Sadarbībai ar kolēģiem vajadzētu būt vienkāršai, jo ir daudz veidu, kā viņus sasniegt. Taču dažkārt vairāku saziņas rīku izmantošana var kļūt nepārvarama, un nepareiza izmantošana var traucēt sarunai.

Tātad, kad ir visefektīvāk rakstīt e-pastu, nosūtīt ziņojumu vai izmantot projektu pārvaldības programmatūru? Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kurš saziņas rīks ir ideāls jūsu diskusijai.

Kad sūtīt e-pastu

Ja jums ir daudz informācijas, ko apkopot, un detalizētu informāciju, kas jāiekļauj ziņojumā, e-pasta nosūtīšana ir ideāls risinājums. Tas ir arī labākais maršruts pieprasījumiem.

Tā kā e-pasta saruna parasti ir lēnāka nekā saruna, kas notiek ziņojumapmaiņas lietotnē, tā dod adresātam vairāk laika, lai apsvērtu informāciju. Viņi var sēdēt ar to, ja nepieciešams, un sniegt pārdomātu atbildi, kad ir gatavi.

Lai gan parasti tiek uzskatīts, ka jūsu kolēģi nenovērtēs garus e-pasta ziņojumus, tādi ir daudzos veidos varat formatēt garus e-pastus lai svarīgākā informācija izceltos. Nekādā gadījumā nevēlaties rakstīt romānu, taču e-pasts ļauj sniegt visu informāciju uzreiz tādā veidā, kas šķiet mazāk steidzams.

Vienkārši padomājiet par savām vēlmēm. Vai vēlaties saņemt vienu garu, bet precīzu e-pasta ziņojumu, kuru, jūsuprāt, ir laiks apsvērt, vai arī saņemt garu Slack ziņojumu, mēģinot koncentrēties uz citiem projektiem?

Papildus tam, ka e-pasta ziņojumi ir mazāk steidzīgi, tie ir ātrāk atrodami un vēlāk atsaucami, tos ir viegli pārsūtīt kādam citam, kā arī ir viegli iekļaut citus cilvēkus ārpus jūsu darba vietas. Tas arī piešķir jūsu ziņojumam lielāku formalitāti salīdzinājumā ar Slack vai līdzīgu lietotni. Dažas situācijas, kurās e-pasts ir ideāls, ir:

  • Notikuma, ziņojuma, projekta vai atsauksmes apkopošana.
  • Pieprasījuma veikšana.
  • Sūtot jebko formālu.
  • Tostarp kāds no ārpus jūsu darbavietas.
  • Jebkas garš vai svarīgs — it īpaši, ja adresātam tas būs jāatsaucas vēlāk.

Kad nosūtīt ziņojumu

Ziņapmaiņas rīki, piemēram, Slack, visticamāk, sniegs jums ātrāku atbildi nekā e-pasts. Tā ir lieliska vieta, kur uzdot vienkāršus jautājumus, ātri sazināties ar kolēģiem un dalīties idejās.

Lai gan dažkārt jums ir nepieciešamas ātras atbildes, ir svarīgi paturēt prātā, ka jums ir jābūt vienkāršiem jautājumiem, lai tas notiktu. Lietojumprogrammai raksturīgās ātrās atbildes dēļ adresātiem ir viegli nepamanīt detaļas vai visu ziņojumu, jo īpaši trokšņainā kanālā vai darbvietā.

Tas var izraisīt garākas sarunas vai svarīgus atjauninājumus, kas var palikt nepamanīti, jo īpaši, ja kanāls ir tik aizņemts, ka jūsu kolēģi to izslēdza.

Pieminējumu izmantošana programmā Slack var nedaudz palīdzēt virzīt sarunas grupās vai kanālos, taču vislabāk ir saglabāt ziņojumus īsus un mērķtiecīgus. Ja nevarat un Slack ir jūsu komandas iecienītākā vieta, mēģiniet izmantot aizzīmes, lai apkopotu. Sūtot ziņu, vēlēsities arī apsvērt, vai jums ir laiks sarunai. Jūsu kolēģis var ātri sekot līdzi, meklējot paskaidrojumus vai uzdodot savus jautājumus.

