Kā izteikt izplatītas darba vietas sūdzības profesionālajā e-pastā

Ja esat kādreiz strādājis birojā, jūs zināt, kādas ir problēmas, saskaroties ar daudziem dažādiem cilvēkiem. Izplatīta problēma ir bailes stāties pretī problemātiskajiem kolēģiem un pārtraukt viņu uzvedību, taču jūs varat izteikties profesionāli neatkarīgi no tā, vai esat darbinieks vai vadītājs.

Viena no vienkāršākajām metodēm ir domu ievietošana e-pastā. Mēs aprakstām šo problēmu, izmantojot piemērus par bieži sastopamām sūdzībām darba vietā. Uzziniet konstruktīvākos veidus, kā tos pateikt, un papildu e-pasta trikus, kas var jums palīdzēt.

1. Es joprojām gaidu, kad pabeigsit šo uzdevumu

Ne visi strādā vienādā tempā, taču tā ir problēma, ja viens cilvēks aptur komandas projektu. Ja jūsu uzdevums ir atkarīgs no tā, vai kolēģis ir iesniedzis savu, varat pamudināt viņu rīkoties ar dažiem vārdiem e-pastā.

Šeit ir daži profesionāli veidi, kā vērsties pret šo sūdzību un izteikt to, ko varat pielāgot saviem apstākļiem:

• Mums ir jāuzlabo mūsu darbplūsma, lai mēs neatpaliktu no grafika. Vai (datums un laiks) jums ir piemērots termiņš? Tad es varu ievērot savu termiņu (datums un laiks).
instagram viewer
• Vai jums ir nepieciešama palīdzība ar šo uzdevumu? Mums projekts jāpabeidz laicīgi, tāpēc (kolēģa vārds) ir piedāvājis jums palīdzēt atrisināt visas problēmas.

Mērķis nav apvainot savu kolēģi, bet gan noteikt mērķus un risinājumus, vienlaikus skaidri norādot, ka jūs abi esat daļa no komandas, kas aktīvi interesējas par visu paveikto.

Noteikti savāc tik daudz padomi termiņu ievērošanai un uzdevumu pabeigšanai kā tu vari. Vajadzības gadījumā būs vieglāk sniegt padomus cilvēkiem.

2. Termiņš ir rīt

Šeit ir vēl viena izplatīta sūdzība, kas, iespējams, ir apdegusi. Ja jūsu kolēģis to sagriež pārāk tuvu, neskatoties uz vairākiem atgādinājumiem, varat viņu motivēt e-pastā, nezaudējot savaldību.

Iemesls, kāpēc jūs ar viņiem sazināties, ir steidzams, tāpēc jūsu piedāvātajiem risinājumiem ir jābūt tiešam, kaut vai tikai tāpēc, lai jūsu kolēģis uztvertu lietas nopietni.

Izmēģiniet šīs alternatīvas:

• Projekta termiņš ir rīt, bet vēl ir daži vaļīgi galiņi. Sarīkosim videokonferenci ar komandu šopēcpusdien, lai apspriestu risinājumus.
• Vadība projektu gaida rīt. Ja jūs, visticamāk, neievērosit termiņu, vai varat paskaidrot, kāpēc ziņojumā, ko mēs varam iesniegt kopā ar visu pārējo?

Lai gan e-pasta ziņojumi ir vienkāršāks veids, kā izteikt sarežģītas domas, tie nedod tādu efektu kā problēmu apspriešana klātienē. Tāpēc, mēģinot mainīt kāda sliktos darbplūsmas ieradumus, jūsu e-pastam ir jābūt vienkāršam un gudram, lai piesaistītu viņu uzmanību.

3. Beidziet vilcināties

Tāda pati konstruktīvā pieeja ir vispiemērotākā visām jūsu darba vietas sūdzībām, kas izteikta mierīgā un neitrālā valodā. Galu galā vilcinošs kolēģis var sasprindzināt uzņēmuma darbplūsmu, taču viņš to ne vienmēr dara tāpēc, ka ir slinks.

