Kā profesionālim veikt piezīmes tālummaiņas sapulču laikā

Neatkarīgi no tā, vai tā ir komandas sapulce vai klienta zvans, Zoom sapulces ir kļuvušas par būtisku katra attālinātā darbinieka dzīves sastāvdaļu. Tomēr lielākā daļa cilvēku aizmirst diskusiju pēc sanāksmes beigām. Neatceroties sapulces svarīgākos notikumus, jūs varat padarīt jūs neefektīvu, kas var izraisīt neproduktivitāti. Tātad, kā sekot līdzi visām tiešsaistes sanāksmēm?

Ievadiet sapulces piezīmes. Lai gan šī nav jauna koncepcija, daudziem cilvēkiem nav piemērotas piezīmju veikšanas sistēmas, kas palīdzētu viņiem sekot līdzi zvaniem. Bet kā jūs veicat piezīmes Zoom sapulču laikā? Noskaidrosim.

Sanāksmes piezīmes vs. Minūtes: kāda ir atšķirība?

Lielāko daļu laika cilvēki sapulču piezīmes un sapulču protokolus izmanto aizvietojami. Tomēr tās nav vienas un tās pašas lietas, un to atšķirību izpratne var palīdzēt palielināt jūsu efektivitāti.

Piezīmes un protokoli ir darbības, kurās tiek ierakstīti būtiski sapulcē apspriestie punkti, taču tie ir vērsti uz dažādām lietām. Sanāksmes piezīmes ir saīsināta informācija par sanāksmē pieminētajām idejām, plāniem, mērķiem, darbībām, termiņiem. Varat mainīt saturu atkarībā no sava mērķa un nodoma.

No otras puses, sapulces protokoli ir formāla informācija, kas var kalpot kā sanāksmes juridiska dokumentācija, ko var apskatīt auditori un tiesas. Būtībā protokoli fiksē informāciju, piemēram, sapulces dalībniekus un prombūtnes, apspriestās tēmas, sapulces sākuma un beigu laiku, pieņemtos lēmumus un daudz ko citu. Atšķirībā no piezīmēm, kuras var mainīt, tiek ievērota noteikta struktūra.

Saistīts:Labākās sapulču protokolu veidnes profesionāļiem

Kā veikt piezīmes tālummaiņas sanāksmē

Papildus personīgai lietošanai sapulču piezīmes var kalpot arī kā resurss, ko izmantot jūsu kolēģi, īpaši, ja vēlaties dalīties ar savējo. Tā kā viņiem ir visa svarīgākā informācija, kas tiek apspriesta sanāksmē, tas var palīdzēt palielināt jūsu komandas produktivitāti.

Tomēr jūsu sapulces piezīmēm ir jābūt struktūrai. Citādi neviens viņus nesapratīs. Lūk, kā jūs varat veikt sapulču piezīmes kā profesionālis.

1. Iepazīstieties ar piezīmju veikšanas pamatiem

Veicot piezīmes, ir vairākas tēmas, kuras jums vajadzētu aptvert. Tālāk ir norādītas lietas, kas jums jāiekļauj:

IEPRIEKŠ SAIKŠANĀS: Pirms sapulces sākuma pierakstiet informāciju, kas jums jau ir pieejama, lai jūs netērētu laiku. Šeit ir tie:

• Datums un laiks: Tas palīdzēs labi sakārtot un sakārtot piezīmes.
• Dalībnieki un sanāksmes veids: Vai tas ir klienta zvans vai komandas tikšanās? Kas to apmeklēja?
• Dienas kārtība: Kopsavilkums par sanāksmes būtību.
• Idejas: Vai jums ir kaut kas, ar ko vēlaties dalīties tikšanās laikā? Pierakstiet tos, lai neaizmirstu.

TIKŠANĀS LAIKĀ: Kad sapulce ir sākusies, varat koncentrēties uz piezīmju veikšanu sapulces laikā pieminētajām svarīgām lietām, piemēram:

• Darbības vienumi: Ja tikšanās laikā tiek apspriesti kādi plāni, pierakstiet tos. Sniedziet minēto informāciju, piemēram, iesaistītās personas, uzdevumus un pienākumus, laika grafiku un izpildes datumu.
• Fakti: Visi svarīgi tikšanās laikā paziņotie fakti.
• Jautājums un atbilde: Ierakstiet sapulcē uzdotos jautājumus un atbildes uz tiem, lai vajadzības gadījumā varētu uz tiem atsaukties.

