Kā izmantot laika bloķēšanu, lai ierobežotu traucējošos e-pastus un ziņojumus

Efektīva komunikācija ir svarīga darba vietā, taču dažreiz tā var novērst uzmanību, kad jūs mēģināt koncentrēties. Ir viegli domāt, ka mums ir jāsniedz tūlītēja atbilde uz katru e-pastu vai ziņojumu, kas dažkārt pārvēršas pilnā sarunā, kurai jums patiešām nav laika.

Šajā rakstā mēs izskaidrosim, kā laikus bloķēt saziņu, lai palīdzētu jums koncentrēties uz veicamo uzdevumu.

1. Laiks bloķē jūsu iesūtni

Ja pastāvīgi noklikšķināsit uz iesūtni katru reizi, kad saņemat e-pasta ziņojumu, jūs nepanāksit daudz. Jūs ne tikai veltāt laiku, lai izlasītu e-pastu un, iespējams, atbildētu uz to, bet arī jums ir nepieciešams laiks, lai pārorientētos.

Iespējams, vēlēsities mēģināt bloķēt laiku.

Iesūtnes laika bloķēšanas ideja ir pārbaudīt savus e-pastus tikai noteiktā laika posmā visas dienas garumā. Tādā veidā jūs varat koncentrēties uz veicamo uzdevumu ilgāku laiku ar minimāliem pārtraukumiem.

Lai gan, iespējams, vēlēsities paskatīties uz paziņojuma sūtītāju un tēmas rindiņu, lai nepalaistu garām neko svarīgu, jūs neveicat nekādas darbības un nekavējoties pārlecat uz iesūtni. Jūsu prāts paliek pie veicamā uzdevuma, jo zināt, ka vēlāk nonāksit pie e-pasta — ja vien tas, protams, nav steidzams un jums tam jāpievērš uzmanība.

Kad jūs pierodat pie rutīnas neatvērt un nekavējoties atbildēt, arī jūsu klienti vai kolēģi pieradīs pie tā. Patiesībā jūs pat varat sniegt labākas atbildes, jo jūsu uzmanība būs vērsta uz saziņu un nesteidzoties atgriezties pie lietas, pie kuras strādājat.

Ieteicams katru iesūtnes apmeklējumu sākt, vispirms pārbaudot vecākos ziņojumus. Visu, kas ir miskaste vai nevēlama, nekavējoties rīkojieties ar to. Ja atbilde nav nepieciešama, pierakstiet visus darbības vienumus un iesniedziet to.

Ja sūtītājam ir nepieciešama tikai ātra atbilde, jūs varat arī atbildēt uz to, kamēr atrodaties, bet, ja viņam ir nepieciešama atbilde, kas prasīs ilgāku laiku, nekā esat atlicis, atzīmējiet e-pasta ziņojumu vai izveidojiet atgādinājumu, lai atgrieztos pie tā vēlāk. Mērķis, kas jāpatur prātā, ir iesūtnē nedrīkst būt nelasītu ziņojumu un izvairieties no vienas un tās pašas e-pasta darbības divreiz.

Bloķējot savu iesūtni, ir jāņem vērā arī laiks un biežums. Katrai personai tas atšķirsies atkarībā no viņu e-pasta ziņojumu skaita, lomas un grafika.

2. Laiks bloķē jūsu izsūtni

E-pasta ziņojumiem, uz kuriem ir jāatbild ilgāk, vai tiem, kas jānosūta pašam, bloķējiet laiku, lai to izdarītu, nevis tērējiet lielu daļu sava produktīvā laika izsūtnē. Tas prasa mazliet prakses, bet, ja jūs esat precīzi savos e-pastos, jūs pavadīsit mazāk laika arī to rakstīšanai.

Sāciet katru izsūtnes sesiju, izskatot svarīgākos ziņojumus, un, kad laiks ir pagājis, koncentrējieties uz citiem saviem uzdevumiem. Tas, ka varat kādam atbildēt uzreiz, nenozīmē, ka tas vienmēr ir jādara. Protams, ir izņēmumi, taču, pārtraukšana, lai atbildētu uz ziņojumiem, kas nav steidzami, palielinās.

