzamos gadījumos starpbrīžos pavadītais laiks var būt dārgs. Iespējams, kaitējums jau nodarīts pirms informācijas apkopošanas.

3. Elastības trūkums

Ziņojumā, ko nosūtījāt kolēģim darbā, var būt ietverta neprecīza informācija. Iespējams, vēlēsities atjaunināt ziņojumu, lai iegūtu lielāku skaidrību. Bet, kad esat to jau nosūtījis, jūs to nevarat izdarīt.

Jums ir jāuzraksta vēl viena ziņa, kas risina dezinformāciju vai iekļauj atjauninājumus, kurus vēlaties nodot. Darīt visu, kas rada stresu, it īpaši, ja jūsu rokās ir darba kaudze.

4. Kavēšanās lēmumu pieņemšanā

Lēmumu pieņemšana darba vietā prasa zināmu ātrumu. Ikvienam lēmumu pieņemšanas procesā iesaistītajam ir jābūt informētam par jaunākajiem notikumiem un savlaicīgi jāsniedz savs ieguldījums.

Ja lēmumu pieņemšanas process tiek saskaņots ar rakstisku saziņu, laiks, kas pavadīts ziņas saņemšanai, lasīšanai un atbildēšanai uz to, aizkavē lēmuma pieņemšanas procesu. Jūs varat uzlabot savu grupu lēmumu pieņemšanas process ar pareizajiem instrumentiem.

5 veidi, kā uzlabot savu rakstisko saziņu

Ja vēlaties gūt panākumus savā darbā vai karjerā, jums jāpievērš lielāka uzmanība rakstiskajai komunikācijai. Un tas ir tāpēc, ka jūs gandrīz katru dienu sazināties ar cilvēkiem rakstiski.

Nodrošinot, ka viņi saprot ziņojumus, ko jūs viņiem nododat, jūs varat saņemt vēlamo atbildi. Ņemot to vērā, apspriedīsim dažus veidus, kā labāk sazināties rakstiski.

1. Nosakiet mērķi

Ko jūs mēģināt panākt ar ziņojumu? Ir svarīgi, lai jūs to identificētu sākumā, lai jūs varētu formulēt savas domas šajā virzienā. Jūs varat piesaistīt cilvēkus atveriet un lasiet savus e-pastus viegli ar efektīvu rakstīšanu.

Rakstīts vēstījums bez skaidra mērķa ir kā skrējiena komentārs. Jums būs pilna satura lapa, nepasakot neko konkrētu. Jūsu ziņojuma saturs var maldināt saņēmēju, ja nezināt savu mērķi.

2. Iekāpiet saņēmēja apavos

Rakstiskajai saziņai nav atzīmes, ja adresātam nav nepieciešamās pamatinformācijas vai konteksta, lai saprastu lasīto ziņojumu. Ja kādam rakstīsit un pieminēsit lietas, par kurām viņš nav aizmirsis, viņš pazudīs.

Veidojot ziņojumu, ieliecieties lasītāja vietā. Cik daudz viņi zina par šo tēmu? Vai viņiem ir nepieciešama pamatinformācija vai konteksts?

Izpratne par lasītāja prāta stāvokli saistībā ar tēmu arī palīdz jums izvēlēties pareizos vārdus un toni, lai nodotu vēstījumu.

3. Pierakstiet idejas

Kad esat pieņēmis piezīmi, lai uzrakstītu ziņojumu, sāciet tai sagatavoties, pierakstot idejas, kas jums ienāk prātā.

Tā kā jūs nevarat viegli izgūt ziņojumu no saņēmēja, lai veiktu labojumus vai atjauninājumus, iepriekš pierakstiet visus savus punktus, lai varētu tos iekļaut savā ziņojumā.

Šim nolūkam jums nav jānēsā līdzi piezīmju grāmatiņa. Piezīmju veikšanas lietotne, piemēram Vienkārša piezīme atvieglo ideju pierakstīšanu mobilajās ierīcēs, atrodoties ceļā. Jūs varat piekļūt savām piezīmēm attālināti, kad vien tās ir nepieciešamas.

4. Esiet skaidrs un vienkāršs

Visefektīvākā rakstiskā saziņa ir skaidra un vienkārša. Tagad nav īstais laiks pārsteigt lasītāju ar lieliem vārdiem un gramatiskām izteicieniem.

Pastāv tendence, ka jūs vēlaties kļūt gudrs, lietojot izdomātus vārdus, taču tas ir neproduktīvi rakstiskā saziņā. Atcerieties, ka jūs fiziski nebūsiet klāt, kad lasītājs lasīs ziņojumu. Tātad jūs nevarat precizēt lietas, ja tās mulsina lasītāju.

Ja strādājat pie projekta, varat uzrakstiet slepkavas projekta mērķa paziņojumu ar efektīvu rakstisku saziņu.

5. Rediģēt rūpīgi

Ziņojumu lasīšana ar gramatiskām un drukas kļūdām ir izslēgšana. Izglābiet adresātu no problēmām, rūpīgi rediģējot ziņojumus pirms to nosūtīšanas.

Pretojas vēlmei steigā sūtīt rakstiskas ziņas. Neatkarīgi no tā, cik steidzami tas ir, atvēliet laiku tā rediģēšanai. Ziņojumos var būt nevajadzīgi vārdi, izteicieni un kļūdas. Pārskatot tos vēl vienu reizi, jūs tos pamanīsit, taču tas nenotiks, ja neatliksit tam laiku. Lietotnes, piemēram Gramatiski ir lieliski piemēroti jūsu rakstīšanas rediģēšanai un precizēšanai.

Ja jums ir kļūdainu ziņojumu sūtīšanas reputācija, cilvēki nelabprāt lasīs jūsu ziņojumus. Viņi ļaus jūsu ziņojumiem aizkavēties, līdz tiem būs garīgi spēki, lai izturētu stresu, ko tajos rada jūsu satura lasīšana.

Efektīva ziņojumu pārsūtīšana

Verbālā mijiedarbība darbā var būt trokšņaina. Rakstiska komunikācija palīdz radīt zināmu klusumu. Komandas biedri var sazināties jebkurā situācijā, nepievēršot sev uzmanību.

Kad jūsu rakstiskā saziņa ir skaidra ar pareizo toni, jūs varat likt cilvēkiem darīt to, ko vēlaties, neveicot lietas skaidrību. Jūs arī veidojat sev reputāciju kā efektīvai saziņai.

Kā ātri uzrakstīt efektīvu e-pastu (4 AI rīki, kurus varat izmantot)

Vai jums ir grūti rakstīt e-pastus, lai paveiktu lietas? Šeit ir daži padomi, kā ātrāk rakstīt labākus e-pasta ziņojumus, kā arī daži lietojami rīki.

Lasiet Tālāk

Par autoru