8 izplatītas komunikācijas kļūdas, no kurām jāizvairās virtuālajās komandās (un ko darīt tā vietā)

Pēc tam, kad esat mainījis organizācijas darbības veidu, ir ļoti svarīgi veltīt laiku labas komunikācijas kultūras veicināšanai savā virtuālajā darbvietā. Tas ir tāpēc, ka veids, kādā jūs sazinājāties ar kolēģiem tradicionālā biroja vidē, ne vienmēr nozīmē virtuālo pasauli.

Tāpēc komunikācijas rokasgrāmatas pārrakstīšana ir panākumu atslēga virtuālajā komandā, un viens no veidiem, kā to panākt, ir zināt, ko nedrīkst darīt.

1. E-pasta kā galvenā saziņas veida izmantošana

Lai gan e-pastam joprojām ir sava nozīme mūsdienu attālajā darba vietā, tam nevajadzētu būt jūsu galvenajam saziņas veidam. Jūs varat ātri zaudēt izsekot ziņojumiem, kad tie ir aprakti jūsu iesūtnē, tādējādi samazinot produktivitāti.

Jūs joprojām varat izmantot e-pastu, lai sazinātos ar klientiem un atlasītu potenciālos klientus. Tomēr ir arī citi praktiski saziņas līdzekļi kas ir labāk piemēroti ziņojumapmaiņai un sadarbībai ar attāliem kolēģiem.

Tūlītējās ziņojumapmaiņas rīki, piemēram, Atslābums ir piemērotas ātrām turp un atpakaļ sarunām un kanālu izveidei konkrētām tēmām vai projektiem. Varat arī izmantot tādas ziņojumapmaiņas lietotnes kā

Twist lai sazinātos asinhroni, savukārt projektu vadības rīki, piemēram, Trello vai Asana ļauj izveidot, piešķirt un izsekot uzdevumus.

2. Nespēja plānot laika joslu atšķirības

Tradicionālā biroja vidē cilvēki parasti strādā vienā telpā un tajā pašā darba laikā. Tomēr, ja jums ir virtuālās komandas locekļi dažādās laika zonās, lietas var kļūt sarežģītākas, ja vien jūs to neplānojat.

Lai ieplānotu sanāksmes, jums ir jāapzinās laika atšķirības un jāatrod stundas, kas pārklājas. Tomēr, lai to panāktu, nav jāiegaumē kolēģu laika joslas vai atrašanās vietas. Varat izmantot tādus laika joslu pārveidotājus kā Timezone.io vai koplietotas kalendāra lietotnes, piemēram Calendly lai palīdzētu plānot un pārvaldīt tikšanās laikus. Tas ļauj bloķēt laiku, kas ir ērts ikvienam.

3. Pārāk paļaušanās uz saziņu tikai ar tekstu

Tikai teksta saziņā nav neverbālu norāžu, piemēram, ķermeņa valodas, acu kontakta un sejas izteiksmes, kas var viegli izraisīt nepareizas interpretācijas un konfliktus. Virtuālā vidē ir svarīgi izmantot dažādus saziņas līdzekļus, lai saprastu savu viedokli, tostarp videokonferenču rīkus, piemēram Google Meet vai Zoom.

Ņemot vērā to, ka jūs, iespējams, nevarēsit satikties fiziski, šie rīki piedāvā nākamo labāko, ļaujot jums redzēt un dzirdēt savus kolēģus. Videozvani ne tikai veido personiskākus savienojumus, bet arī labāk izskaidro sarežģītus uzdevumus.

Tomēr jūs ne vienmēr varat sākt videozvanu, it īpaši, strādājot ar cilvēkiem citās laika zonās. Tādā gadījumā varat izmantot asinhrono video rīku, piemēram, Voodle lai ierakstītu un nosūtītu video ziņas.

4. Gaidām, ka ikviens būs pieejams visu laiku

Visu pieejamo saziņas rīku un attālinātā darba politikas pieņemšanas rezultātā robežas starp darbu un personīgo dzīvi kļūst arvien neskaidrākas. Tas ir izraisījis “vienmēr ieslēgtā” darba kultūra: nereālas cerības, ka cilvēkiem vienmēr jābūt pieejamiem, lai atbildētu uz ar darbu saistītiem ziņojumiem vai atbildētu uz darba prasībām.

