4 labākie padomi, kā samazināt e-pasta pārslodzi

Lielākoties darba dienas stundu pavadīšana saziņai nav visproduktīvākais jūsu laika izmantojums. Ideālā gadījumā saziņas rīkiem, piemēram, e-pastam, vajadzētu dot jums iespēju darīt visu iespējamo, nevis otrādi.

Diemžēl e-pasts ir kļuvis par visaptverošu saziņas veidu, kas var viegli iesūknēt jūsu dienu, laupot jūsu laiku un produktivitāti.

Šajā rakstā mēs iepazīstināsim ar dažām praktiskām stratēģijām un rīkiem, lai cīnītos pret e-pasta pārslodzi.

Kas ir e-pasta pārslodze un kā tā ietekmē jūsu produktivitāti?

E-pasta pārslodze ir nespēja sekot līdzi saņemto vai nosūtīto e-pasta ziņojumu skaitam. Tas notiek, ja jūsu iesūtnē ir vairāk ziņojumu, nekā jūs varat saprātīgi apstrādāt.

Tātad, kādas ir pazīmes, ka jūs cīnāties ar e-pasta pārslodzi?

• Jums liekas, ka pastāvīgi atpaliek no sava e-pasta un, šķiet, nekad nevarat panākt.
• Katru reizi, pārbaudot savu e-pastu, jūs esat saspringts, jo jums ir jārisina daudz ziņojumu.
• Jūs saņemat pārāk daudz papildu e-pasta ziņojumu, jo jums ir grūti sekot līdzi saviem ziņojumiem.
instagram viewer
• Jums ir spēcīga vēlme pastāvīgi pārbaudīt savu e-pastu, pat ja esat aizņemts ar citiem uzdevumiem vai pat tad, kad mēģināt atpūsties mājās.

Jūs neesat viens, ja rodas daži no šiem simptomiem. E-pasta pārslodze ir izplatīta problēma, ar ko saskaras daudzi cilvēki, bet kā mēs to nonācām? Ir daudz iemeslu, kāpēc e-pasta pārslodze ir kļuvusi tik satraucoša, jo īpaši e-pasta plašā pieņemšana kā galvenais iekšējā komunikācija darba vietā.

Tas ir pasliktinājies, paplašinoties attālinātajam darbaspēkam, jo ​​personiskā mijiedarbība ir kļuvusi par e-pasta saziņu. Visbeidzot, reāllaika un vienmēr ieslēgtā darba kultūra nozīmē, ka cilvēkiem vienmēr jābūt pieejamiem, lai atbildētu uz e-pastiem, pat ārpus darba laika.

Visi šie faktori ir radījuši situāciju, kad cilvēki arvien vairāk laika pavada e-pastā, izraisot vairākas negatīvas sekas, tostarp:

• Paaugstināts stresa līmenis
• Grūtības noturēt uzmanību
• Grūtības ievērot termiņus
• Paaugstināta pārņemšanas sajūta
• Samazināts produktivitāte konteksta maiņas dēļ.

Šīs sekas attiecas ne tikai uz indivīdiem, jo ​​​​tās var ietekmēt komandu vai uzņēmumu. Tātad, kā cīnīties ar e-pasta pārslodzi un atgūt kontroli pār savu laiku un produktivitāti?

Labākie padomi e-pasta pārslodzes novēršanai

1. Pakešu e-pasta darbība

Uzdevumu komplektēšana ir efektīvs produktivitātes paņēmiens kas ietver līdzīgu uzdevumu grupēšanu kopā un to izpildi noteiktajā laikā. Varat izmantot šo pieeju e-pastam, sagrupējot visas ar e-pastu saistītās darbības noteiktos laika posmos.

Tā kā e-pastu lasīšana vai atbildēšana uz tiem ne vienmēr ir garīgi prasīgs uzdevums, varat iestatīt laiku ārpus darba laika, lai to izdarītu, piemēram, agri no rīta vai vēlā pēcpusdienā, atkarībā no jūsu hronotipa. Šī stratēģija var palīdzēt jums izvairīties no kārdinājuma pastāvīgi pārbaudīt savu e-pastu un iekļūt e-pasta virpulī.

Tu vari izmantot laika grupēšanas lietotnes patīk Google kalendārs lai bloķētu laiku ar e-pastu saistītām darbībām. Varat arī pielāgot savus e-pasta paziņojumus, lai tie tiktu parādīti tikai jūsu e-pasta darbības laika intervālos.

