Kā efektīvi veicināt attālas komandas tikšanos

Neatkarīgi no tā, vai esat vadītājs, ieņemat vadošo lomu jūsu uzņēmumā vai strādājat pie projekta, iespējams, jums būs jāatvieglo komandas sanāksmes. Lielisks pluss šeit ir tas, ka varat organizēt savu sanāksmi, kā uzskatāt par piemērotu.

Neskatoties uz to, pastāv dažas lielas atšķirības starp klātienes un attālinātām sanāksmēm, kas var padarīt vai sabojāt to efektivitāti. Šeit mēs aplūkojam dažas grūtības, kas saistītas ar attālu komandas sanāksmju atvieglošanu, un to, kā tās pārvarēt, lai tās vadītu efektīvi.

Plusi un mīnusi tikšanos atvieglošanai attālināti

Videokonferenču lietotnes, piemēram, Google Meet, Zoom un Microsoft Teams, ir padarījušas sapulču vadīšanu tiešsaistē ļoti populāras. Noklikšķinot uz pogas, esat gatavs darbam. Komandas sanāksmju vadīšanai virtuāli ir daudz priekšrocību, tostarp:

• Ērta piekļuve digitālajiem materiāliem, kas jums jākoplieto.
• Iespēja ierakstīt sesijas.
• Ceļojumam nav nepieciešami laika apsvērumi.
• Nav grūtību ar telpu rezervēšanu sanāksmēm.
• Jūs varat tikties ar kolēģiem un ārējām ieinteresētajām personām no visas pasaules.

Un daudz vairāk. Tomēr šai metodei ir arī daži šķēršļi, kas var kavēt produktivitāti. Daži piemēri varētu būt:

• Tehniskas problēmas ar audio un video.
• Videokonferenču nogurums.
• Komunikācijas grūtības rodas, ja ir daudz dalībnieku.
• Komandas aizkavēšanās vai reakcijas trūkums normālas redzes un dzirdes nobīdes dēļ.
• Vizuālo signālu un ķermeņa valodas traucējumi.

Ir daži aci pret aci sarunas aspekti, kurus vienkārši nevar replicēt virtuāli. Labās ziņas ir tādas, ka varat optimizēt šo pieredzi, izmantojot dažus efektīvus padomus un trikus.

1. Izveidojiet dabiskas diskusijas ar darba kārtību

Jebkuras komandas sanāksmes plāns ir obligāts neatkarīgi no tā, kā tas tiek īstenots. Darba kārtība ir vienkārši strukturēts pārrunājamo izklāsts. Parasti tie tiek kopīgoti ar jūsu apmeklētājiem pirms sesijas. To var izdarīt pa e-pastu vai ar tādām lietotnēm kā Google Workspace iekļaujiet dienas kārtību savā kalendāra uzaicinājumā.

Taču, lai vadītu efektīvu attālo sapulci, jums vajadzētu izvairīties no atjauninājumu un atgādinājumu saraksta visiem. Tā vietā jūsu darba kārtībai ir jābūt saistošai un jāizraisa diskusijas. Šeit ir dažas idejas:

• Atvēliet laiku komandas reģistrācijai, kas nav saistīta ar darbu.
• Sāciet ar atklātu diskusiju tēmu, par kuru jūs zināt, ka jūsu komandai būs viedoklis.
• Iekļaujiet tikai tos punktus, kurus vēlaties komentēt.
• Saglabājiet īsu darba kārtību (cilvēki var koncentrēties tikai ierobežotu laiku).

Jums tas viss nav jādara katru reizi, taču tie noteikti veicinās organiskas sarunas, jo vairāk jūs to darīsit.

2. Izmantojiet atpūtas telpas

Parasti komandas sanāksmes parasti koncentrējas uz noteiktu darba kārtību, un tās ir vērstas uz komandas kā veseluma apvienošanu. Tomēr ir atsvaidzinoši dažreiz lauzt šīs tradīcijas un izmēģināt kaut ko jaunu.

Zoom, Microsoft Teams un Google Meet ir iespēja izveidot sadalījuma telpas. Šīs ir nelielas sapulču telpas sapulces ietvaros, lai jūsu komanda varētu apspriest lietas mazākās grupās.

Tas ir ērti, ja jums ir lielāka komanda vai tiekaties ar vairākām komandām vienlaikus. Tas atrisina arī iepriekš minēto problēmu par to, ka kolēģiem ir komunikācijas grūtības, ja ir daudz apmeklētāju.