Lai no tā izvairītos, jums ir jānosaka dažas robežas. Tas iekļauj izveidot pielāgotu attālinātā darba grafiku, iestatot savu pieejamību darba vietas saziņas rīkos un izslēdzot paziņojumus par ziņojumiem, kas nav steidzami ārpus darba laika.

5. Neņemot vērā kultūras/reliģijas atšķirības

Tā kā attālinātais darbs ļauj piesaistīt talantus no dažādām pasaules vietām, tas ir nepieciešams jāapzinās kultūras un reliģiskās atšķirības, kas var negatīvi ietekmēt komunikāciju un komandu dinamika.

Piemēram, cilvēki no atšķirīgām kultūrām un reliģijām var svinēt noteiktas brīvdienas, un šajā laikā viņi var nebūt pieejami darbam vai viņiem ir atšķirīgs darba laiks. Tātad, iespējams, jums vajadzēs izsekot šīm dienām un attiecīgi pielāgot termiņus vai saziņas plānus.

6. Neveidot telpu ikdienišķām sarunām

Strādājot no mājām, var būt viegli neievērot vajadzību pēc sociālās mijiedarbības starp kolēģiem. tomēr attālināta darba vientulība ir nopietna problēma, kas var samazināt produktivitāti un apmierinātību ar darbu.

Lai cīnītos pret to, jums ir jāatrod veidi, kā veicināt ikdienišķas sarunas. To var panākt, izveidojot virtuālas ūdens dzesētāja iespējas. Piemēram, izveidojot atsevišķu grupu ikdienišķām sarunām savā darba vietas tērzēšanas rīkā. Šeit jūs runājat par tēmām, kas nav saistītas ar darbu, piemēram, nedēļas nogales plāniem, iecienītākajām izrādēm vai vaļaspriekiem.

Ar tiem varat vēl vairāk palielināt iesaistīšanos savā komandā idejas kafijas pauzēm.

7. Pārāk daudz sanāksmju

Lai gan ir svarīgi regulāri reģistrēties savā komandā, jūs nevēlaties pārspīlēt ar sanāksmēm. Realitāte ir tāda, ka dažas sanāksmes nav jūsu laika vērtas, un tās var pat kaitēt jūsu produktivitātei.

Tāpēc, pirms plānojat vēl vienu tikšanos, pajautājiet sev, vai tā patiešām ir nepieciešama un vai nav citu veidu, kā paziņot savu ziņojumu. Kad izvēlaties sapulci, mēģiniet nodrošināt, lai tā būtu pēc iespējas produktīvāka, izveidojot darba kārtību un daloties tajā pirms laika, saglabājot to īsu un piedaloties tikai nepieciešamajiem cilvēkiem.

Turklāt uzdodiet kādam pareizi dokumentēt sapulces protokolus un saglabāt tos centrālā vietā, kur ikviens var tiem piekļūt. Tas palīdzēs samazināt vajadzību pēc nākamajām sanāksmēm, lai apspriestu iepriekšējās sesijās notikušo.

8. Neatzīt pagrieziena punktus un svinēt panākumus

Jūsu komandas panākumu atzīšana un svinēšana ir būtiska, lai uzlabotu morāli un iesaistīšanos. Darbs no mājām nav iemesls ignorēt šo svarīgo komandas veidošanas darbību.

Varat paļauties uz tādiem darbinieku atpazīšanas rīkiem kā Labi lai atzīmētu savas komandas panākumus un novērtētu individuālos sasniegumus. Varat arī integrēt to savā Slack darbvietā, lai komandas locekļi varētu vieglāk sniegt un saņemt uzslavas.

Izvairieties no šīm kļūdām, lai uzlabotu attālo komandas saziņu

Lai gan attālinātā darba videi ir savi izaicinājumi, tā piedāvā arī daudzas izaugsmes un veiksmes iespējas. Lielākoties mēs joprojām mācāmies, kā vislabāk orientēties šajā jaunajā darba veidā.

Zinot šīs izplatītās nepilnības, varat no tām izvairīties un izveidot veiksmīgu attālā darba vidi jums un jūsu komandai.

5 rīki attālās komandas komunikācijas izaicinājumu pārvarēšanai

Lasiet Tālāk

Par autoru