Saistīts: Padomi, kā veikt labākas piezīmes, izmantojot Microsoft OneNote

2. Neierakstiet visu, ko dzirdat

Piezīmju veikšana nenozīmē visu, kas tika minēts šajā laikā Tālummaiņas sanāksme. Visas sanāksmes pierakstīšana ir vecās skolas pieeja; profesionāļi tā vairs nedara. Ja izmēģināsit veco metodi, visticamāk, tas neizdosies. Tas ir tāpēc, ka viss process ir laikietilpīgs un pārkāpj galveno piezīmju veikšanas mērķi. Tas arī mulsinās jūs vai to, kas to lasīs, jo tajā būs lieka informācija, kas ir nevajadzīga.

Tā vietā ierakstiet tikai atslēgvārdus un darbības vienumus. Būtībā jūs satverat atslēgvārdus un izveidojat kopsavilkumu par punktu un visu, kas ar to jādara. Varat apskatīt piezīmju veikšanas pamatus, lai piezīmes būtu kodolīgas un viegli saprotamas.

3. Izveidojiet veidni

Lai viss piezīmju veikšanas process būtu ātrāks, jums ir jāizveido veidne. Tas ietaupa laiku, pārdomājot, kura detaļa kur nonāk. Tajā pašā laikā jums nav jātērē vairāk laika tās rediģēšanai pēc sapulces, jo tā jau ir formatēta.

Varat izveidot savām vajadzībām atbilstošu veidni vai arī izmantot dažādas piezīmju veikšanas stratēģijas. Piemēram, varat izmēģināt kvadrantu metodi un sadalīt piezīmes četrās sadaļās: jautājumi, uzdevumi, piešķirtie un piezīmes. Ja esat vizuāls cilvēks, domu karte var būt ideāla veidne.

Papildus stratēģijām varat arī izmantot piezīmju veikšanas lietotnes lai jums būtu vieglāk visu organizēt. Dažām lietotnēm jau ir gatava veidne lietošanai, tāpēc jums nav jādomā par tās izveidi vai atrašanu.

Saistīts: Tīras un vienkāršas piezīmju veikšanas lietotnes, kas darbojas bezsaistē

4. Definējiet savu mērķi

Ja vēlaties gūt panākumus, rakstot Zoom sapulces piezīmes, vissvarīgākā lieta, kas jums jāņem vērā, ir jūsu mērķis. Pajautājiet sev: kāpēc jūs rakstāt piezīmes? Vai vēlaties to izmantot, lai strādātu efektīvi un veicinātu savu karjeru? Vai jūs rakstāt piezīmes sava darba ietvaros? Vai vēlaties ar tiem dalīties? Vai jūs to darāt, lai būtu organizētāks? Ko tu gribi no tā iegūt?

Piezīmju veikšanas mērķa noteikšana ļauj jums būt motivētākam to darīt labāk. Ja zināt, ko vēlaties sasniegt, sapulces piezīmju rakstīšana kļūst par pastaigu pa parku, jo jums būs skaidrāka izpratne par vēlamo rezultātu. Atcerieties, ka jūsu sapulces piezīmēm vajadzētu palīdzēt jums kļūt labākiem jūsu karjerā. Tas nav tikai kaut kas, ko jūs darāt; tas var ievērojami palīdzēt jums progresēt un kļūt daudz efektīvākam darbā.

Vai ir praktiski vienmēr veikt piezīmes tālummaiņas sapulču laikā?

Sapulču laikā jums ne vienmēr ir jāveic piezīmes. Tomēr jums jāiemācās novērtēt katra zvana nozīmīgumu. Piemēram, ja tas ir tikai saskaņošanas zvans un nav pieminēta neviena svarīga informācija, varat izlaist piezīmes un koncentrēties uz pašu zvanu.

Tomēr piezīmju veikšana ir būtiska prasme, kas jums jāapgūst, lai veicinātu savu karjeru. Papildus efektivitātes uzlabošanai tas var nodrošināt labāku saglabāšanu, kas var uzlabot jūsu ilgtermiņa atmiņu. Tas arī palielina atbildību un uzlabo jūsu komandas biedru sniegumu, ļaujot viņiem labāk apzināties, kas viņiem ir jādara. Visbeidzot, tas dod virzienu, lai jūs zinātu, kur koncentrēt savu uzmanību.

Digitālais vs. Papīra piezīmes: kuras jums vajadzētu izmantot?

Jūsu piezīmju veikšanas ieradumi var būt jūsu produktivitātes pamatā. Vai jums patīk iet vecajā skolā ar papīra piezīmēm vai dodat priekšroku digitālajām pierakstu lietotnēm?

Lasiet Tālāk

Par autoru