5 Projektu pārvaldības programmatūras izmantošanas laika taupīšanas priekšrocības

Komandas darbs padara sapni par labu, izņemot gadījumus, kad runa ir par komunikācijas traucējumiem. Apspriežot jaunu projektu, pārmērīga komunikācija, nepietiekama komunikācija un pārpratumi var aizņemt daudz laika.

Jūs, iespējams, kādu laiku esat pavadījis, meklējot informācijas fragmentus vai failus, kas atrodas mūsu iesūtnēs, tūlītējos ziņojumos vai piezīmju lapiņās no sanāksmēm un tālruņa zvaniem.

Ja varat sazināties, varat izmantot projektu pārvaldības programmatūru. Šajā rakstā mēs iepazīstināsim jūs ar šāda veida programmatūras piedāvāto laika taupīšanas priekšrocību sarakstu ar piemēriem no ClickUp, Notion un Asana. Pat tad, ja strādājat vienatnē, varat atrast dažas līdzņemamas iespējas.

1. Vairs nav jāsūta un jāmeklē pa e-pastu

Pateicoties projektu pārvaldības programmatūrai, varat atteikties no uzdevumu e-pasta ziņojumu sūtīšanas.

Tā vietā varat izmantot sleju saņēmējs savā Noklikšķiniet uz augšu projektu dēļi. Tas ļauj piešķirt projekta īpašumtiesības kādam citam.

Kad esat pievienojis projekta aprakstu, izpildes datumu un jebkuru citu informāciju, ko vēlaties iekļaut, vienkārši pievienojiet savu kolēģi šai kolonnai, un viņš saņems paziņojumu vai redzēs to savā uzdevumā sarakstu.

Ja vēlaties, lai projekta īpašumtiesības būtu vairāk nekā viena persona, varat iespējot vairāku pilnvaroto sleju, izmantojot ClickUp ClickApps.

Veidojot darbvietu, varat to iespējot. Tomēr, ja jums tas ir jāpievieno vēlāk, dodieties uz sava profila iemiesojumu apakšējā kreisajā stūrī un noklikšķiniet uz tā, lai atrastu Noklikšķiniet uz Lietotnes izvēlnē.

No turienes ritiniet opcijas, lai atrastu Vairāki pilnvarotie, ieslēdziet to un atzīmējiet to darbvietai, kurā vēlaties to izmantot.

Uzņēmēja kolonna ir paredzēta tiem, kas veic darbības ar projektu. Ja vēlaties kādam projekta dalībniekam pievienot kopiju, pievienojiet viņu kā novērotāju, uzdevuma kartītes augšējā labajā stūrī noklikšķinot uz acs simbola.

Saistīts: Jēdziens vs. Evernote: kurš no tiem ir piemērots jums?

Tagad uzdevuma saņēmēji un novērotāji ir informēti par vēlākiem atjauninājumiem, tostarp personu, kas izveidoja uzdevumu, un nevienam nav jāritina e-pasta ziņojums 50 pavedienu garumā, lai iegūtu sīkāku informāciju.

2. Mazāk nevajadzīgu tikšanos

Ja kādreiz esat dzirdējis kādu sakām, ka sapulce varētu būt bijusi e-pasts, tā varētu būt arī Notion lapa.

Tā vietā, lai sarunātos vai rīkotu prāta vētras sesiju par mazākiem projektiem un idejām, izveidojiet jaunu lapu un sadarbojieties.

Ja esat iesācējs Notion, Komandas uzdevumi veidne ļaus jums sākt. Lai izveidotu jaunu lapu dēļa skats Šajā veidnē noklikšķiniet uz pievienošanas pogas slejas apakšā. Ja vēlaties saraksta skats, vienkārši pievienojiet savam sarakstam jaunu rindiņu.

Pirms komandas biedru pievienošanas aizpildiet rekvizītus, piemēram, izpildes datumu un prioritāti, kā arī informāciju un idejas. Iekļaujiet uzvedni saviem kolēģiem pievienot savas domas un ieteikumus, un pēc tam pievienojiet viņus kā pilnvarotos.

Varat arī saukt šo īpašumu par komandas biedriem, ja vēlaties kaut ko neitrālāku.

Piemēra attēlā ir izmantota norāde, lai lapas mērķis būtu pamanāms. Zemāk ikviens var pievienot informāciju, izmantojot tekstu, galvenes, attēlus, pielikumus, saites un daudzas citas noderīgas komandas.

Turklāt, ja jūs vai kolēģis nejauši izdzēšat kaut ko nozīmīgu, varat skatīt lapas iepriekšējās versijas, augšējā labajā stūrī noklikšķinot uz pulksteņa ikonas.

