Kā viegli plānot projektu, izmantojot Dropbox papīru

Projektu plānošana var būt nogurdinoša un nepārvarama, it īpaši, ja visai komandai ir jāsadarbojas, veicot atsevišķus uzdevumus, prāta vētras sesijas un daudz ko citu.

Par laimi, ir pieejami tehnoloģiski rīki, kas var vienkāršot projekta plānošanas procesu. Un pats labākais, daži no tiem ir bezmaksas. Dropbox Paper ir bezmaksas dokumentu izveides un rediģēšanas rīks, ko piedāvā Dropbox. Viss, kas jums nepieciešams, ir Dropbox konts.

Projektu plānošana ar Dropbox papīru

Dropbox papīrs piedāvā visus nepieciešamos rīkus, lai viegli un ātri plānotu projektus. Piemēram, varat izmantot laika skalas rīku, lai iestatītu uzdevumu un datumu datumus vizualizēt visu savu projektu.

Varat arī izveidot uzdevumu sarakstus un atzīmēt konkrētus komandas locekļus, kuri ir atbildīgi par katru uzdevumu. Labākā daļa? To visu var izdarīt vienā dokumentā, kas atvieglo visu detaļu izsekošanu.

Dropbox papīrs ir piemērots prāta vētrai

Pirms sākam iedziļināties, mēs vēlamies dalīties ar šo: pirms šo rīku izmantošanas jums nav jāizpēta viss projekts. Turklāt jūs varētu vēlēties

uzziniet vairāk par to, kas patiesībā ir Dropbox Paper.

Ir viegli sadarboties ar savu komandu, lai prātotu par projektiem, tos plānojot. Visi jūsu komandas dalībnieki var vienlaikus skatīt un rediģēt Dropbox Paper dokumentus.

Laika grafiku izstrāde, izmantojot projekta laika skalu

Vispirms izveidosim pamata projekta laika grafiku. Atveriet jaunu Dropbox Paper dokumentu un nosauciet to atbilstoši savam projektam. Pēc tam veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Dokumenta apakšā būs redzama rīkjosla Dropbox Paper. Atlasiet laika skalas ikonu, kas izskatās pēc miniatūra kalendāra.
2. Parādīsies jūsu laika skala. Pēc tam atlasiet bultiņu blakus 2 nedēļas lai izvēlētos sava projekta garumu.

Pagrieziena punktu iestatīšana

Nākamais solis ir iestatīt projekta atskaites punktus, kurus vēlaties, lai jūsu komanda pabeigtu projekta laikā. Darīt tā:

1. Virziet kursoru virs datuma un a Karoga ikona parādīsies. Izvēlieties to.
2. Nosauciet savu pagrieziena punktu.

Ja nepareizi ievadāt atskaites punktu vai vienkārši vēlaties to noņemt, noklikšķiniet uz atskaites punkta laika skalā un atlasiet miskastes ikonu.

Uzdevumu pievienošana

Kad visi atskaites punkti ir ievadīti, tagad vēlaties veikt konkrētus uzdevumus un pievienot tos līdz noteiktajam datumam. Šie ir uzdevumi, kas jums jāveic, lai sasniegtu katru atskaites punktu.

1. Virziet kursoru virs tukšās vietas zem katra datuma, lai tiktu parādīts pelēks laukums. Atlasiet to, lai atvērtu Logs Jauns vienums.
2. Ievadiet sava uzdevuma nosaukumu un, ja nepieciešams, pievienojiet uzdevuma aprakstu.
3. Piešķiriet uzdevumu, atlasot Piešķirt ikonu (ķermenis ar apli ap to).

Ja vēlaties pievērst uzmanību konkrētiem uzdevumiem, varat tos kodēt ar krāsu, atlasot Paletes ikona loga augšējā labajā stūrī. Piemēram, augstas prioritātes uzdevumus varat krāsot sarkanā krāsā.

Uzdevumu organizēšana, izmantojot uzdevumu sarakstu

Ja vēlaties atteikties no laika skalas, varat izmantot rīku Uzdevumu saraksts. Vai arī varat izmantot uzdevumu sarakstu ar laika skalas rīku, lai turpinātu organizēt projekta uzdevumus.

Piemēram, jūs varat ievietot galvenos atskaites punktus laika skalā un savus uzdevumus ar datumiem uzdevumu sarakstā. Kad uzdevumi ir pabeigti, vienkārši atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus uzdevumam.

