6 laika pārvaldības padomi, kā organizēt savu darba slodzi

Darbi, kuros jūs iegūstat autonomiju pār to, ko darāt, ir lieliski piemēroti, ja jums nepatīk, ka jums saka, kas jādara, un jūs sniedzat lielu gandarījumu. Tomēr ar brīvību nāk nepieciešamība organizēt un vadīt savu darbu.

Tas prasa laiku un uzdevumu pārvaldības prasmes, un tas ne vienmēr ir dabiski. Apskatīsim dažus uzticamus veidus, kā nostiprināt savas spējas šajā jomā un sākt efektīvi uzņemties atbildību par savu darba slodzi.

1. Iemācieties lietot kalendāru

Paļaujoties tikai uz savu atmiņu, lai sekotu līdzi savam grafikam, var pieļaut lielas cilvēku kļūdas. Vienkāršākais veids, kā apgūt pareizu laika plānošanu, ir visam izmantot kalendāru un darīt to regulāri.

Varat izmantot daudzas digitālā kalendāra lietojumprogrammas, piemēram, Outlook un Google kalendārs. Turklāt jūs varat izvēlēties Nedēļa, ja dodat priekšroku uz uzdevumiem balstītam plānotājam.

Saistīts: Kā klasificēt Outlook kalendāru krāsās

Mērķis ir iekļaut kalendārā visu, tostarp sapulces, darbus un notikumus, un būtībā visu, kas jums ir jādara. Ja zināt, ka kaut ko varat aizmirst, ievietojiet to. Laba prakse ir aizpildīt savu kalendāru pēc iespējas agrāk, tāpēc nedēļas sākumā noņemiet kādu laiku, lai to izdarītu.

2. Sakārtojiet savus e-pastus mapēs

Visu e-pasta ziņojumu saglabāšana iesūtnē var radīt haosu, īpaši, ja vēlāk jāatrod svarīgs ienākošais e-pasts. Lai to novērstu, e-pasta ziņojumi ir jāsakārto atbilstošās mapēs.

Izveidotajām mapēm ir jāatbilst jūsu darbam un lomai, un tās jāveido tā, lai jūs varētu ātri atrast informāciju. Tas var ietvert mapes projektiem, uzņēmuma paziņojumus un atjauninājumus, komandas dalībniekus, e-pasta ziņojumus, kas jums jāseko līdzi, un tā tālāk.

Vislabāk ir izvairīties no ar darbu saistītu e-pasta ziņojumu dzēšanas, jo pat ja kaut kas šobrīd nešķiet atbilstošs, tas nenozīmē, ka tā nebūs arī nākotnē.

Iespējams, ka jūs uzreiz nesaskatīsit ieguvumus no šādas komunikācijas organizēšanas, taču ilgtermiņā tas palīdzēs jums kontrolēt savu darba slodzi.

3. Sakārtojiet savu failu disku

Jūsu produktivitātei nekas nekaitē vairāk kā failu diskdzinis, kurā ir simtiem zaudētu failu. To darot, ir grūti un nepārvarami atrast to, kas jums nepieciešams, kā rezultātā rodas vilcināšanās un izvairīšanās.

Tāpat kā ar e-pasta ziņojumiem, ir svarīgi failus sakārtot mapēs, lai jūs varētu sekot līdzi savam darbam. Būtībā jums nevajadzētu būt failiem, kas nav glabāti īpašā mapē.

Saistīts: Produktīvi rīki fokusa uzlabošanai traucējošos birojos

To darot, jūs automātiski neuzlabosities darba slodzes pārvaldībā, taču tas palīdzēs pārvaldīt laiku un saglabāt konsekvenci. Vai esat kādreiz dzirdējuši teicienu "Sakopta māja ir sakārtots prāts"? Tas pats attiecas uz jūsu digitālo darbvietu!

4. Sekojiet līdzi savam darbam

Patstāvība darbā nozīmē, ka jums ir jāseko līdzi saviem notiekošajiem uzdevumiem un tam, kā tas iekļaujas plašākā komandas darbā. Tāpēc ir pašsaprotami, ka jums ir nepieciešams praktisks veids, kā to izdarīt.

