4 produktivitātes padomi iesūtnes pārbaudei

Mēs visi esam tur bijuši. Jūs koncentrējaties uz veicamo uzdevumu, kad saņemat e-pasta ziņojumu no kolēģa, kas novirza jūsu uzmanību no veicamā uzdevuma. Jūs esat ziņkārīgs, noklikšķinot uz tā, lai redzētu, kā jūs varat palīdzēt, taču tas tiešām nav kaut kas tāds, kam būtu nepieciešama tūlītēja atbilde.

Tomēr jums var rasties jautājums, vai jums vajadzētu atgriezties pie tiem tagad vai mēģināt atgūt savu uzmanību — tas var būt īpaši sarežģīti, ja tas bieži notiek dienas laikā.

Šajā rakstā mēs sniegsim dažus padomus, kas var palīdzēt jums strādāt produktīvi, pārbaudot e-pastus.

1. Ierobežojiet iesūtnes pārbaudes reižu skaitu katru dienu

Ja katru reizi, kad saņemat e-pasta ziņojumu, noklikšķināt uz iesūtni vai arī to plānojat, jūs pastāvīgi pārtraucat savu uzmanību. Varat arī apsvērt laiku, kas nepieciešams, lai pēc pārtraukuma atgrieztos darbā, it īpaši, ja uz katru e-pasta ziņojumu atbildat uzreiz.

Lai gan jūs varētu justies aizņemts, šis turp un atpakaļ var nebūt visproduktīvākais darba veids. Jūs vēlaties pārbaudīt savu iesūtni ar nolūku iztukšot e-pasta ziņojumu sarakstu.

Ja vien jūsu darbs patiešām neprasa tūlītēju atbildi uz visiem e-pastiem, mēģiniet ierobežot iesūtnes ikdienas pārbaudīšanas reižu skaitu. Ieteicams pārbaudīt savus e-pasta ziņojumus un noteikt to prioritātes divas līdz trīs reizes dienā — vienreiz, kad dodaties uz darbu, vienreiz pēc pusdienu pārtraukuma un varbūt stundu pirms dienas beigām.

Tomēr vislabāk ir izstrādāt rutīnu, kas atbilst jūsu grafikam un tiem, ar kuriem strādājat. Lai gan jūs varat sniegt tūlītējas atbildes, tas nenozīmē, ka jums tas vienmēr ir jādara, it īpaši, ja esat koncentrējies uz svarīgu uzdevumu vai termiņu.

Protams, jums būs cilvēki, ar kuriem jums būs jāatgriežas agrāk nekā vēlāk, neatkarīgi no tā, vai tas ir jūsu priekšnieks, klients vai prioritārs kolēģis. Pārbaudot savu iesūtni, atbildi uz tām piešķiriet par prioritāti. Varat arī ieslēgt brīdinājumus par gadījumiem, kad šī persona jums nosūta e-pasta ziņojumus Netraucēt, vai vienkārši pielāgot to, cik reižu jūsu iesūtne pārbauda jaunus e-pastus.

Tas, vai vēlaties pielāgot paziņojumu iestatījumus, lai pilnībā izslēgtu noteiktus e-pasta ziņojumus, ir atkarīgs no jums. Tomēr, lai nepalaistu garām kaut ko ļoti svarīgu, iespējams, vienkārši vēlēsities apskatīt adresātu un paziņojuma tēmas rindiņu un ātri atgriezties ceļā, ja tas var pagaidīt.

2. Neizmantojiet vienu un to pašu e-pastu divas reizes

Vai esat kādreiz atvēris un lasījis vienu un to pašu e-pasta ziņojumu vairākas reizes, lai pirms darbību veikšanas atsvaidzinātos? Tas var būt jūsu laika un uzmanības izšķiešana.

Varat to novērst, veicot darbības katru reizi, kad to atverat. Izlemiet, vai tam ir nepieciešama atbilde, varat to reģistrēt vai arhivēt, vai arī tas ir nevēlams vai kaut kas, ko varat vienkārši izdzēst.

Ja izlemjat uz to atbildēt, tas nenozīmē, ka tam ir jānotiek nekavējoties, taču pievienojiet karodziņu vai atgādinājumu, lai jūs zinātu, ka tas ir jādara nākamreiz, kad izskatīsit savus e-pasta ziņojumus.

Jūsu iesūtnē var būt arī e-pasta atgādinājumu funkcija. Piemēram, Spark ļauj atlikt ziņojumus uz noteiktu laiku, un tas jums par tiem atgādinās noteiktā datumā un laikā. Tas arī ļauj iestatīt atgādinājumu, lai sekotu līdzi nosūtītajam e-pastam, ja vēl neesat saņēmis atbildi no adresāta.