Ir arī jāapsver, vai ziņojumam pat ir nepieciešama atbilde. Ir viegli justies pienākumam atbildēt, taču, ja sūtītājs jums neko nelūdz vai neprasa jūsu ieguldījumu, vienkāršs paldies var palīdzēt atkarībā no tā, kurš to sūtījis.

Tas, vai jūs atbildat uz katru saņemto e-pasta ziņojumu, ir atkarīgs no darba vietas etiķetes un jūsu attiecībām ar sūtītāju. Daži cilvēki labprātāk nesaņemtu atbildi, nevis atvērtu divu vārdu pateicības ziņojumu, citi var novērtēt šo piezīmi.

3. Jūsu ziņojumu noildze

Ziņojumu lasīšana un atbildēšana neaizņem gandrīz tikpat daudz laika kā e-pasta ziņojumi, jo īpaši tāpēc, ka ir pieņemamāk atbildēt ar vienu vārdu vai stratēģisku emocijzīmi vai pat gif. Tomēr tie summējas.

Kurjera ievietošana grafikā var palīdzēt ierobežot pārtraukumus. Jūsu ziņojumu bloķēšanas laiks nedaudz atšķiras no jūsu e-pasta ziņojumiem, jo ​​uz tiem nav nepieciešams ilgs laiks, lai atbildētu. Tā vietā, iespējams, vēlēsities bloķēt laiku, lai koncentrētos uz saviem uzdevumiem, un ļaut ienākošajiem ziņojumiem gaidīt, līdz sesija ir beigusies.

Ja izmantojat Slack, varat parādīt, ka esat koncentrējies izmantojot Slack statusu nevis atlikt, ja joprojām vēlaties sekot līdzi paziņojumiem. Tomēr, ja tomēr izmantojat atlikšanu, cilvēki jebkurā gadījumā var nosūtīt ziņojumu, paziņojot, ka tas ir steidzami.

Ja sūtāt ziņapmaiņu savam kolēģim un konstatējat, ka saruna ievelkas, iespējams, vēlēsities uzaicināt savu kolēģi piezvanīt jums, lai noskaidrotu, jo runāšana pa tālruni var būt ātrāka.

4. Robežu noteikšana elektroniskajiem sakariem

Pirmkārt un galvenokārt, tas nav ikviena iecienītākais atgādinājums, taču jūs pamanīsit, ka produktivitāti, ja pārbaudāt savus personīgos ziņojumus, līdz paņemat pārtraukumu vai kādu laiku dīkstāves laiks.

Gan Apple, gan Android tālruņiem ir ļoti pielāgojami fokusa iestatījumi, kas var jums palīdzēt šajā jautājumā, ļaujot apklusināt noteiktas lietotnes, kad ieslēdzat režīmu Netraucēt. Tādā veidā varat apklusināt lietotnes un īsziņas, kas, iespējams, traucēs jūsu uzmanību, taču turpināt zvanus, ja kādam ir nepieciešams ar jums sazināties.

Līdzīgus iestatījumus varat atrast arī savā datorā. Piemēram, Paziņojumi panelis operētājsistēmā iOS Sistēmas preferences ļauj ieplānot netraucēt un ieslēgt un izslēgt programmas.

Protams, dažiem cilvēkiem un situācijām būs nepieciešama tūlītēja jūsu uzmanība, taču noteiktas lietas var pagaidīt, līdz jūsu produktivitātes sesija būs gatava, lai tās risinātu. Tas atšķirsies no cilvēka uz cilvēku, taču mēģiniet izdomāt savus noteikumus par to, kam un ko jūs atļausit pārtraukt jūsu uzmanību.

Ierobežojiet traucējošos faktorus

Ņemot vērā dienā saņemto e-pasta ziņojumu un paziņojumu skaitu, ir viegli novērst uzmanību, mēģinot koncentrēties. Ja uzskatāt, ka tas ir bieži, sniedziet vienu vai vairākus no šiem padomiem, lai noskaidrotu, kas jums ir piemērots.

4 labākie padomi, kā samazināt e-pasta pārslodzi

Lasiet Tālāk

Par autoru