Varat izveidot izklājlapu, kurā ir uzskaitīts viss jūsu darba progress, sākot no klientiem, ar kuriem strādājat, līdz projektu plānošanai. Programmā Microsoft Excel un Google izklājlapas ir daudz veidņu, kuras varat izmantot, vai arī varat izveidot vienu no jauna. Ideālā gadījumā izklājlapai vajadzētu sniegt jums pārraudzību par:

• Kāds ir darbs.
• Termiņi.
• Progresa rādītāji.
• Ar to saistītie uzdevumi.

Varat arī izmantot darba pārvaldības programmatūru, piemēram Asana, tas jūsu vietā veic kādu organizēšanu. Neatkarīgi no tā, kā izvēlaties izsekot savam darbam, ja esat pilnībā atbildīgs par savu darba slodzi, ir svarīgi, lai jums būtu sava veida vizuāls pārskats.

Saistīts: Asana Hacks, kas jums jāzina

5. Efektīvi nosakiet savu uzdevumu prioritāti

Ja jums nav neviena, kas jums pasaka, kas jums jādara, jums ir jāizdomā, kuri uzdevumi ir prioritāri pār citiem. Šī prasme bieži ir tā, ar kuru cilvēkiem ir visgrūtāk, jo tas prasa domāt par plašāku ainu un paredzēt nākotnes rezultātus.

Par laimi, ir dažas pārbaudītas metodes, kā to izdarīt, lai jums palīdzētu. The Maskavas metode palīdz sakārtot uzdevumus, kas ir obligāti, vajadzēja, varētu būt un nebūs. Tā ir daudzpakāpju sistēma, kas ļauj noskaidrot, kuri uzdevumi ir būtiski un kuri nav.

The Eizenhauera matrica ir vēl viena metode, kas klasificē jūsu uzdevumus 2x2 režģī: steidzami, svarīgi, nav steidzami un nav svarīgi. Tāpēc, ja jūsu uzdevums iekrīt lodziņā Steidzami/Svarīgi, tas nozīmē, ka jums tas jādara tūlīt. Savukārt, ja tas nonāk lodziņā Nav steidzams/Nav svarīgi, jūs, iespējams, pašlaik to varētu ignorēt.

6. Ietaupiet laiku, veicot atkārtotus uzdevumus

Cilvēki pavada aptuveni 25% sava laika darbā, veicot atkārtotus uzdevumus; šī ir milzīga laika daļa, un tā ir neticami neefektīva. Tie var būt jūsu nosūtītie e-pasta ziņojumi, kuru saturs ir identisks, vai teksta bloki, ko ierakstāt pārskatos.

Labā ziņa ir tā, ka jūs varat automatizēt šādu rutīnas darbu, izmantojot Burvju teksta paplašinātāja Chrome paplašinājums. Tā ir bezmaksas lietojumprogramma, kas ļauj izveidot līdz pat 10 īsceļiem, nevis rakstīt vienu un to pašu tekstu atkal un atkal.

Saistīts: Ikdienas uzdevumi, kurus varat automatizēt, izmantojot Zapier

Īsceļu aktivizētājs varētu būt simbolu un burtu kombinācija. Ievadot tos, tas automātiski izveido visu nepieciešamo tekstu. Piemēram, rakstot #Ziņot izveidos pilnu atskaites paraugu, un jūs varat vienkārši ieiet un rediģēt jebkuru attiecīgo informāciju.

Sekojiet līdzi savai darba slodzei

Ir ļoti viegli kļūt neorganizētam un pieļaut kļūdas, pārvaldot savu darba slodzi. Tāpēc ir svarīgi nodrošināt, ka jums ir viss, lai to samazinātu.

Kā cilvēki mēs savās smadzenēs varam glabāt tikai tik daudz informācijas, tāpēc neapgrūtiniet sevi, cenšoties visu atcerēties. Izmantojot šeit sniegtos padomus, jūs varēsit efektīvi pārvaldīt savu lietu noslodzi, un ar laiku tā kļūs par otrreizēju raksturu.

4 digitālās tāfeles lietojumprogrammas sadarbībai un projektu plānošanai

Digitālās sadarbības dēļi ir ceļš uz priekšu, bet kuru no tiem vajadzētu izmantot? Šeit ir labākās programmas sadarbībai un projektu plānošanai.

Lasiet Tālāk

Par autoru