Skatiet, vai nav pārāk daudz traucēkļu, vai arī viņi nav pārpildīti ar uzdevumiem. Atrodiet problēmu un pielāgojiet savu e-pastu atbilstoši risinājumiem un stimuliem. Smelies iedvesmu no šiem piemēriem:

• Birojs var novērst uzmanību. Ja tas apgrūtina koncentrēties uz savu darbu, pārrunāsim izmaiņas un kādus mērķus varam jums izvirzīt.
• Nedēļas beigās pārskatīsim ikviena izpildītos un atlikušos uzdevumus, lai nākamo nedēļu varētu izmantot produktīvāk.

4. Man nav laika veikt visus šos uzdevumus

Jūsu e-pasta rakstīšanas stratēģijai vajadzētu nedaudz mainīties, mēģinot pasargāt sevi no izdegšanas. Mērķis ir parādīt, ka zināt savus pienākumus, kā noteikt to prioritātes un par ko neesat atbildīgs.

Pieklājīgi nosakiet robežas, savos e-pastos izmantojot šādus izteicienus:

• Es labprāt palīdzētu ar šo uzdevumu. Vai vēlaties pagaidīt, līdz pabeigšu savus pašreizējos uzdevumus? Tie pienākas ātrāk.
• Diemžēl, ja pieņemšu vēl kādus uzdevumus, man vajadzēs virsstundas. Vai jūs varētu to palaist garām (izpilddirektora vārds) un apspriest, kā tas darbotos?

Ja jūsu darba vietā tiek izmantota komandas pārvaldības programmatūra, var būt vieglāk kopīgot visu savu grafiku. Jūs varat arī organizējiet savus uzdevumus Asana, piemēram, lai būtu skaidri redzami svarīgie darbi, tostarp to termiņi un līdzstrādnieki.

5. Es nestrādāju jūsu labā

Dominējošie kolēģi var pārņemt savu uzvedību pārāk tālu, sagaidot, ka jūs lēksit, kad viņi piezvanīs vai pieņems papildu darbus. Šī ir vēl viena situācija, kad ārkārtīgi vajadzīgas robežas.

Pirms nopietnāku pasākumu veikšanas mēģiniet argumentēt ar savu kolēģi, izmantojot labi izstrādātu e-pasta ziņojumu. Tam jābūt pieklājīgam, bet stingram, jo ​​tas nodrošina jūsu vienlīdzīgu stāvokli darba vietā. Šeit ir daži formulējumi, ko izmēģināt:

• Man žēl dzirdēt, ka jūsu darba slodze ir milzīga. Es nevarēšu jums palīdzēt savu pienākumu dēļ, bet, ja jūs sazināties ar savu vadītāju, jūs varētu izstrādāt ilgtspējīgāku plānu.
• Paldies, ka domājāt par mani šajā darbā, taču tas ir labāk piemērots citai nodaļai. Ja viņiem ir laiks, viņi varētu ar jums sadarboties.

6. Pārtrauciet runāt par cilvēkiem

Konkurence darba vietā ir neizbēgama. Diemžēl tas liek kolēģiem censties izcelties, pat ja tas nozīmē iesaistīties sarunās, lai piedāvātu savas domas. Daži cilvēki arī neapzināti pārtrauc un neapzinās, ka tas ir kaitinoši.

Ir diplomātiski veidi, kā mudināt viņus pārtraukt šo uzvedību. Tā kā viņi, iespējams, to dara, lai pievērstu uzmanību, savā e-pastā atsaucieties uz šo viņu pusi, vienlaikus veicinot komandas spēlētāja domāšanu.

Izmēģiniet kaut ko līdzīgu šiem izteicieniem:

• Jūs bieži sniedzat vērtīgas idejas. Jūsu proaktīvā pieeja risinājumu atrašanai tiek atzīmēta. Katrs darbinieks uzņēmumam ir vienlīdz svarīgs, un mums patīk dzirdēt ikviena balsi darba vietā.
• Šim projektam ir nepieciešams komandas darbs, kā arī skaidra komunikācija. Lai nodrošinātu vienmērīgu sadarbību, ikvienam, kas piedalās diskusijā, ir jābūt vienlīdzīgām iespējām runāt.

Ja mēģināt vadīt komandas projektu ar cilvēkiem, kuri mēdz sarunāties savā starpā, varat iestatīt pamatnoteikumus grupas e-pastā. Atrast padomi, kas uzlabo rakstisko saziņu un izmantojiet tos, lai radītu draudzīgu, bet produktīvu vidi.

