Kā efektīvāk izmantot savas darba vietas ziņojumapmaiņas lietotnes

Ziņapmaiņas lietojumprogrammas neapšaubāmi ir mainījušas to, kā mēs sazināmies darba vietā, jo īpaši darba laikā mūsu pāreja uz attālo darbu un prom no e-pasta, kas ir bijis de facto saziņas rīks garš.

Neskatoties uz daudzajām produktivitāti paaugstinošām funkcijām, ko piedāvā daudzas no šīm lietotnēm, mēs varam arī apgalvot, ka tās mēdz rīkoties pretēji.

Vai ziņojumapmaiņas lietotnes samazina jūsu produktivitāti? Vai varbūt tieši tā jūs tos izmantojat? Nirsim dziļāk.

5 dažādi veidi, kā darba vietas ziņojumapmaiņas lietotnes var ierobežot jūsu produktivitāti

1. Informācijas pārslodze

It kā e-pasta pārslodze nebija pietiekami liela problēma, tagad jums ir jācīnās ar pastāvīgo ziņojumu plūsmu savās tērzēšanas lietotnēs, kuras lielākoties ir kļuvušas par jaunajām iesūtnēm. Tāpat kā visi nevēlamie e-pasta ziņojumi jūsu iesūtnē, ne katrs ziņojums jūsu tērzēšanas lietotnēs ir jūsu uzmanības vērts.

Visticamāk, jūs esat nokļuvis Slack kanālā, kurā jums nebija jābūt, vai kurā ir pārāk daudz cilvēku. dalībnieki, vai arī jums ir kolēģi, kas apspriež jaunākās slavenību tenkas kanālā, kas paredzēts ar darbu jautājumiem.

Rezultāts ir informācijas pārslodze, kas var būt tikpat novājinoša kā pārpildīta e-pasta iesūtne, izraisot lēmumu pieņemšanas nogurumu, stresu un galu galā samazinātu produktivitāti.

2. Svarīga informācija pazūd

Viena no informācijas pārslodzes blakusparādībām ir tāda, ka daļa svarīgas informācijas tiek pazaudēta jaukšanas laikā. Ja neizdodas pieņemt pareizos procesus, ar darbu saistītā informācija var ātri tikt aprakta zem ūdens dzesētāja sarunu vai diskusiju kaudzes.

Lielāko daļu savas darba dienas jūs pavadāt, sijājot ziņojumu jūru no viena kanāla vai saziņas lietotnes uz otru, cerot atrast nepieciešamo informāciju. Tas var būt bezjēdzības vingrinājums un milzīgs darba vietas laika tērētājs.

3. Pārāk daudz saziņas lietotņu

Kādu iekšējās komunikācijas rīku jūs izmantojat, lai sazinātos ar attāliem kolēģiem? Microsoft Teams? Atslābums? E-pasts? WhatsApp?

Varbūt visu iepriekš minēto sajaukums?

Meklējot jaunāko un ar funkcijām bagātāko darba vietas ziņojumapmaiņas lietotni, iespējams, esat instalējis pārāk daudz no tām, kas var ātri pārvērsties par ražīguma murgu.

Ja visu dienu nepārtraukti pārlecat no vienas lietotnes uz otru, jūs tērējat laiku un sadrumstalojat savu uzmanību, tādējādi apgrūtinot koncentrēšanos uz jebkuru uzdevumu.

Tas nozīmē, ka jūs varētu vēlēties atrast veidus, kā izvairieties no saziņas un sadarbības lietotņu pārmērīgas izmantošanas savā darba vietā.

4. Jūs esat vienmēr ieslēgts

Pastāvīga savienojamība un cerības būt vienmēr pieejamas, lai atbildētu uz ziņojumiem, ir kļuvušas par normu mūsdienu darbavietā. Tomēr šī kultūra, kas vienmēr ir "ieslēgta" un strādā ārpus tradicionālā darba laika ierobežojumiem, var izraisīt vairākas nevēlamas sekas.

Pirmkārt, strādāt ilgākas stundas ne vienmēr nozīmē būt produktīvākam. Patiesībā tam bieži ir pretējs efekts. Ja jums šķiet, ka strādājat ilgi naktī vai nedēļas nogalēs, jūs, iespējams, ātri izdegsit, kā rezultātā samazināsies darba kvalitāte un veiktspēja.

Bet tas attiecas ne tikai uz jūsu profesionālo dzīvi, jo arī jūsu personīgā dzīve var ātri sākt ciest. Ir maz laika atpūtai un atjaunošanai, kad jūs vienmēr esat "ieslēgts", izraisot garīgās un fiziskās veselības problēmas.

