Kā samazināt sapulču skaitu darba vietā, izmantojot Tango darbplūsmas dokumentāciju

Vai reāllaika sapulces iekļaujas jūsu dienā? Šīs mijiedarbības var nevajadzīgi aizņemt jūsu grafiku, kad strādājat attālināti. Protams, dažas tikšanās ir vērtīgas, un mēs nekad neapstrīdētu citādi.

Taču, ja kādreiz esat sasniedzis videozvana beigas un uzskatāt to par jūsu laika izšķiešanu vai, vēl ļaunāk, ja būtu veicis vairāk piezīmju, priecāsies dzirdēt, ka pastāv alternatīva: Tango darbplūsmas dokumentācija rīks.

Kā reāllaika sanāksmes samazina produktivitāti?

Videokonferenču rīki ir kļuvuši par normu attālinātās darba kultūrās. Programmatūra, piemēram, Zoom, Microsoft Teams un Google Meet, ir bijusi neatņemama sastāvdaļa, lai izplatītās komandas būtu savienotas un iesaistītas. Bet vai viņi strādā? Pētījumi liecina par pretējo.

Darba vietas pētījums "Tīmekļa kameras aptauja: izsmelta vai saderināta?", aplūkoja videokonferenču programmatūras izmantošanas negatīvo ietekmi. 49% ASV darbaspēka jeb 32 miljoni cilvēku ir jutuši Tālummaiņas izdegšana sakarā ar pieaugošo sanāksmju skaitu un spiedienu izmantot savu tīmekļa kameru.

Arī atgriešanās darbā pēc videozvana nav vienkārša. Fortūna ziņo, ka fokusa atsākšana aizņem 25 minūtes, kad sapulce sadrumstalo jūsu darbplūsmu.

Un a Stenfordas pētījums atklāj, ka trešdaļai darbinieku nav minimālā standarta 90% interneta savienojuma, kas nepieciešams, lai apmeklētu virtuālās sanāksmes. Tas var izraisīt stresu darbiniekiem, kuri nevar efektīvi sadarboties ar saviem komandas biedriem.

Kā darbplūsmas dokumentācija atvieglo video sapulču spiedienu?

Jūs varētu domāt: "Ja vien būtu cits veids." Un šeit tiek izmantots Tango darbplūsmas dokumentācijas rīks. Tango ir bezmaksas pārlūka Chrome paplašinājums, kas veido darbplūsmas dokumentāciju, tostarp instrukcijas un rokasgrāmatas.

Darbplūsmas dokumentācija nav piemērots visu virtuālo sanāksmju aizstājējs. Bet, ja esat iesaistīts reāllaika mijiedarbībā, kur tas jums nepieciešams kopīgojiet ekrānu Zoom sapulces laikā vai izskaidrojiet procesu saviem komandas biedriem, tad Tango ir fantastiska alternatīva lietošanai asinhroni.

Izmantojot pārlūkprogrammas paplašinājumu, jūs ierakstīsit darbvirsmas darbplūsmu un veiksiet precīzas darbības, kas jums jāveic. Programmatūra izveido detalizētu šo darbību kopsavilkumu, ko varat eksportēt un kopīgot ar savu auditoriju. Viņi to pārskatīs asinhroni savā laikā, bez stresa, mēģinot ieplānot reāllaika tikšanos ar jums.

Kāda veida tikšanās novērš tango?

Tango ir lieliska alternatīva šāda veida sanāksmēm:

1. Uzņemšana

Izveidojiet Tango darbplūsmas dokumentāciju, lai parādītu jaunajiem darbiniekiem, kā pārvietoties pa jūsu sistēmām. Jūs sniegsiet piezīmes par visu, sākot no pieteikšanās lietotnēm pirmo reizi un beidzot ar to informācijas paneļa pielāgošanu. Sagaidiet, ka būs mazāk zobu nākšanas problēmu un raitāks ieviešanas process, ja ir izveidota konsekventa dokumentācija.

2. Apmācības pārgājieni

Tango var arī izveidot iekšējo apmācību dokumentāciju, ko glabāt koplietotā resursā, kuram jūsu darbinieki var piekļūt.

Piemērs: ja jums ir jāiemāca komandai izmantot jaunu datu rīku, izmantojiet Tango, lai izveidotu detalizētu rokasgrāmatu. Varat arī parādīt labāko darba praksi un to, kā izmantot atjauninātās produkta funkcijas.

3. Produktu demonstrācijas

Ja jums ir pārsteidzošs SaaS produkts, ar ko dalīties ar saviem klientiem, Tango ļauj vienkārši demonstrēt, kā to izmantot. Iekļaujiet šo darbplūsmas dokumentāciju gadījumu izpētē un kopīgojiet to kā daļu no savas prezentācijas.

