Kā izmantot tāfeles skatu Microsoft 365 kalendārā

Ikvienam dažreiz ir grūti atrast informāciju, pat savās failu sistēmās un lietotnēs. Programmas Microsoft 365 tīmeklim kalendārā ir iekļauts bieži aizmirsts rīks, kas var palīdzēt.

Board View ļauj pārvaldīt savu grafiku un uzdevumus vienuviet, vienlaikus ļaujot ātri piekļūt saistītiem failiem, piezīmēm un atcerēties mērķus. Tas veic daudzus tos pašus ar projektu vadību saistītos uzdevumus kā Trello un OmniFocus. Bet cilvēkiem, kas izmanto Microsoft 365, tas var kalpot kā organizatorisks spēks.

Kā lietot Board View programmā Microsoft 365

Board View ir pieejams Microsoft 365 tīmeklī. Atveriet Outlook kalendāru un noklikšķiniet uz jebkura skats tu lieto (diena, nedēļa, mēnesis). Nolaižamās izvēlnes apakšā jūs redzēsit Valde.

Klikšķiniet uz Noklusējums lai atvērtu galveno kalendāru un visus savus uzdevumus. Varat arī noklikšķināt Jauna padome izveidot uz konkrētu projektu vērstu dēli.

Board View atver audeklu, uz kura varat noklikšķināt, lai pārvietotos. Jūs varat tuvināt ar Ctrl+] un ārā, Ctrl+[. Noderīgi, ka Board View ir daudz īsinājumtaustiņu ātrai navigācijai.

Jūs, iespējams, redzēsit dažus logrīkus, kas ir iepriekš ielādēti, kad audekls tiks ielādēts. Varat mainīt to izmērus un pārvietot tos pa audeklu. Lai pievienotu citus logrīkus, noklikšķiniet uz Pievienot padomei augšējā kreisajā stūrī. Nolaižamajā izvēlnē redzēsit šādus logrīkus:

• Kalendārs
• Piezīme
• Uzdevumu saraksts
• Kolekcija
• Mērķis
• Fails
• Saite
• Laikapstākļi
• Pulkstenis
• Persona
• Atrašanās vieta

Noklikšķiniet uz jebkura no šiem logrīkiem, lai tos pievienotu audeklam. Lai noņemtu logrīku, noklikšķiniet uz trīs punkti augšpusē un atlasiet Noņemiet no dēļa.

Saistīts: Labākie Trello uzlabojumi, lai maksimāli palielinātu komandas sadarbību

Katram no Board View logrīkiem ir savi lietojumi projektu pārvaldībai.

1. Kalendārs

Kalendāra logrīks var šķist pats par sevi saprotams. Varat mainīt skatus, lai redzētu savu vispārējā darba kārtība, darba nedēļa, nedēļa vai mēnesis. Padziļināts ieskats atklāj papildu pielāgošanas iespējas, kuras ir vērts atzīmēt.

Pastāv ne tikai iespēja izveidot kalendāru konkrētam projektam. Varat abonēt kalendāru ārpus Microsoft 365, izmantojot saiti, vai augšupielādēt kalendāru no .ics faila.

Atzīmējot mūsdienu darba ģeogrāfiski izkliedēto raksturu, ir iespējams pievienot starptautiskas brīvdienas no dažādām pasaules valstīm. Īpaši noderīga plānošanas funkcija nozīmē, ka Amerikas Savienotajās Valstīs strādājošajiem darbiniekiem vairs nav jābrīnās, atklājot, ka viņu Eiropas kolēģi atkal ir ārpus darba kārtējā brīvdienā!

Varat arī pievienot kalendārus TV pārraidēm un sporta veidiem, kuriem sekojat, noderīga, lai izlemtu, kas varētu būt noskatīšanās vērts.

2. Piezīme

Piezīmes, kas izveidotas programmā Board View, tiks parādītas arī jūsu OneNote plūsmā. Varat veikt teksta pamata formatējumu katrā piezīmē un ievietot attēlu. Ir pat iespējams padarīt dēli nedaudz dzīvāku, mainot katras nots krāsu.

Varat arī piešķirt piezīmēm izpildes datumu. Atzīmējiet to kā pabeigtu vai noņemiet izpildes datumu — tas viss notiek Board View.

3. Uzdevumu saraksts

Uzdevumu saraksta logrīks ir paredzēts kā centrs, kurā tiek rādīti Microsoft lietojumprogrammā To Do saglabātie uzdevumi un piezīmes ar izpildes datumiem. Uzdevumu saraksts tiek sinhronizēts ar To Do, lai jūs šajā lietotnē varētu skatīt uzdevumus no dotā paneļa. Katrai padomei tiek dots savs saraksts.

