Kā izvairīties no saziņas un sadarbības rīku pārmērīgas izmantošanas

Sadarbības un saziņas rīki ir ļoti svarīgi jebkura projekta panākumiem, jo ​​īpaši attālinātām komandām. Tie palīdz palielināt produktivitāti un sakarus starp darbiniekiem, vienlaikus ļaujot viņiem piekļūt informācijai no jebkuras vietas un jebkurā laikā.

Tomēr pārāk daudz iespēju var radīt stresu, it īpaši, ja katra darba diena ir jāsāk ar žonglēšanu starp dažādiem rīkiem, lai paliktu cilpā. Šajā rakstā tiks apskatīti daži padomi un rīki, kas palīdzēs efektīvāk izmantot sadarbības rīkus.

Pārslogot savu komandu ar sadarbību instrumenti nav risinājums labākai produktivitātei; gluži pretēji, tas var izraisīt:

• Zemāka produktivitāte, jo jūsu komanda vairāk laika pavada, meklējot informāciju vairākās platformās, nekā veicot uzdevumus.
• Kavējas projekti, jo saziņa iekrīt starp plaisām.
• Samazināta sadarbība, jo dažiem cilvēkiem var rasties grūtības iepazīties ar vairākām sadarbības platformām.
• Apgrūtināta piekļuve informācijai, kad tā ir nepieciešama.
• Žonglēšana starp daudzām sadarbības programmām var novest pie konteksta maiņa un zemāka efektivitāte.
instagram viewer
• Izšķērdīgi tēriņi, jo daudziem no šiem programmatūras risinājumiem funkcijas pārklājas, un tiem ir jāmaksā abonēšanas maksa.

Tātad, ja sadarbības rīki ir ļoti svarīgi komandas darbam, kā jūs varat izvairīties no šīm problēmām?

1. Nosakiet prioritātes savas komandas un uzņēmuma vajadzībām

Ir svarīgi sākt, apzinoties, ka efektīva sadarbība nav saistīta ar tehnoloģijām, bet gan par jūsu cilvēkiem un to, kā viņi mijiedarbojas, lai sasniegtu kopīgus mērķus. Lai to nodrošinātu un atvieglotu, tiek izmantoti sadarbības un saziņas rīki.

Tāpēc jāsāk ar sava uzņēmuma vajadzību novērtēšanu un to, kāda veida kultūru vēlaties veidot savā komandā. Turklāt iegūstiet skaidru priekšstatu par to, kādus uzdevumus jūsu komanda veic ikdienā, un labākos veidus, kā mijiedarboties savā starpā.

Piemēram, ja vēlaties veicināt uzticību un brīvību strādāt elastīgā darba laikā, izvēloties digitālie risinājumi, kas nodrošina asinhronu saziņu un sadarbība, piemēram Twist un Yac, varētu darboties vislabāk. Šie rīki ļauj jūsu darbiniekiem saglabāt koncentrēšanos visproduktīvākajā laika skalā.

No otras puses, ja jūsu komanda lielākoties ir ceļā un jums ir svarīga reāllaika saziņa, rīki, kas atvieglo sinhronu saziņu un piedāvā gan galddatoru, gan mobilo piekļuvi, piemēram, Atslābums, varētu būt jūsu labākais risinājums.

Kad jums ir skaidrs priekšstats par savām vajadzībām un kultūras veidu, kuru vēlaties veicināt, ir vieglāk sašaurināt to iespēju skaitu, kas atbilst jūsu darba pieejai. Rīka izvēle tikai tāpēc, ka tas ir populārs, var nejauši mainīt jūsu uzņēmuma kultūru un operētājsistēmu, izraisot neproduktīvus rezultātus.

2. Izmantojiet Workspace Suites

Izvērtējot jūsu uzņēmuma vajadzības un cenšoties samazināt izmantoto sadarbības rīku skaitu, jūs varētu sākt, aplūkojot universālās vai daudzpusīgās platformas, kas piedāvā virkni funkciju, kas nepieciešamas jūsu darbībai Bizness.

Šie risinājumi ir īpaši izstrādāti, lai apvienotu visu, apvienojot būtiskas funkcijas un funkcionalitāti no vairākām lietotnēm vienā platformā, novēršot grūtības, kas saistītas ar vairāku programmu atvēršanu informāciju.