4. Pārdošanas piedāvājumi

Ja potenciālajiem klientiem vai partneriem sūtāt vēsus ziņojumus, jūs jau zināt, ka likt adresātam atvērt jūsu e-pastu ir cīņa pati par sevi. Taču, tiklīdz viņi izlasīs jūsu ziņojumu, viņi nevarēs noskatīties ātru demonstrāciju jūsu prezentācijas ietvaros.

Kā izveidot dokumentāciju bez sapulces, izmantojot Tango

Vai esat gatavs sākt? Pirmais solis ir reģistrēties a bezmaksas Tango konts, pēc tam instalējiet pārlūkprogrammas Tango Chrome paplašinājumu.

1. Instalējiet Tango Chrome pārlūkprogrammas paplašinājumu

Lejupielādējiet Tango no vietnes Google Chrome interneta veikals. Pēc tam piespraudiet paplašinājumu, atverot pārlūkprogrammas joslu un noklikšķinot uz Puzle gabals. Atrodiet paplašinājumu Tango un noklikšķiniet uz spraudītes, lai saglabātu to savā pārlūkprogrammā.

2. Iemūžiniet savu darbplūsmu, izmantojot Tango

Pārejiet uz cilni, kurā vēlaties sākt darbplūsmas ierakstīšanu, un pārlūkprogrammas joslā noklikšķiniet uz Tango spraudītes. Nospiediet lielo purpursarkano pogu, lai sāktu tvert darbplūsmu, kad esat gatavs, un pēc tam veiciet ierakstāmās darbības.

Tango darbosies fonā, lai uzņemtu ekrānuzņēmumus un automātiski ģenerētu jūsu darbplūsmas aprakstus. Nepieciešams veikt korekcijas?

Izmantojiet darbplūsmas kontrolieri ekrāna apakšējā kreisajā stūrī, lai apturētu un atsāktu darbplūsmu, pabeigtu to vai atmestu to, ja esat apmierināts ar pirmo tveršanu. Kad esat apmierināts, nospiediet zaļo atzīmi, lai pabeigtu projektu.

3. Rediģējiet savu tango darbplūsmu

Tango redaktora ekrānā jūs redzēsit savu automātiski ģenerēto darbplūsmu. Lai nodrošinātu papildu kontekstu, mēģiniet pievienot tekstu, izveidot vai dzēst darbības, augšupielādēt papildu ekrānuzņēmumus vai pārkārtot darbības, ja vēlaties.

Vai uztraucaties par to, ka tiek rādīta sensitīva informācija? Jauniniet uz Tango Pro izdevumu par USD 16 mēnesī, un jūs varat izmantot jebkuru Tiešsaistes aizmiglojums režīms vai Aizmiglot sadaļu attēlu redaktorā, kad veicat uzņemto darbplūsmu.

Vai ir jāpievērš īpaša uzmanība? Pievienojiet noderīgas bultiņas vai lodziņus, noklikšķinot uz Anotēt.

4. Kopīgojiet savu darbplūsmas dokumentāciju

Pēdējais solis profesionālas darbplūsmas dokumentācijas izveidē ir tās eksportēšana un kopīgošana. Darbības ir vienādas neatkarīgi no tā, vai vēlaties to izplatīt savam priekšniekam, komandas biedriem vai klientiem vai pat publicēt sociālajos medijos vai savā vietnē.

Nospiediet Kopīgot un eksportēt augšējā labajā stūrī un izvēlieties šādas opcijas:

• Dalīties: pievienojiet e-pastu ar skatītāja atļaujām (vai redaktoru ar Pro versiju)
• Burvju kopija: ielīmējiet saiti pakalpojumā Google dokumenti, Notion, Confluence utt., vai jebko citu, kas atbalsta HTML.
• Lejupielādēt: eksportējiet savu darbplūsmu PDF formātā.
• Iegult: kopējiet publisko iegulšanas kodu un ielīmējiet to savā iecienītākajā rīkā.

Pārejiet no konferences uz tveršanu

Nākamajā reizē, kad gatavojaties attālai videozvana sapulcei, pajautājiet sev, vai plānojat iepazīstināt auditoriju ar kādu soli pa solim. Šādā gadījumā jūs iegūsit, izveidojot darbplūsmas dokumentāciju, nevis mēģinot izskaidrot savas darbības tiešraidē.

Izmantojiet Tango kā būtisku asinhronas saziņas rīku savā produktivitātes arsenālā, lai tvertu darbplūsmu un izplatītu pēc vajadzības.

4 labākie asinhronie video saziņas rīki attālinātām komandām

Lasiet Tālāk