5 labākie dokumentu sadarbības rīki attālinātam darbam

Līdz ar darba no mājām uzplaukumu, komandas lielā mērā paļaujas uz sadarbības rīkiem, lai turpinātu strādāt attālināti. Ir pieejami vairāki rīki, lai pārvaldītu attālās komandas, izsekotu to progresam, organizētu virtuālas tikšanās un uzturētu sakarus, lai palīdzētu tām strādāt produktīvi.

Tāpat sadarbībai ar dokumentiem ir vienlīdz svarīga vieta efektīvai komunikācijai. Lai padarītu dokumentu izveidi, koplietošanu un sadarbību racionalizētāku, šeit ir daži no labākajiem dokumentu sadarbības rīkiem, kas jums jāizmēģina.

Sadarbībai ar dokumentiem Google dokumenti ir labākā izvēle. Tas palīdz būt priekšā sadarbības spēlei, nemaksājot ne santīma. Tas novērš gan sūtītāja, gan saņēmēja neapmierinātību, katram dokumentam piešķirot unikālas saites un ļaujot lietotājiem tās nemanāmi koplietot ar vienu klikšķi.

Google dokumentu sadarbības dokumentu koplietošanas funkcija ļauj vairākiem lietotājiem rediģēt vienu un to pašu dokumentu, izsekojiet un pieņemiet ieteikumus, kā arī skatiet izmaiņas, kas ir sinhronizētas reāllaikā, lai būtu lietas kursā par jaunākajiem. versija. Turklāt tas ļauj redaktoriem pievienot reāllaika komentārus un ieteikumus.

SAISTĪTI: Kā piešķirt un ierobežot atļaujas pakalpojumā Google dokumenti

Kā dokumenta īpašnieks varat pielāgot rediģēšanas tiesības atbilstoši savām vajadzībām. Varat pievienot personas, piemēram, redaktorus vai skatītājus, izmantojot viņu e-pasta adreses. Varat arī iestatīt dokumentu uz “Tikai skats” vai “Ierobežots”, lai tam varētu piekļūt tikai personas ar e-pasta ID no tā paša domēna. Turklāt jūs varat kontrolēt, kurš var kopīgot jūsu dokumentu ar citiem komandas locekļiem.

Tomēr lielākā daļa cilvēku saskaras ar vienu problēmu, izmantojot Google dokumentus. Lietotāji nezina par ielūgumu un saišu koplietošanas iespējām pakalpojumā Google dokumenti. Saņēmējs var lejupielādēt, rediģēt un pa e-pastu saņemto dokumentu, ja viņš nezina, kā sadarboties Google dokumentos. Tāpēc, ja viņi to izmanto pirmo reizi, jums, iespējams, vajadzēs viņus nedaudz izglītot.

Jēdziens sniedz jums pilnīgu kontroli pār dokumentu koplietošanu. Ar to jūs varat viegli kontrolēt, kas var rediģēt, skatīt, komentēt vai kopīgot jūsu jēdziena lapas. Dokumentus var koplietot ar vienu personu vai visu komandu vienlaikus.

Grupas kopīgošanā varat ierobežot, kam ir piekļuve dokumentiem — visai komandai vai tikai dažiem dalībniekiem no visas grupas. Varat, piemēram, ievietot redaktora vietniekus vienā grupā un ar vienu klikšķi piešķirt viņiem rediģēšanas piekļuvi konfidenciālai informācijai. Vai arī varat piešķirt rediģēšanas piekļuvi dažiem redaktoriem, vienlaikus koplietojot dokumentu ar visu rediģēšanas grupu.

SAISTĪTI: Būtiski padomi un triki, lai sāktu darbu ar jēdzienu

Kreisajā sānjoslā Notion reģistrē jūsu privātās un koplietotās lapas. Rezultātā varat ātri vilkt un nomest lapas no vienas sadaļas uz citu, vienlaikus iestatot piekļuves atļaujas, lai tās atbilstu tām, kas jau ir iestatītas privātās lapas sadaļā. Tās pašas piekļuves atļaujas attiecas uz ligzdošanas lapām, taču vēlāk varat tās mainīt pēc vajadzības.

Tāpat administratoram ir tiesības vai nu mainīt jau koplietota dokumenta dokumenta atļaujas dažiem dalībniekiem no uzaicinātās grupas, vai arī liegt kādam tai piekļūt. Ja sajaucat rediģēšanas atļaujas, jums tikai jānospiež Atjaunot. Tādējādi Notion ir laba izvēle mazām komandām ar šādu dokumentu koplietošanas kontroli.

Notion integrējas ar Slack, Google disku, Trello, Mailchimp un daudziem citiem pakalpojumiem, lai atvieglotu dokumentu koplietošanu. Bezmaksas plānam ir ierobežojumi, piemēram, uzaicināmo viesu skaits un vēstures uzskaite. Lai gūtu maksimālu labumu, apsveriet iespēju pāriet uz maksas plānu. Apskatiet Priekšstatu cenu lapa lai iegūtu sīkāku informāciju.

Zoho Writer arī ļauj lietotājiem nemanāmi koplietot dokumentus sadarbībai, līdzīgi kā Google dokumenti. Ir ļoti vienkārši kopīgot dokumentus ar savu komandu pārskatīšanai, vienlaikus ļaujot viņiem komentēt failus reāllaikā. Kad komentāros atstājat savus ieteikumus, jūsu komanda zina, ko rediģēt, un var ātri rīkoties.

Jūs pat varat tērzēt par savu progresu darba laikā. Kā dokumenta īpašnieks varat ieslēgt izmaiņu izsekošanas slēdzi, lai turpmāk visas dokumentā veiktās izmaiņas būtu viegli atkārtoti pārbaudītas. Turklāt, izmantojot Zoho Writer, jūs varat arī koplietot dokumentus ārēji ar klientiem, kuri neatrodas jūsu darbvietā.