Šādi rīkojoties, tie palīdz ietaupīt laiku un naudu, vienlaikus atvieglojot darbu veikšanu ikvienam, nepalaižot garām nevienu atjauninājumu. Tie ir ideāli piemēroti maziem un vidējiem uzņēmumiem, kuriem ne vienmēr ir nepieciešami jaunākie zvani un svilpes, bet gan vienkāršs, vienkāršs risinājums, kas palīdz tiem darboties nevainojami.

Šie rīki ļauj apmainīties ar ziņām, zvanīt, veikt piezīmes, piešķirt uzdevumus un pat plānot projektus — tas viss notiek no vienas vietas. Daži piemēri labākie darbvietu komplekti kas nodrošina vairākas funkcijas, lai racionalizētu jūsu darbplūsmu Spike vai Tā pati lapa. Varat izmantot kādu no šiem rīkiem, lai apvienotu visas savas darbības.

Pieņemsim, ka jūsu organizācija specializējas noteiktā darba jomā un šķiet, ka jūsu daudzfunkcionālā platforma ir "visu amatu meistars. neviena.” Tādā gadījumā jums vajadzētu apsvērt iespēju atrast vislabākos piemērotos risinājumus atsevišķām funkcijām, kuras var viegli integrēt ar katru cits.

Ja projektu pārvaldība ir jūsu galvenā uzmanība, iespējams, vēlēsities izpētīt rīkus ar tādām funkcijām kā uzdevumu izveide un piešķiršana, spēcīgas meklēšanas funkcijas, vairāki informācijas paneļa skati, projekta statusa atskaites un projekts veidnes.

Saistīts: Zapier integrācijas, kas automatizēs jūsu uzdevumu pārvaldības darbplūsmu

Tomēr jāapsver arī projektu vadības risinājumi, kas piedāvā integrācijas iespējas ar citiem rīkiem, piemēram, Strops, pirmdiena.com, vai Rakstīt. Tādā veidā jūs varat izmantot pāris īpašiem mērķiem piemērotus rīkus un savienot tos, lai sasniegtu vēl labākus rezultātus.

Turklāt šie rīki ir lietotājam draudzīgi, tāpēc ikvienam ir vieglāk tos apgūt un efektīvi izmantot.

4. Izveidojiet centralizētu zināšanu krātuvi

Kā jau minēts iepriekš, viens no galvenajiem trūkumiem, izmantojot pārāk daudz sadarbības rīku, ir tas, ka darbinieki tērē dārgo laiku. pārlēkšana no vienas platformas uz otru, lai piekļūtu informācijai, vai apgrūtināt citus kolēģus ar jautājumiem, uz kuriem ir sniegtas vairākas atbildes reizes.

Lai no tā izvairītos, visu būtisko informāciju varat glabāt centralizētā zināšanu bāzē, kurai ir viegli piekļūt no jebkuras vietas. Jūs varat izmantot an uzņēmuma iekšējais wiki rīks, piemēram Tettra lai saglabātu visu, sākot no uzņēmuma mēroga politikām un pamācībām līdz konkrētai produkta informācijai. Ikviens, kam ir atļauja, var pievienot un rediģēt failus, izveidojot intuitīvu sadarbības platformu, kas palīdz darbiniekiem koplietot informāciju savā starpā.

Ideja ir tāda, ka katrs komandas dalībnieks var tieši doties uz šo zināšanu bāzi, lai atrastu informāciju un saņemtu atbildes uz visiem jautājumiem vai problēmām.

Sāciet savu ceļojumu uz efektīvu saziņu un sadarbību tūlīt

Ja pašlaik saskaraties ar pārāk daudz jucekli, kad runa ir par saziņas un sadarbības rīkiem, apsveriet iespēju ieviest iepriekš minētos risinājumus.

Izmantojot savam biznesam labākos iespējamos sadarbības digitālos risinājumus un stratēģijas, jūs lietojat liels solis ceļā uz to, lai kļūtu produktīvāks, ilgtermiņā ietaupītu naudu un uzlabotu vispārējo sniegumu.

Pieaugot un jūsu biznesam kļūstot prasīgākam, jūs vienmēr varat pārskatīt savus procesus, lai tie atbilstu jūsu mainīgajām vajadzībām.

Kā palielināt darba ražīgumu, daloties zināšanās

Zināšanu apmaiņa darba vietā var būt spēcīga, taču tikai tad, ja izveidojat vidi, kas to veicina. Šeit ir daži rīki un padomi, kas palīdzēs.

Lasiet Tālāk

Par autoru