Jebkas jūsu iesūtnē, kam nav nepieciešama atbilde, fails, nevēlams saturs vai tūlītēja atkritumu izmešana — vairums e-pasta pakalpojumu sniedzēju to padara ļoti vienkāršu, tāpēc vislabāk ir to izdarīt un pabeigt.

Tas palīdz arī izdomāt dažus noteikumus, pamatojoties uz saņemto e-pasta ziņojumu skaitu. Piemēram, kam ir prioritāte un jūsu atbildes laiks. Arī citi pie tā pieradīs un sapratīs, ka jūs viņiem sniegsiet lielisku atsaucību, tikai ne uzreiz.

Ja atrodat e-pasta ziņojumu, kuru esat atlikuši, izmantojiet ēst vardes metodi lai to paveiktu.

3. Atteikties no bezjēdzīgo biļetenu un mārketinga e-pasta abonēšanas

Visticamāk, dienas laikā saņemsit pietiekami daudz paziņojumu bez papildu trokšņa, ko rada informatīvie izdevumi un mārketinga e-pasta ziņojumi. Ir viegli ļaut tai slīdēt un ļaut tiem uzkrāties jūsu iesūtnē, jo esat aizņemts.

Tomēr to izsijāšana ir vēl viens uzdevums, kas atņems jūsu uzmanību un produktivitāti. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad sūtītājs ir uzrakstījis e-pastu pietiekami labi, lai jūs varētu to noklikšķināt un izlasīt, īsti nezinot, kāpēc jūs to darāt.

Ja vien tas nav kaut kas tāds, ar ko jūs patiešām gatavojaties rīkoties, piemēram, lasīt satura veidotāja saturu vai izmantot uzņēmuma pārdošanas priekšrocības, anulējiet abonementu. Ietaupiet laiku un enerģiju, ko veltījāt šiem e-pastiem, un ievietojiet tos kaut kam jēgpilnākam vai relaksējošākam.

Ja jums ir informatīvie izdevumi un mārketinga e-pasta ziņojumi, kurus vēlaties lasīt, varat izmēģināt e-pasta pakalpojumu sniedzēju, piemēram, Spark, kas piedāvā Smart Inbox.

Funkcija Smart Inbox atdala biļetenus un ziņas no pakalpojumiem no personīgajiem e-pastiem. Tas arī izslēdz paziņojumus no svešiniekiem un automātiskās ziņas.

4. Bloķēt nevēlamos e-pastus — adreses un domēnus

Ja runa ir par nevēlamā pasta filtrēšanu, daži e-pasta pakalpojumu sniedzēji veic labāku darbu nekā citi. Pat tāda populāra izvēle kā programma Outlook nav ideāla, ļaujot tikt cauri nevēlamam pastam.

Tomēr, ja kāds jums sūta surogātpastu, varat bloķēt viņa e-pasta adresi. Varat arī bloķēt visu domēnu, ja konstatējat, ka saņemat e-pasta ziņojumus no dažādiem lietotājvārdiem, bet no vienas tīmekļa adreses.

Ja izmantojat programmu Outlook, šo līdzekli varat atrast vietnē Mēstules, surogātpasts sadaļā Pasts cilnē Iestatījumi un Skatīt visus Outlook iestatījumus. Gmail ir vēl viens pakalpojumu sniedzējs, kas to ļauj viegli bloķēt e-pasta adreses un uzņēmumiem.

Ja izmantojat citu e-pasta pakalpojumu sniedzēju, pārbaudiet šo funkciju, veicot meklēšanu bloķēt e-pasta domēnu un izmantotā pakalpojumu sniedzēja nosaukums.

Ņemiet vērā, ka surogātpasta e-pastā labāk nav noklikšķināt uz anulēt abonementu, jo tas var novirzīt jūs uz īsu vietni, kas meklē jūsu personas informāciju. Patiesībā izvairieties no mijiedarbības ar viņiem, ja vien neatzīmējat to kā surogātpastu vai neizdzēšat tos.

Palieliniet savu produktivitāti, ierobežojot e-pastu

E-pasts ir noderīgs saziņas līdzeklis. Tomēr tas var arī novērst uzmanību, ja mēs nepievēršam īpašu uzmanību.

Ja atklājat, ka iesūtnē pavadāt daudz laika, kāpēc gan neizmēģināt vienu vai vairākus no šiem padomiem, lai noskaidrotu, vai tas palīdz?

Kā kontrolēt savu e-pasta iesūtni un strādāt produktīvi

Pastāvīga e-pasta pārbaude var aizņemt daudz laika. Šie padomi palīdzēs jums kontrolēt iesūtni un paveikt vairāk.

Lasiet Tālāk

Par autoru