Sadalītas komandas vadīšana var būt sarežģīta. Kā nodrošināt sadarbību, ja komandas locekļi atrodas dažādās laika zonās? Un vai ikvienam ir nepieciešamie resursi, lai strādātu produktīvi un sasniegtu komandas mērķus?
Lai gan, pārvaldot attālināto darbaspēku, ir daudz par ko padomāt, daudzas problēmas var novērst, izmantojot monday.com projektu pārvaldības sistēmu, lai uzturētu savienojumu. Taču, tā kā šī ir platforma ar neskaitāmām iespējām, ir noderīgi zināt dažus paraugprakses piemērus, lai jūsu attālā komanda zeltu, lai kur arī atrastos. Šeit ir astoņi labākie.
1. Komandas grafika pārvaldīšana
Attālinātie darbinieki var atrasties dažādās laika zonās, tāpēc ir grūti izsekot, kurš un kurā laikā ir tiešsaistē. Pat tiem, kas strādā lokāli, attālinātā darba skaistums nozīmē, ka jūsu komandas locekļi var izvēlēties pieteikties, kad viņi jūtas visproduktīvāk. Dažas var būt naktspūces, savukārt citas var piecelties agri un sākt strādāt, pirms saule uzlec.
Tā vietā, lai paļautos uz laika joslu kalkulatoriem vai mēģinātu savā galvā sekot līdzi ikviena cilvēka grafikiem, izmantojiet
pirmdiena lai to visu iezīmētu melnbaltā krāsā. Izmantojiet sava nedēļas grafika atjaunināšanas sadaļu, lai atzīmētu kavējumus vai pieprasītu maiņu izmaiņas.2. Izmantojiet uzņēmuma direktoriju
Atkarībā no jūsu organizācijas lieluma jums var būt simtiem vai pat tūkstošiem darbinieku, kas strādā dažādās vietās. Izveidojiet uzņēmuma direktoriju, lai ikviens varētu sazināties un sadarbojieties vietnē monday.com.
Jūs pievienosit komandas dalībniekus atbilstoši viņu lomai, pēc tam pievienosit kolonnu, lai parādītu viņu profila attēlu, kontaktinformāciju un vietējo laika joslu. Vēl labāk, noklikšķiniet uz kartes skata, lai redzētu viņu globālo atrašanās vietu.
3. Sanāksmju organizēšana
Attālās video sapulces var būt svarīgi, lai komandas panāktu, taču to koordinēšana var būt sarežģīta, ja komandas dalībnieki atrodas dažādās laika zonās. Ir arī svarīgi, lai šī tiešā mijiedarbība netraucētu produktivitātei.
Izmantojiet vietni monday.com, lai izveidotu sapulces dēli ar rindas elementiem, lai aprakstītu sapulces tēmu. Lai viss noritētu raiti, pirms laika augšupielādējiet sapulces darba kārtību un piešķiriet darbības konkrētiem komandas locekļiem. Tādā veidā ikviens zina, kas ir jāapspriež, un var iepriekš sagatavot savus vārdus un dokumentāciju.
Pievienojiet sapulces svarīgāko notikumu kopsavilkumu pēc sanāksmes beigām, lai ikviens būtu informēts par apspriesto, tostarp vajadzības gadījumā iekļaujot darbības punktus. Un ja kāds to nevarēja izdarīt? Monday.com integrējas ar Tālummaiņa, lai jūs varētu pievienot sapulces ierakstu, lai jūsu komanda varētu sekot līdzi vēlāk.
4. Komandas resursu bibliotēkas iestatīšana
Attālinātajiem darbiniekiem ir nepieciešama piekļuve koplietotiem resursiem, piemēram, uzņēmuma zīmola vadlīnijām, veidnēm un darbinieku apmācības dokumentiem. Taču koplietotā diska vai mapju sijāšana pēc e-pasta mapēm, lai atrastu pareizo dokumentu, var būt laikietilpīga.
Tā vietā iestatiet resursu bibliotēku vietnē Monday.com un pievienojiet visus attiecīgos failus un saites vienuviet. Varat arī pievienot komentārus katram dokumentam, lai komandas dalībnieki varētu uzdot jautājumus vai sniegt atsauksmes, nemeklējot īsto personu, ar kuru sazināties.