Izdalīšanās telpas ne vienmēr ir piemērotas, piemēram, ja komandā ir mazāk dalībnieku. Jums arī jāpārliecinās, ka jebkura notiekošā diskusija ir nepieciešama, nevis tikai laika aizpildīšanai. Kad visi ir atgriezušies galvenajā sanāksmju telpā, varat lūgt atsauksmes par savu kolēģu diskusijām. Tas ir tāpēc, lai jūs varētu apkopot galvenos punktus un virzīt tos uz priekšu.

3. Sniedziet informāciju, izmantojot kopīgošanas ekrānu

Viena no grūtībām, kas saistītas ar informācijas kopīgošanu attālināti, ir tā, ka dažreiz cilvēki vienkārši nesaprot, ko jūs sakāt. Tāpēc, tā vietā, lai vienkārši pateiktu savai komandai, kas jādara, kāpēc gan neparādīt viņiem? Ekrāna kopīgošanai videokonferenču lietotnēs ir vairākas priekšrocības, tostarp:

• Nodrošina jūsu komandai vizuālu priekšstatu.
• Konti par dažādi mācīšanās stili.
• Dod jūsu komandai iespēju novērot procesus.
• Pievieno papildu informācijas slāni, kas nav dzirdams skaidrojums.

Tomēr tas nenozīmē, ka jums vajadzētu vienkārši kopīgot savu darba kārtību ekrānā, jo maz ticams, ka tas piesaistīs jūsu komandas uzmanību. Tā vietā apsveriet, kuri darba kārtības jautājumi ir jāpaskaidro sīkāk vai nepieciešami papildu pierādījumi. Daži piemēri varētu būt:

• Ja esat atklājis, ka jūsu darbinieki neveic uzdevumu pareizi, parādiet viņiem, kā sekot konkrētam procesam.
• Datu un pētījumu prezentēšana.
• Apmācības iespējas.

4. Kad vadīt sapulci vs. E-pasta sūtīšana

Ir bijuši daudzi veiktie pētījumi, kurā secināts, ka pārmērīgas sanāksmes kaitē personāla produktivitātei, labklājībai un motivācijai. Cik reizes esat piedalījies videozvanā, kas varētu būt tikai e-pasta ziņojums?

Vadot sapulci, jūs būtībā pārtraucat savas komandas darbplūsmu un koncentrēšanos. Šī iemesla dēļ jums ir jāpārliecinās, vai saturs ir nepieciešams. Videozvani ir jārezervē padziļinātai diskusijai, sadarbībai un komandas iesaistīšanās veicināšanai. Tas, ka virtuālās sapulces ir viegli rezervēt un apmeklēt, nenozīmē, ka jums vajadzētu uz tām paļauties.

Tālāk ir norādīti daži gadījumi, kad varat izvēlēties videokonferenču alternatīvas.

• Atsauksmes pieprasīšana līdz nosūtot Google veidlapu.
• Izmantojiet Messenger lietotni vai asinhronās saziņas lietotnes komandas statusa atjauninājumiem.
• Nosūtiet e-pastu ar jaunākajiem atjauninājumiem vai jaunumiem (kuriem nav nepieciešama diskusija).

Dažreiz jūsu kolēģi vienkārši vēlas atpūsties no rakstīšanas un tā vietā runāt ar cilvēkiem. Tas noteikti ir jāapsver, taču netērējiet to sapulcēs, kurās visi ir klusi un klausās, kā jūs runājat.

Efektīvām attālinātām sanāksmēm ir nepieciešama plānošana

Sapulču rīkošanai, izmantojot videokonferenču lietotnes, ir nepieciešama nedaudz atšķirīga plānošana, salīdzinot ar sapulcēm klātienē. Sarežģījumi galvenokārt rodas, ja trūkst uzmanības pret apmeklētājiem.

Tomēr jebkura attālināta sapulce var būt efektīva, ja ir pilnībā noapaļota darba kārtība, kas produktīvi izmanto laiku. Tas nozīmē diskusiju tēmu izpēti, kas patiesi interesē ikvienu iesaistīto, un vienkārši pieturēties pie prasītā. Izmantojot šeit sniegtos padomus, jums būs daudz praktisku veidu, kā rīkot attālinātās pulcēšanās, nodrošinot tās efektīvas un atbilstošas ​​visiem iesaistītajiem.

Kā sākt izmantot tālummaiņas iemiesojumus jautrām sapulcēm

Lasiet Tālāk