Lai izveidotu uzdevumu sarakstu:

1. Izvēlieties Uzdevumu saraksta ikona (kas izskatās kā atzīme) rīkjoslā ekrāna apakšā.
2. Ievadiet sava uzdevuma nosaukumu.
3. Izvēlieties datumu un ievadiet datumu.
4. Ja vēlaties piešķirt uzdevumu kādam no savas komandas, atlasiet Piešķirt ikonu un ievadiet viņu vārdu vai e-pastu.

Tieši tā! Ja vēlaties komentēt konkrētus uzdevumus, varat to izdarīt, atlasot Komentāra ikona (kas izskatās kā runas burbulis) blakus uzdevumam.

Papildu funkcijas projektu plānošanai

Pēc projekta laika skalas un veicamo darbu saraksta aizpildīšanas jūs esat ceļā uz perfekta projekta plānošanu. Ja vēlaties veikt projekta plānošanu vēl vairāk, šeit ir dažas papildu funkcijas, kas varētu būt noderīgas.

Dokumentu marķēšana

Vai jums ir vairāki dokumenti katram projektam, pie kura strādājat? Tas var ātri kļūt mulsinoši un kaitinoši jūsu komandai. Vienkāršākais veids, kā sakārtot projekta dokumentus, ir marķēšana.

Atzīmēšana (#) ļauj ievietot atzīmi saviem dokumentiem un failiem, lai jūs varētu tos viegli atrast meklēšanā. Lai atzīmētu savus dokumentus:

1. Atrodiet dokumentu vai failu, kuru vēlaties atzīmēt pakalpojumā Dropbox, un atlasiet to.
2. Logā pa labi pievienojiet tagu Pievienojiet atzīmi kaste.
3. Izmantojiet tagus, kas apraksta jūsu projektu. Piemēram, šajā piemērā darbotos #March2022MarketingCampaign.

Ja vēlaties atrast dokumentus ar savām atzīmēm, ievadiet tagu Dropbox meklēšanas joslā.

Projekta plānošanas veidne

Vai nevēlaties izveidot projektu Dropbox iekšienē no nulles? Dropbox padara to vienkāršu, izmantojot projektu plānošanas veidni, kuru varat atrast šeit.

Vienkārši atlasiet Izmantojiet veidni, un veidne tiks atvērta jūsu Dropbox Paper kontā. Šajā veidnē ir iekļauts gan uzdevumu saraksts, gan laika skala, kā arī cita informācija, piemēram, informācija par projektu.

Aizpildiet savu informāciju, un jums būs labi. Tas ir arī pilnībā rediģējams, lai jūs varētu veikt izmaiņas atbilstoši savām īpašajām vajadzībām.

Vēl viens lielisks veids, kā glabāt kopā savus projekta failus, ir saistīt šos failus ar galveno projekta dokumentu.

Lai izmantotu šo funkciju, atveriet savu projekta plānošanas dokumentu. Pēc tam veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Rīkjoslā atlasiet Ievietojiet ikonu Dropbox faili, kas izskatās pēc atvērtas kastes.
2. Izmantojot meklēšanas joslu, atrodiet failu, kuru vēlaties ievietot savā dokumentā. Tas var būt jebkas, sākot no līgumiem līdz prezentācijām. Varat arī augšupielādēt dokumentus, atlasot Augšupielādējiet failus.
3. Iezīmējiet dokumentu un atlasiet Izvēlieties.
4. Fails, dokuments vai attēls tiks ievietots jūsu dokumentā. Varat arī noklikšķināt uz faila, lai to tālāk atvērtu un skatītu pilnekrāna režīmā.

Ko vēl jūs varat darīt ar savu Dropbox kontu?

Dropbox Paper ir lielisks rīks visam, sākot no projektu plānošanas līdz dokumentu izveidei ar vizuāliem materiāliem. Tātad, ko vēl jūs varat darīt ar savu Dropbox kontu? Debesis ir robeža.

3 unikāli un radoši lietojumi Dropbox kontiem

Dropbox kontiem ir dažādi unikāli lietojumi, kurus varat izbaudīt, izmantojot koplietošanas rīkus un trešo pušu rīkus. Šeit ir daži, ko izmēģināt...

Lasiet Tālāk

Par autoru