Uzdevumi, ko izveidojat sarakstā Board View sadaļā To Do, tiks sinhronizēti ar šo uzdevumu sarakstu, kas ir viens no nedaudzajiem šī rīka mobilajām ierīcēm piemērotajiem elementiem, kā tas tiks apspriests tālāk.

4. Kolekcija

Varat izveidot kolekciju saistīto logrīku grupēšanai. Tas var būt īpaši noderīgi, ja strādājat pie projekta ar vairākiem posmiem vai ilgu laika posmu.

Pēc kolekcijas ievietošanas uz audekla varat tajā ievilkt citus logrīkus. Kolekcija tiek paplašināta, pievienojot logrīkus. Katrai izveidotajai kolekcijai varat nosaukt nosaukumu.

5. Mērķis

Šīs funkcijas mērķis ir saglabāt jūsu uzmanību. Varat pievienot mērķus savam Board View kanvam vai atsevišķām kolekcijām.

Piešķiriet izpildes datumu, un parādīsies atpakaļskaitīšana ar atlikušo dienu skaitu. Mērķis tiks automātiski pievienots jūsu kalendāram. Varat arī mainīt katra mērķa fona krāsu.

6. Faili

Vai vēlaties pāriet uz konkrētu failu? Varat pievienot to kā sīktēlu un izveidot saiti tieši uz audeklu vai kolekciju.

Tas ir reāllaika ietaupījums, jo tas pārspēj klikšķināšanu pakalpojumā OneDrive vai pat faila meklēšanu pēc nosaukuma. Ja sadarbojaties ar kolēģiem vai ģimenes locekļiem, varat nodrošināt viņiem piekļuvi pareizajam failam, novietojot to tieši uz audekla.

Šeit varat ievietot saiti uz audekla. Lapas nosaukums un attēls tiek uzvilkts uz tāfeles. Atkal, lietderība šeit ir vienā vietā ievietot informāciju, kas attiecas uz jūsu projektu, padarot saites funkciju jauku.

8. Laiks un pulkstenis

Šie divi ir lieliski, ja strādājat ar starptautiski izkliedētu komandu. Varat pievienot pašreizējos laikapstākļus un vietējo laiku citā vietā.

Šādas funkcijas labākajā gadījumā var sniegt jums kontekstu par citu personu un vismaz nodrošināt, lai jūs viņiem nezvanītu nakts vidū.

9. Persona

Vai vēlaties ātri sazināties ar šo personu? Varat pievienot viņu kontaktinformāciju tieši audeklā, padarot tos tikai dažu klikšķu attālumā. Šī funkcija ir īpaši laba, ja jūsu projektos ir iesaistīts ārējs atbalsts, kas nav iekļauts uzņēmuma direktorijā.

10. Atrašanās vieta

Atrašanās vietas funkcija ir arī laba, lai izprastu citu cilvēku situācijas, jo tā ļauj saglabāt adreses tieši audeklā. Vēlāk varat kopēt adresi vai atvērt norādes uz atrašanās vietu, izmantojot Bing kartes.

Saistīts: Kā izmantot PowerPoint Speaker Coach, lai uzlabotu savas prezentācijas prasmes

Mobilajā ierīcē trūkst dēļa skata

Board View ir daudz spēcīgu projektu pārvaldības funkciju. Tomēr galvenā problēma ir mobilās integrācijas trūkums, pat ja rīks ir paredzēts, lai sniegtu 360 grādu priekšstatu par to, kas jums jādara.

Varat skatīt Board View uzdevumus programmā Uzdevumi, mērķus programmā Kalendārs un piezīmes programmā OneNote. Tomēr, ja Board View nav mobilās opcijas, tas jūtas kā rīks, kas joprojām tiek izstrādāts.

Ja rīkam, kas ietver atrašanās vietas funkcijas, nav spēcīgas mobilās iespējas, tas paspilgtina iespaidu un rada dažus jautājumus par Microsoft apņemšanos uzturēt Board View. Par laimi, Microsoft nesteidzas iznīcināt rīkus, atšķirībā no tā konkurenta Google, kas ir bēdīgi slavens ar projektu sākšanu un pēc tam to nogalināšanu.

Tāfeles skats apvieno to visu

Board View piedāvā visaptverošu pārskatu par jūsu projektiem vienuviet. Lai gan speciālas mobilās lietotnes trūkums rada vilšanos, ja izmantojat Microsoft 365 tīmeklī, tas ir ar funkcijām bagāts rīks, lai pārvaldītu to, kas jums jāpaveic.

5 Projektu pārvaldības programmatūras izmantošanas laika taupīšanas priekšrocības

Izmantojot projektu vadības programmatūru, jūs varat visu sakārtot vienuviet, ietaupot laiku. Šeit ir daži no tā laika taupīšanas priekšrocībām.

Lasiet Tālāk

Par autoru