Dokumenti tiek glabāti labi sakārtotā mākoņa bibliotēkā, un tos var ātri meklēt un izgūt. Turklāt jūs varat viegli integrēt Zoho Writer ar tādām lietojumprogrammām kā Google disks, Dropbox, Evernote un Zoho Mail. Turklāt Zoho Writer ir profesionāls interfeiss, un tam nav straujas mācīšanās līknes. Tātad jums nebūs grūti pierast pie tā.

SAISTĪTI: Zoho Writer vs. Google dokumenti un Microsoft Word Online: vai ir pienācis laiks pārslēgties?

Runājot par cenām, Zoho Writer var brīvi izmantot privātpersonām. Tomēr, lai izbaudītu papildu priekšrocības, piemēram, papildu vietu vai paroles aizsardzību, jums būs jāizmanto tā maksas plāni. Pārbaudiet Zoho Docs cenu lapa lai iegūtu sīkāku informāciju.

Dažas no parocīgām funkcijām, kuras varat izmantot, izmantojot Zoho Writer, ir:

1. Reāllaika dokumentu saglabāšana.
2. Sensitīvu datu bloķēšana.
3. Ar AI darbināms rakstīšanas palīgs.
4. Rakstu plānošana vai tieša publicēšana pakalpojumā WordPress.
5. Darbojas arī bezsaistē.

ClickUp Docs ir vēl viens ļoti efektīvs rīks dokumentu koplietošanai attālināti. Pateicoties lieliskajai sadarbības saskarnei, kas ir pārpildīta ar funkcijām, ikviens darbvietas lietotājs var vienlaikus sadarboties, rediģēt un strādāt ar uzdevumiem.

Tas ļauj veikt kopīgu rediģēšanu Google dokumentu stilā. Jūs varat redzēt, ka kursors kustas, kad kāds rediģē dokumentu, un virs kursora tiek rādīts viņa vārds. Noklikšķinot uz dzeltenās binokļa ikonas, varat arī redzēt, kas skatās jūsu darbu.

Turklāt reāllaika izmaiņas tiek sinhronizētas visās ierīcēs, lai nodrošinātu, ka katrs komandas dalībnieks var piekļūt jaunākajai dokumenta versijai. Kopīgojot dokumentus ar savu komandu, jūs varēsiet elastīgi saglabāt dažus dokumentus privātus, bet citus pieejamus ikvienam.

Turklāt, aizsargājot savus dokumentus, varat neļaut konkrētiem komandas locekļiem piekļūt šiem dokumentiem, neprasot jums atļauju. Ligzdošana ir vēl viena no ClickUp unikālajām funkcijām. Tas ļauj grupēt dokumenta lapas un, izmantojot funkciju Relācijas, varat saistīt saistītās lapas dokumentā.

Varat arī importēt savus darbus no citām lietojumprogrammām, tostarp Evernote, Google Docs un pat Microsoft Word dokumentiem. Ja meklējat ļoti atsaucīgu dokumentu sadarbības rīku, jums vajadzētu izmēģināt ClickUp.

Dropbox Paper platforma ir vēl viena uzlabota dokumentu sadarbības iespēja, kas pieejama attālām komandām. Izmantojot to, varat nemanāmi koplietot dokumentus ar komandas locekļiem, vienlaikus nodrošinot viņiem piekļuvi dokumentam, izmantojot e-pasta adreses.

Uzdevumu piešķiršana saviem komandas locekļiem, veicot tikai dažus klikšķus, un uzreiz izveidojot termiņu tieši blakus tam, visi būs informēti par to. Turklāt varat plānot sapulces, saistot kalendāra pasākumus koplietotajā dokumentā.

SAISTĪTI: Izmēģiniet šīs labākās Dropbox papīra funkcijas

Kā līdzstrādnieks varat ātri atklāt, kuri uzdevumi jums ir piešķirti pēc dokumenta vai dokumenta, un pārvietoties pa citiem piešķirtajiem un jau pabeigtajiem uzdevumiem. Turklāt, atšķirībā no Google dokumentiem, Dropbox Paper atbalsta multivides failu koplietošanu, padarot sadarbību pievilcīgāku.

Papildus tam, Dropbox Paper ļauj importēt Microsoft Word, Excel un PowerPoint dokumentus un saistīt Google dokumentu, izklājlapu un slaidu dokumentus. Tāpēc, ja savai komandai meklējat ar funkcijām bagātu sadarbības rīku, izmēģiniet Dropbox Paper.

Paceliet savu dokumentu sadarbību uz nākamo līmeni

Dokumentu sadarbība pastāv jau vairākus gadu desmitus. Izmēģiniet sarakstā iekļautos rīkus, lai dokumentu sadarbību ar savu komandu paceltu uz nākamo līmeni. Lai noteiktu, kurš rīks ir vispiemērotākais komandai, jums tas ir jāvada viņiem un jāizvēlas risinājums, kas atbilst komandas prasībām.

Vai jums ir komandas locekļi, kas atrodas dažādās pasaules malās? Svarīgas tikšanās organizēšana neapšaubāmi būtu izaicinājums, ja jūs nezinātu laika joslu. Ja jā, jums vajadzētu pārbaudīt laika joslu pārveidotājus, lai atvieglotu darbu.

10 labākie laika joslu pārveidotāji globālajām attālinātajām komandām

Vai jums ir jāstrādā ar cilvēkiem no citas laika joslas? Izmantojiet laika joslu pārveidotāja rīkus savlaicīgai sadarbībai.

Lasiet Tālāk

Par autoru