5. Nebeidzami paziņojumi

Cenšoties vairāk sazināties, cerot palielināt savu produktivitāti, iespējams, netīšām esat reģistrējies nebeidzamai paziņojumu straumei no savām tērzēšanas lietotnēm. No pirmā acu uzmetiena šie mazie sarkanie uznirstošie logi un skaņas var šķist nekaitīgi, taču tie ātri var kļūt par milzīgu traucēkli, kas nejauši noved konteksta maiņu un samazinātu produktivitāti.

Dažreiz var pietikt, ja redzat tikai šos sarkanos uznirstošos logus (pat ja nelasāt ziņojumus), lai jūs zaudētu uzmanību un tiktu traucēta plūsma.

Tātad, ko jūs varat darīt, lai izvairītos no šiem produktivitātes slazdiem?

Labākās stratēģijas produktīvas komunikācijas sasniegšanai darba vietā

1. Izmantojiet asinhrono komunikāciju

Pārāk liela uzsvara likšana uz tūlītējām atbildēm un saziņu reāllaikā, īpaši, ja komandas locekļi strādā dažādās laika zonās, var nodarīt vairāk ļauna nekā laba.

Tā vietā, lai gaidītu (vai vēl ļaunāk, pieprasītu) tūlītējas atbildes, apskaujieties asinhronā komunikācija. Šis saziņas stils ļauj atbildēt uz ziņojumiem savā laikā, samazinot pārtraukumus un dodot iespēju koncentrēties uz svarīgākiem uzdevumiem.

Kad atrodat jaunu, ne vienmēr savam arsenālam ir jāpievieno cita saziņas lietotne. Ikvienam jūsu komandas loceklim ir nepieciešams laiks, lai pierastu pie jauna rīka, tāpēc bieži vien ir labāk vienkārši pieturēties pie tā, kas jums ir, it īpaši, ja tas jau piedāvā jums nepieciešamās funkcijas.

Tā vietā, lai reģistrētos citai lietotnei, veltiet laiku, lai novērtētu esošos rīkus, lai noskaidrotu, vai varat tos integrēt ar citām lietotnēm, kuras izmantojat, lai pilnveidotu savu darbplūsmu. Tādā veidā jums nebūs tik bieži jāmaina lietotnes, un jūs varat izvairīties no saistītajiem produktivitātes zudumiem.

3. Izveidojiet iekšējo Wiki

An iekšējais wiki ir jūsu komandas zināšanu un informācijas centrālā krātuve. Tas ir lielisks veids, kā saglabāt visu svarīgo informāciju sakārtotu un pieejamu vienuviet.

Wiki var palīdzēt samazināt vajadzību pēc pastāvīgas saziņas, ļaujot komandas locekļiem viegli atrast atbildes uz saviem jautājumiem. Varat arī izmantot savu iekšējo wiki, lai izveidotu saziņas rokasgrāmatu ar savu komandu, lai dokumentētu paraugpraksi un uzņēmuma mēroga vadlīnijas.

Tas var ietvert jebko, sākot no tā, kā un kad izmantot konkrētus rīkus, līdz definēšanai, ko uzskatāt par “steidzamu” saziņu, un ideālo reakcijas laiku.

Saziņas un sadarbības rīku izmantošanas veids var būtiski ietekmēt jūsu produktivitāti. Ja jūs pastāvīgi traucē paziņojumi, mēģiniet pielāgot iestatījumus, lai mazinātu traucējošos faktorus.

Piemēram, varat atspējot paziņojumus konkrētiem kanāliem vai sarunām, iestatīt režīmu Netraucēt vai pat pilnībā atlikt paziņojumus ieplānotajā fokusa laikā. Pielāgojot savus rīkus atbilstoši savām vajadzībām, varat atgūt kontroli pār savu produktivitāti.

Turklāt, ja izmantojat Slack, varat pievienot @Must-Read paplašinājums savā darbvietā, lai nodrošinātu, ka steidzami ziņojumi vienmēr tiek redzēti. Šī Slack lietotne ļauj atzīmēt konkrētus ziņojumus kā obligātus ziņojumus, un komandas locekļi saņems visus kritiskos ziņojumus vienā partijā, lai netērētu laiku, ritinot tērzēšanas vēsturi.

Izmantojiet savas ziņojumapmaiņas lietotnes pareizajā veidā, lai palielinātu produktivitāti

Lai gan tērzēšanas lietotnes var būt lielisks veids, kā palielināt produktivitāti, tās var arī ievērojami novērst uzmanību, ja tās netiek izmantotas pareizi. Mēs varam secināt, ka tas galvenokārt ir atkarīgs no tā, kā jūs izmantojat šos rīkus.

Ievērojot iepriekš minētās stratēģijas, jūs varat atgūt kontroli pār savu produktivitāti un izvairīties no šīm produktivitātes nepilnībām.

Kā pārvarēt sadarbības pārslodzi savā darba vietā

Lasiet Tālāk

Par autoru