5. Izsekojiet komandas mērķus
Pārredzamības saglabāšana ir atslēga veiksmīgas attālās komandas vadīšanai. Kad visi var redzēt, kā komandai klājas un kas vēl ir jāpaveic, viņi var palikt koncentrēti un motivēti.
Izmantojiet monday.com mērķu izsekošanas funkciju, lai savai komandai iestatītu mērķus un galvenos rezultātus (OKR). Izmantojiet logrīkus, piemēram, akumulatora displeju vai diagrammas, lai ikviens varētu redzēt, cik tuvu esat mērķa sasniegšanai.
6. Izmantojot automatizāciju
Vietne Monday.com piedāvā virkni funkciju, lai automatizētu uzdevumus un uzturētu jūsu komandas savienojumus pat tad, kad neatrodaties birojā. Automatizācija ļauj viegli palielināt efektivitāti, netraucējot jūsu darbplūsmu. Tos var iestatīt, lai veiktu tādas darbības kā atgādinājumu sūtīšana, statusu atjaunināšana un uzdevumu piešķiršana.
Piemēram, varat izveidot automatizāciju, kas nosūta ziņojumu komandas dalībniekam, kad viņam ir piešķirts uzdevums. Vai arī varat iestatīt automatizāciju, lai atjauninātu uzdevuma statusu, kad kāds to komentē. Izmantojiet visas platformas iespējas pielāgot automatizāciju, lai varētu veikt tādas darbības kā pārvietojot vienumus atsevišķā darbplūsmā vai aktivizējot īpašu brīdinājumu jūsu komandai tikai ar vienu klikšķis.
Lai iestatītu monday.com automatizāciju, atlasiet aktivizētāju, piemēram, statusa maiņu vai personu, kas tiek piešķirta vienumam. Jūsu aktivizētājiem būs nepieciešams tiem piešķirts nosacījums, un pēc tam jūs atlasīsit darbības punktu, piemēram, paziņot Slack kanālam vai nosūtīt e-pastu.
7. Izmantojot komandas veidnes
Vienkāršojiet savu komandas locekļu darbu, izveidojot virkni komandas veidņu uzdevumiem, ko viņi regulāri veic. Piemēram, ja jūsu komanda rīko iknedēļas statusa sanāksmes, varat izveidot sapulces veidni ar darba kārtību un sapulces formātu. Tādā veidā komandas locekļi var vienkārši aizpildīt attiecīgo informāciju katru nedēļu, nesākot no nulles.
Varat arī izveidot veidnes jaunu komandas locekļu, projektu plānu un mārketinga kampaņu uzņemšanai.
8. Ātrās meklēšanas funkcijas
Produktivitāte ir viss attālinātajā darbā. Tas ir viegli pārslogots ar saziņas un sadarbības rīkiem, kas bija paredzēti mūsu lomu vienkāršošanai. Lai katru dienu ietaupītu daudz laika, pierodiet izmantot šādas funkcijas:
- Ātrā meklēšana: izmantot CTRL/CMD+K lai piekļūtu Ātrajai meklēšanai un nekavējoties ienirt nesen atvērtajos dēļos.
- Partijas atlase: no šejienes satveriet vairākus vienumus, izmantojot paneļa atlases funkciju. Noklikšķiniet uz darbības lodziņa pa kreisi no jebkura vienuma, pēc tam turiet SHIFT lai noklikšķinātu uz cita lodziņa uz atsevišķa vienuma.
Izmantojot pirmdienas funkcijas, piemēram, veidnes, automatizāciju un ātro meklēšanu, varat racionalizēt savas komandas darbplūsmu un palielināt produktivitāti.
Ja neesat pārdots, izmantojot pirmdienu, ir vērts apskatīt arī citus projektu pārvaldības rīkus, piemēram, Asana un Trello. Vissvarīgākais ir atrast rīku, kas ir piemērots jums un jūsu komandai. Izmantojot pareizo sistēmu, varat veiksmīgi pārvaldīt savu attālo komandu neatkarīgi no tā, kurā pasaules malā tā atrodas.