Kā ieskicēt darbplūsmu priekšstatā

Neatkarīgi no tā, vai tas ir radošs, celtniecība, administrēšana vai kas cits, jebkurā darba vidē bieži nāksies veikt atkārtotus uzdevumus. Izveidojot izveidoto darbplūsmu, jūs un jūsu kolēģi palīdzēs iejusties ritmā, it īpaši, uzņemot kādu jaunu personu.

Šajā rakstā mēs iepazīstināsim jūs ar darba plūsmas izklāstu programmā Notion, lai jūs un jūsu komanda zinātu katra uzdevuma statusu un darbības, pie kurām strādājat.

Priekšrocības, ko sniedz darbplūsmas priekšstats

Darbplūsmas izkārtojums programmā Notion palīdzēs jūsu komandai vizualizēt un atcerēties darbības, kas tai jāveic, uzsākot vai pabeidzot uzdevumu. Tas arī palīdzēs ikvienam uzzināt, kurā posmā atrodas konkrētais uzdevums.

Piemēram, ja emuāra ierakstu rakstīšana ir periodisks uzdevums, varat sadalīt radošo procesu četros posmos: uzmetums, rediģēšana, attēli un augšupielāde. Kad jūsu komandas rakstītāji pabeidz melnrakstu, viņi var atzīmēt savu uzdevuma daļu uz tāfeles un iestatīt par rediģēšanu atbildīgo personu kā pilnvaroto personu.

Pat ja strādājat viens, tas ir lielisks veids, kā izsekot progresam, jo ​​jums būs detalizētāks pārskats par savu darba slodzi. Tas arī palīdz sadalīt apjomīgāko uzdevumu mazākos darbības vienumos, kas var palīdzēt novērst pārpūli.

Darbplūsmas izklāsts jēdzienā ar statusiem

Izmantojot vienkārša tabulu datu bāze Notion sniegs jums saīsinātu jūsu darbplūsmas pārskatu. Varat ātri redzēt, kurā posmā katrs uzdevums ir veikts, salīdzināt to ar izpildes datumu un pārbaudīt, kurš ar to strādā, bez īpašas ritināšanas.

Šajā piemērā katra kolonna attēlo rakstīšanas procesa posmu. Lai sāktu, izlemiet, kurās darbībās vēlaties sadalīt periodiskos uzdevumus, un izveidojiet jaunu lapu, atlasot opciju Notion apakšējā kreisajā stūrī. Kad esat savā jaunajā lapā, tā vietā, lai izvēlētos veidni, atveriet komandas, izmantojot slīpsvītru un atlasiet Tabulu datu bāze - iekļauta.

The nosaukums kolonna būs vieta, kur ievadīsiet sava uzdevuma nosaukumu, un parādīto papildu kolonnu varēsiet dzēst. Pēc tam pievienojiet jaunu kolonnu, tabulas augšējā labajā stūrī atlasot pievienošanas simbolu un īpašuma veids izvēlni, izvēlieties izvēlieties.

Noklikšķiniet tālāk esošajā šūnā un ierakstiet statusu, kuru vēlaties izmantot, un Notion parādīs uzvedni pārvērst to par opciju. No turienes jūs varat mainīt krāsu, izmantojot trīs punktus blakus tai.

Izveidojiet visus statusus, kurus vēlaties izmantot, izpildot tos pašus norādījumus, un noklikšķiniet uz kolonnas nosaukuma, lai atvērtu izvēlni, un dublējiet to, līdz katrai darbībai ir viena kolonna. Attiecīgi nosauciet tos.

Tagad jūs un jūsu kolēģi varat izmantot statusus, lai paziņotu, kurā posmā jūs veicat un kā tas notiek. Tātad, tā vietā, lai vienkārši atzīmētu uzdevumu, kas ir paveikts, varat parādīt komandai, ka strādājat pie kāda vienuma, to nemaz nepasakot.

Piemērā izmanto darīt lai parādītu, ka neviens pie tā vēl nestrādā, procesā teikt, ka tas notiek, pabeigts lai parādītu, ka tas ir izdarīts, aizturēts lai citi zinātu, ka tas ir apturēts, un iestrēdzis lai norādītu, ka saņēmējam nepieciešama palīdzība.