3. Nav nepieciešams vairākas reizes izskaidrot projektu

Nav nepieciešams pārāk daudz kolonnu vai rekvizītu, lai nodrošinātu, ka uzdevuma informācija ir skaidra un konsekventa. Patiesībā jūs, iespējams, varēsit izvairīties no tikai cesionāra, izpildes datuma un prioritātes izmantošanas.

Saistīts: Radoši veidi, kā maksimāli izmantot Asana

Pirms kolēģu pievienošanas projekta pārvaldības uzdevumam kā pilnvarotajiem vai līdzstrādniekiem programmatūru, aizpildiet informāciju katrā kolonnā un atveriet uzdevuma kartīti vai lapu, lai aizpildītu apraksts.

Lūk, kā tas izskatās, izmantojot vienkāršu izkārtojumu Asana bezmaksas versija.

Pateicoties skaidrajam izkārtojumam un iezīmēm, visi zinās, kas ir pilnvarotais vai līdzstrādnieks, tiklīdz jūs tos pievienosit. Papildus informācijai viņiem būs arī skaidri norādījumi par izpildes datumu, uzdevuma prioritātes līmeni un to, kurā projektā vai sadaļā uzdevums ir ietverts.

4. Jūs neatbildat uz vienu un to pašu jautājumu, atkārtojot

Ja kāds lūdz paskaidrojumus, izmantojot Slack vai e-pastu, ne visi var piekļūt atbildei. Ja viņi jautās jūsu projektu vadības programmatūrā attiecīgā uzdevuma komentāru sadaļā, visi to redzēs.

Šeit ir piemērs, izmantojot ClickUp.

ClickUp komentāros ir lieliski, ka katrs no tiem izveido jaunu pavedienu. Ja saņemat divus jautājumus, varat uz tiem atbildēt atsevišķi, izvēloties atbildi zem komentāra. Varat arī piešķirt kādam jautājumam, ja jums šķiet, ka viņam varētu būt labāka atbilde.

Publiskajam jautājumam un atbildei vajadzētu novērst to pašu jautājumu parādīšanos. Bet, ja atkal saņemat jautājumu un tā nav ātra atbilde, varat norādīt savam kolēģim pareizajā virzienā, piešķirot viņam arī atbildi.

5. Daudz mazāk citu vajāšanas viņu darba vai failu meklēšanas

Tā kā projektu pārvaldības programmatūra veicina sadarbību, jums ir daudz rīku, lai sazinātos ar kolēģiem. Ja vēlaties ātri atjaunināt statusu, viss, kas jums jādara, ir atzīmēt tos komentārā — sadaļā Notion. To var izdarīt, izmantojot pie zīmes (@) un meklēšanas joslā pavelkot uz augšu viņu vārdu.

Jums arī nevajadzēs sijāt e-pastus vai lūgt kolēģiem nosūtīt jums dokumentu pa e-pastu, jo viņi tos var pievienot tieši projekta lapas kopijā. Tomēr, ja vēlaties, lai dokumenti katru reizi tiktu rādīti vienā un tajā pašā vietā, varat pievienot dokumenta kolonnu projekta dēļa lapa.

Dokumentu kolonna rada brīnumus, ja jums ir kāds komandas biedrs, kas ir bēdīgi slavens ar to, ka lūdz jums atkārtoti nosūtīt failu katru reizi, kad viņš to zaudē. Jūs varat viņiem pateikt, ka tas ir tur projekta panelī, ja viņi to atkal zaudē.

Palieliniet savu produktivitāti, izmantojot projektu pārvaldības programmatūru

Komandas darbs ir jautri, it īpaši, ja projekts norit nevainojami. Pārvaldot savus uzdevumus projektu pārvaldības programmatūrā, varat palīdzēt samazināt berzi un ietaupīt sev un jūsu kolēģiem daudz laika, visu organizējot vienuviet.

Pat ja strādājat vienatnē, jums joprojām būs noderīgi zināt, kur atrast visu nepieciešamo informāciju un dokumentus. Kuru programmatūru izvēlēties, ir atkarīgs no jums. Tā kā ir pieejamas daudzas lieliskas iespējas, jūs, visticamāk, atradīsit sev un jūsu komandai piemērotu.

Notion, ClickUp un Asana ir lieliska izvēle, ja meklējat dažus ieteikumus, kā sākt.

ClickUp vs. Asana: kas ir labāks projektu vadībai?

Projektu pārvaldības programmatūrai ir daudz iespēju. Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs jums izvēlēties starp Asana un ClickUp.

Lasiet Tālāk

Par autoru