2. Atteikties no nevajadzīgiem e-pastiem

Visi šie nepatīkamie biļeteni un reklāmas e-pasta ziņojumi, kurus abonējāt pirms gadiem, bet nekad neesat lasījuši, var būt nozīmīgs e-pasta pārslodzes avots. Atceļot šo e-pasta ziņojumu abonēšanu, jūsu iesūtne var tikt pārblīvēta.

Ir daudz veidu, kā anulēt e-pasta abonēšanu, taču visizplatītākais ir e-pasta apakšā atrast saiti “atrakstīties”. Tomēr, ja esat abonējis simtiem e-pasta ziņojumu, abonēšanas atcelšana pa vienam var būt biedējošs uzdevums. Ja tas tā ir, to ir daudz rīkus, kas var palīdzēt sakārtot e-pasta ziņojumus, ieskaitot Unroll.me, kas ļauj masveidā anulēt e-pastu abonēšanu tikai ar dažiem klikšķiem.

Visbeidzot, varat arī izveidot atsevišķu e-pasta kontu reklāmas ziņojumiem, lai atbrīvotu savu primāro iesūtni. Tādā veidā jūs ierobežojat piekļuvi savai primārajai/darba e-pasta adresei tikai svarīgiem ziņojumiem.

3. Iestatiet e-pasta filtrus

Filtri efektīvi pārvalda jūsu e-pastu, automātiski kārtojot ziņojumus noteiktās mapēs, pamatojoties uz noteiktiem kritērijiem. Piemēram, varat iestatīt filtru, lai automātiski dzēstu e-pasta ziņojumus no konkrēta sūtītāja, pirms tie nonāk jūsu iesūtnē.

Filtri var palīdzēt efektīvāk pārvaldīt e-pastu, veicot tālāk norādītās darbības.

• Palīdz jums saglabāt kārtību.
• Novērst neatbilstošu e-pasta ziņojumu pārblīvēšanu jūsu iesūtnē.
• Ļauj ātri atrast e-pastus, pamatojoties uz noteiktiem kritērijiem.

Varat iestatīt filtrus savā e-pasta klientā; piemēram, jūs varat tos izmantot viedie Gmail filtri vai izmantojiet e-pasta filtrēšanas pakalpojumu, piemēram SaneBox.

Ideālā gadījumā e-pasts nedrīkst būt vienīgais saziņas līdzeklis jūsu darba vietā. Varat izmantot e-pastu noteiktiem mērķiem, piemēram, lai informētu klientu par projektu vai piegādātu liela apjoma saturu.

Daudzos gadījumos varat izmantot citus iekšējās saziņas rīkus, piemēram:

• Atslābums ir darba ziņojumapmaiņas lietotne, kas ļauj sazināties ar kolēģiem un komandām. Varat to izmantot dažādiem mērķiem, piemēram, failu koplietošanai, grupu sarunām un kanālu izveidei konkrētiem projektiem.
• Twist ir asinhronās komunikācijas rīks kas ļauj kolēģiem apmainīties ar ziņojumiem bez spiediena vai negaidot tūlītēju atbildi. Tas ir ideāli piemērots komandām, kuras vēlas pārvarēt pastāvīgus paziņojumu traucējumus un vairāk kontrolēt savu laiku.
• Asana ir projektu pārvaldības rīks, kas ļauj izsekot uzdevumu progresam, koplietot failus un sazināties ar komandas locekļiem. Tas ir lielisks rīks darbam ar projektu vai komandām, kurām nepieciešams sadarboties, veicot uzdevumus.
• Spike ir viss vienā e-pasta risinājums, kas var jums palīdzēt pārvarēt e-pasta pārslodzi un palielināt produktivitāti. Varat izmantot Spike, lai integrētu visus savus esošos e-pasta kontus, sakārtotu iesūtni, sadarbotos ar kolēģiem un veiktu citas darbības.

Atgūstiet kontroli pār savu e-pasta iesūtni, lai palielinātu savu produktivitāti

E-pasta pārslodze var būt galvenais produktivitātes slepkava. Tomēr, izmantojot šajā rakstā izklāstītās stratēģijas un rīkus, jūs varat samazināt jucekli savā iesūtnē un atgūstiet kontroli pār e-pasta saziņu, tādējādi palielinot produktivitāti šajā procesā.

Kā novērst e-pasta ziņojumu nonākšanu surogātpasta sarakstā: 6 padomi

Jūsu e-pasta ziņojumi var regulāri nesasniegt adresātu iesūtnes, ja surogātpasta filtri tos bloķē. Lūk, kā jūs varat to novērst.

Lasiet Tālāk

Par autoru