Saistīts: Notion Tastatūras īsceļi operētājsistēmai Windows un Mac

Ja jūsu komandai ir jāpaziņo konkrēta informācija, viņi var komentēt uzdevuma lapu, noklikšķinot uz tās nosaukuma un atverot to. Tālāk esošais tukšais lauks ir ideāla vieta sākotnējām detaļām. Komentāru lauks ir optimāls, lai uzdotu jautājumus, paziņotu, ka nododat projektu vai sniegtu ieteikumus.

Izmantojot šīs sarunas pakalpojumā Notion, ikviens varēs piekļūt informācijai, nevis ierobežot piekļuvi tiešā ziņojumā vai pazust grupas tērzēšanā.

Pat tad, ja strādājat vienatnē, statusu izmantošana un komentāru rakstīšana ir noderīga uzdevuma dublēšanas laikā.

Darbplūsmas ieskicēšana ar kontrolsarakstiem

Ja vēlaties to darīt vienkārši un vēlaties, lai citi zinātu, ka uzdevums ir pabeigts, varat ieskicēt savu darbplūsmu, izmantojot kontrolsaraksta kolonnas. Tas ir arī lielisks veids, kā ietaupīt vietu, ja darbplūsmā ir jāiekļauj daudz kolonnu. Tomēr, ja iespējams, vislabāk tos samazināt līdz minimumam.

Jūs pievienojat kontrolsaraksta kolonnas tāpat kā jūs darītu a atlasiet kolonnu noklikšķinot uz pievienošanas pogas tabulas augšējā kreisajā stūrī, un viss, kas jums jādara, ir nosaukt tos.

Izmantojot tos, jūs joprojām iegūsit ātru pārskatu par to, kur atrodaties jūs un jūsu komanda, veicot uzdevumus, un statusu teksts būs nedaudz mazāk pārblīvēts. Tas ir īpaši lieliski piemērots komandām, kuras vēlas, lai prioritātes līmenis izceltos pār visu pārējo.

Saistīts: ClickUp vs. Jēdziens: kas ir labāks projektu sadarbībai

Protams, jūs joprojām varat sazināties arī komentāros, taču uzmanības centrā nav katras darbības statuss — tikai tas, vai tas ir pabeigts vai ne.

Citi vienumi, kurus, iespējams, vēlēsities iekļaut savā jēdziena darbplūsmā

Dažas citas kolonnas, kuras vēlaties iekļaut savā Jēdzienu darbplūsmā, ir a saites kolonna ja jūsu projekti ir diskā vai tiešsaistes programmatūrā, vai a faili un multivides kolonna ja nododat dokumentus uz priekšu un atpakaļ.

Ja atklājat, ka nevēlaties konkrēts īpašums lai datubāzē tiktu rādīta kā kolonna, ņemiet vērā, ka varat to paslēpt tabulā, taču, noklikšķinot uz projekta, tā joprojām tiks parādīta rekvizītu sarakstā.

Piezīmju pievienošana lapai virs vai zem tabulas arī palīdzēs jums un jūsu kolēģiem uzzināt un atcerēties darbplūsmas darbības.

Tas ir īpaši noderīgi, lai uzņemtu jaunus komandas dalībniekus, jo viņi zinās visas darbības, un jūsu norādījumi viņiem precīzi pateiks, kas viņiem jādara, kad viņi sasniegs nākamo.

Iegūstiet jēdzienu ritmu

Ieskicējot darbplūsmu programmā Notion, jūs novēršat minējumus no procesa un sadalāt lielākus projektus mazākos, organizētos pavērsienos. Tādā veidā jums un jūsu komandai viss būs vienuviet, un nevienam nebūs jāmeklē.

Ja vēl neesat pārbaudījis Notion, tā pielāgošana un vienkāršība ļauj pārvaldīt jebkuru projektu. Tomēr, ja jūtaties iestrēdzis, varat sākt ar dažām no daudzajām veidnēm un mācīties, ejot.

Kā sākt ar jēdzienu: 7 svarīgi padomi un triki

Jēdziens ir viens no labākajiem produktivitātes rīkiem, un tas strauji aug. Šeit ir daži triki un padomi, ko varat izmantot, lai sāktu.

Lasiet Tālāk

Par autoru