Kā vadīt veiksmīgu projekta sākuma sanāksmi

Projekta sākuma sanāksmes ir lieliska iespēja piesaistīt visus komandas locekļus vienai pusei un strādāt pie kopīga mērķa. Tāpēc tiem jābūt labi sagatavotiem un apzinātiem, jo ​​tie palīdzēs jums maksimāli izmantot sarunas ar klientu.

Šajā rakstā mēs dalīsimies ar dažiem padomiem un rīkiem, kas palīdzēs jums veiksmīgi uzsākt tikšanos ar savu komandu.

Kas ir projekta sākuma sanāksme?

Projekta sākuma sanāksme ir vieta, kur projekta vadītājs tiekas ar komandu un dažreiz arī ar klientu, lai iepazīstinātu ar projekta mērķiem, izskaidrotu, kā tie tiks sasniegti, un pārskatītu katra lomas. Parasti tas tiek rīkots jauna projekta pašā sākumā, lai gan, ja rodas jauni šķēršļi vai rodas jautājumi, var būt lietderīgi to izveidot vēlāk.

Šāda veida tikšanās palīdz jums sākt savu jauno projektu uz stabiliem pamatiem, skaidri paziņojot, kas ir sagaidāms, kā tiks novērtēts progress un kādas nepilnības varētu būt priekšā. Kopumā tas nosaka virzību raitai projekta sadarbībai ar visām ieinteresētajām pusēm.

Projekta sākuma sanāksmes priekšrocības

Kā minēts iepriekš, projekta sākuma sanāksmes ir iespēja ikvienu iepazīstināt ar jūsu projekta vīziju un savām lomām tajā. Tālāk ir norādītas dažas citas ievērojamas priekšrocības, ko sniedz veiksmīga sākuma sanāksme.

• Projekti darbojas efektīvāk, ja visi komandas locekļi saprot savus pienākumus.
• Sākuma sanāksmes parāda, cik tālu jūsu komanda ir izpratnē, ko projekts ietvers. Tas var palīdzēt noteikt visas iespējamās problēmas, kas var rasties ceļā.
• Sākuma sanāksmes palīdz veidot attiecības starp jums un jūsu klientu, procesa sākumā nodrošinot visiem vienlīdzīgus nosacījumus.
• Ja viss tiek plānots agri, tiek samazināta izmaiņu iespējamība, kas vēlāk projekta laikā var izraisīt aizkavēšanos.
• Jūsu klientam būs iespēja sniegt vērtīgas atsauksmes un idejas, pirms iedziļināties projekta dzīves ciklā.
• Veiksmīga projekta sākuma sanāksme palielina iespēju, ka tiks saglabāts budžets un grafiks.

5 padomi veiksmīgas projekta sākuma sanāksmes vadīšanai

Tālāk ir norādītas dažas būtiskas darbības, kas jāveic, gatavojoties projekta sākuma sanāksmei.

1. Izveidojiet savu darba kārtību

Jūsu darba kārtība sniedz sapulcei skaidru virzienu, kas jāievēro, un tāpēc ir ļoti svarīgi to izveidot un izplatīt pirms sanāksmes sākuma. Iepriekšēja darba kārtības plānošana palīdzēs jums koncentrēties un veikt uzdevumu.

Varat izmantot piezīmju veikšanas lietotni, piemēram Evernote lai izveidotu sapulces plānu, kuram var piekļūt visi dalībnieki. Varat sākt no nulles vai ietaupīt laiku, izmantojot kādu no tiem sapulču veidnes.

Pievienojiet visu atbilstošo informāciju par projektu, kad esat risinājuši pamatus, tostarp sanāksmes ilgumu un vadītāju (projekta vadītāju). Lai gan tie būs atkarīgi no konkrētā projekta, pie kura strādājat, šeit ir dažas vispārīgas idejas, kas jāņem vērā:

• Sveicieni un ievads
• Skaidrs paskaidrojums par to, ko plānojat sasniegt sākuma sanāksmes laikā
• Projekta mērķis
• Projekta apjoms
• Ierobežojumi, kas saistīti ar laiku un budžetu
• Pašreizējie zināmie riski
• Piegādājamo produktu saraksts
• Atklāta diskusija un jautājumi.

2. Uzaiciniet īstos cilvēkus

Šajā posmā jūs vēlaties koncentrēties uz visu galveno ieinteresēto personu uzaicināšanu. Tomēr, vēloties panākt, lai bumba ritinātu, jums varētu rasties kārdinājums uzaicināt visus, kuriem ir kaut kas kaut attāli saistīts ar projektu. Tas var ietekmēt jūsu sapulci, jo liela pūļa vadīšana būs grūtāka. Ir jāiekļauj tikai tādi komandas locekļi, kuriem ir kāda loma projektā (un kuri var sniegt vērtīgu ieguldījumu).