7. Pārtrauciet man sūtīt īsziņas ārpus darba

Vai darba kolēģis vai priekšnieks ar jums sazinās brīvajā laikā? Šī ir izplatīta problēma, kas parasti ir saistīta ar īsziņu sūtīšanu. Tas ir īpaši neērti, ja neesat tik pazīstams vai viņi vēlas sarunāties, kamēr jums ir nepieciešams atpūsties.

Ja šo cilvēku ignorēšana nedarbojas vai viņi iet pārāk tālu, vislabākais risinājums ir nosūtīt viņiem e-pasta ziņojumu, kurā izskaidrota jūsu nostāja. Ziņojumā ir jāuzsver profesionālo robežu un jo īpaši jūsu brīvā laika nozīme.

Apskatiet šīs iespējas un uzziniet, kā varat tās pielāgot savām vajadzībām:

• Lūdzu, ņemiet vērā, ka personisku lietu dēļ, iespējams, nevarēšu runāt pēc darba laika. Es labprāt pārrunāšu ar darbu saistītas lietas, kad esmu atpakaļ birojā.
• Lai arī cik svarīgs man ir darbs, tas cieš, ja pilnībā neizmantoju savu brīvo laiku. Tāpēc es ceru, ka varat novērtēt manu vajadzību rezervēt ar darbu saistītus sakarus uz darba laiku.

8. Nerunā tā

Kolēģi bieži aizmirst, ka atrodas profesionālā vidē, un var pateikt nepareizu lietu vai iesaistīties nepiemērotās sarunās. Šāda rīcība var ļoti ātri padarīt darbvietu ļoti neērtu.

Jums ir jārisina šādas problēmas, pirms tās izraisa berzi un saasinās. Ja nevarat atvest kolēģus malā, tūlītējs e-pasts var palīdzēt.

Iegūstiet idejas no šādiem izteicieniem:

• Lai gan mēs ļoti augstu vērtējam draudzīgu sadarbību, ir sarunu tēmas, kurām vajadzētu palikt ārpus darba vietas. Lūdzu, palīdziet mums uzturēt mierīgu vidi un izvairīties no diskusijām (sensitīvām tēmām).
• Šodien agrāk notika mijiedarbība, kas darbiniekiem radīja neērtības. Lūdzu, dariet visu iespējamo, lai saglabātu profesionālu attieksmi un veicinātu draudzīgu komandas darbu.

Var būt noderīgi precizēt teikto, lai jūsu kolēģis precīzi zinātu, no kā turpmāk izvairīties. Tāpat apsveriet iespēju izveidot tīmekļa lapu vai dokumentu, kurā sīki aprakstītas nevēlamas tēmas un uzvedība, ko pēc tam varat pievienot vai izveidot saiti savā e-pastā.

Vispārīgi padomi e-pasta ziņojumu rakstīšanai, lai atrisinātu darba vietas problēmas

E-pasti var būt jūsu labākais draugs, kad nepieciešams atrisināt sarežģītas situācijas birojā, nekonfrontējot darbiniekus aci pret aci.

Šeit ir daži papildu padomi, kas jāpatur prātā, kas var padarīt procesu efektīvāku.

• Līdzsvarojiet e-pasta negatīvos aspektus ar pozitīvajiem punktiem, lai veicinātu uzlabojumus.
• Pārliecinieties, ka jūsu formālā valoda neaizsedz to, ko mēģināt pateikt.
• Esiet skaidrs un kodolīgs — tas ir nenovērtējams garu e-pastu rakstīšana.
• Saglabājiet e-pasta ziņojumus failā turpmākai atsaucei, ja situācija neuzlabojas.

Esiet gatavs risināt dažādas darba vietas problēmas

Komandas visu laiku saskaras ar problēmām, īpaši stresa apstākļos. Neatkarīgi no tā, vai tā ir fiziska vai digitāla vide, vai esat priekšnieks vai darbinieks, ir vērts zināt labākos veidus, kā mainīt ieradumus uz labo pusi.

Diplomātija, izmantojot e-pastu, ir saprātīga stratēģija, ja vien skaidri un profesionāli paužat sūdzības. Taču neaizmirstiet arī citus resursus, piemēram, digitālos rīkus, kas paredzēti, lai atvieglotu komandas darbu.

5 rīki attālās komandas komunikācijas izaicinājumu pārvarēšanai

Lasiet Tālāk

Par autoru