Varat uzaicināt sapulces dalībniekus pa e-pastu vai vēl labāk, izmantojot iekšējās komunikācijas rīks patīk Atslābums. Varat izmantot šo rīku, lai izveidotu kanālu (grupu), ko izmantosit, lai kopīgotu sapulces darba kārtību un citus atbilstošus dokumentus, lai ikviens varētu tos apskatīt pirms sapulces.

3. Padariet sapulci interaktīvu

Saglabājiet savu sākuma sapulci interaktīvu, nodrošinot atvērtu platformu ideju vai ieteikumu izteikšanai. Mērķis ir nodrošināt, lai visi aktīvi piedalītos tikšanās laikā. Šeit ir dažas idejas, ko jūs varētu darīt:

• Grupu prāta vētras: tas darbojas vislabāk, ja vairākiem komandas locekļiem ir līdzīga kompetence. Autors ideju vētra kopā, jūs varat ātri papildināt viens otra zināšanas un izstrādāt radošus risinājumus, kas paver ceļu uz panākumiem.
• Pamīšus vadīt sapulci: Lai gan ir ideāli, ja projekta vadītājs vada sākuma sanāksmi, jūs varētu mainīt priekšsēdētājus, lai nezaudētu cilvēku uzmanību. Tas ļauj ikvienam vadīt konkrētus sanāksmes darba kārtības aspektus vai sniegt prezentācijas, kas var arī palīdzēt komandai justies vairāk iesaistītai projektā.
• Lūdziet atsauksmes: Ikreiz, kad prezentējat kaut ko jaunu, jautājiet dalībniekiem, vai viņiem ir kādi jautājumi par to, lai visi varētu izteikt savu viedokli sapulcē. Varat arī izmantot šo iespēju, lai atklātu citas domas vai bažas, kas viņiem varētu rasties ka nenoteiktība neveidojas laika gaitā — galvenais neapmierinātības cēlonis starp cilvēkiem, kas iesaistīti a projektu.

Šīs interaktīvās metodes nodrošinās, ka visas jūsu ieinteresētās personas aktīvi iesaistīsies sākuma sanāksmē.

4. Noskaidrojiet lomas un pienākumus

Pieņemot, ka visi saprot visu projektu un to, kā viņi tajā iekļaujas, nākamais solis būtu definēt viņu lomas un pienākumus. Izmantojiet šo iespēju, lai atkārtotu iepriekšējās diskusijas par to, ko visi viens no otra sagaida. Varat izmantot tiešsaistes rīku, piemēram, Asana izveidot kontrolsarakstus, lai ikviens varētu redzēt, par kādiem uzdevumiem viņš ir atbildīgs.

Varat sākt, piešķirot darbības vienumus, kas jāpabeidz noteiktā termiņā, un pēc tam sadalīt tos starp komandas locekļiem. Sakārtojiet šīs aktivitātes prioritārā secībā, vispirms norādot svarīgākos uzdevumus. Tādā veidā jūs varat nodrošināt termiņu ievērošanu, pārāk nesasprindzinot cilvēkus.

5. Pievienojiet sapulces kopsavilkumu savam iekšējam Wiki

Kad sapulce ir pabeigta, pārveidojiet savas piezīmes labi sakārtotā dokumentā, lai turpmāk būtu vieglāk atsaukties. Jūs varat izmantot savu iekšējais wiki kā tiešsaistes krātuve, kurai var viegli piekļūt ikviens projekta dalībnieks.

Tādā veidā jūs vienmēr varat atsaukties uz sapulces piezīmēm ikreiz, kad rodas jautājumi par kaut ko, kas tika apskatīts sākuma sesijas laikā. Varat arī izmantot savu wiki, lai pievienotu atjauninājumus projekta dzīves cikla gaitā.

Iestatiet pareizo toni visam projektam ar sākuma sapulci

Sākuma sanāksme ir svarīgs solis jebkurā projektā, jo tā nosaka toni visam projekta dzīves ciklam un virza visus iesaistītos tajā pašā virzienā.

Varat izmantot iepriekš sniegtos padomus un rīkus, lai visas ieinteresētās personas nonāktu vienā lapā un sagatavotu ceļu produktīvai darbplūsmai.

6 vienkārši veidi, kā padarīt sanāksmes produktīvākas

Ja vēlaties uzzināt, kā vadīt veiksmīgu komandas sapulci, skatiet šos 6 būtiskos padomus, kas jums jāievēro.

Lasiet Tālāk

Par autoru