Ja kādreiz saruna programmā Slack ieilgst neskaidru lietu dēļ, iespējams, ir ātrāk piezvanīt kolēģim pa tālruni vai Slack tikai balss sarunu rīks lai precizētu. Slack noteikti nav vienīgais pieejamais ziņojumapmaiņas rīks, taču, ja vēlaties, lai lietas būtu racionalizētas, vislabāk ir izvēlēties vienu lietotni, kuru izmantos visi jūsu organizācijā.

Turklāt, ja vēlaties saglabāt lietas profesionāli, jūs vēlaties izvairīties no tādu personisku lietotņu kā Facebook Messenger vai īsziņu sūtīšanas. Dažas situācijas, kad ziņojumapmaiņas lietotne ir ideāla, ir:

  • Ātri uzdodot jautājumus.
  • Ideju apmaiņa un sadarbība.
  • Ātro atjauninājumu sūtīšana.
  • Sniegt paziņojumus pareizajā kanālā.

Kad izmantot projektu vadības programmatūru

Dažreiz ir ideāli izmantot saziņas rīkus projektu pārvaldības programmatūrā, piemēram, ClickUp. Galvenais ieguvums, to darot, ir tas, ka jūs un jūsu kolēģi pavadīs mazāk laika saziņai, kā arī informācijas fragmentu meklēšanai jūsu iesūtnēs, ziņojumos un jebkur citur, ko apspriežat strādāt.

Izmantojot ClickUp, varat vienuviet glabāt jebko, kas saistīts ar uzdevumu vai projektu.

ClickUp uzdevuma kartītes komentāru sadaļa ļauj nosūtīt jautājumus vai paskaidrojumus saviem kolēģiem. Šeit varat atzīmēt citus, piešķirt komentārus un pievienot apliecinošus dokumentus.

Varat arī kopīgot uzdevumu vai projektu, aizpildot pareizo informāciju un piešķirot kādam citam pašam projektam vai kā novērotāju. Noteikti izmantojiet apraksta sadaļu, lai pievienotu sīkāku informāciju — līdzīgi kā e-pastā.

Turklāt jūs varat izveidot projekta pieprasījuma paneli programmā ClickUp lai jūs un jūsu komanda varētu ātri uzdot viens otram uzdevumus un lūgt palīdzību. Dažas situācijas, kad komunikācija ar projektu vadības programmatūru ir ideāla:

  • Lai uzdotu ar projektu saistītu jautājumu.
  • Lai kopīgotu ar projektu saistītu komentāru, ideju vai ieteikumu.
  • Jums ir uzdevums, kas jādeleģē kādam citam.
  • Jums ir apliecinoši dokumenti, kas palīdzēs īstenot projektu.

Citi padomi efektīvai komunikācijai

Neatkarīgi no tā, kuru mediju izvēlaties, šeit ir saraksts ar citiem padomiem, kas palīdzēs efektīvi sazināties.

  • Nosūtiet to visu uzreiz— ja jums ir ziņas, atsauksmes, atjauninājumi vai tiešām kaut kas sakāms, sūtiet to visu uzreiz, nevis pa daļām. Turot visu kopā, tiek ierobežota paziņojumu saņemšana — un uzmanības novēršana vai gaidas, kas rodas pēc tam, kad kāds nosūta ziņojumu “Hei”.
  • Izmantojiet tēmu rindas un kanālus— ne tikai atbilstošo tēmu rindiņu un kanālu saglabāšana palīdzēs jums iegūt meklētās atbildes, bet arī jūs un jūsu kolēģi varēsit atrast informāciju vēlāk.
  • Pieturieties pie vienas metodes— ja saņemat e-pastu, atbildiet pa e-pastu. Ja tas ir ziņojums, atbildiet tajā pašā lietotnē. Saglabājot konsekvenci, jūsu sarunas būs pieejamas un sakārtotas.

Racionalizējiet saziņu un palieliniet savu produktivitāti

Lai gan, ja jums ir pieejams tik daudz saziņas rīku, sarunas ar kolēģiem ir ērti lietojamas, dažreiz nepareiza rīka izmantošana var kļūt par šķērsli. Ja jums ir daudz sakāmā, vislabākais ir e-pasts. Ja vēlaties būt ātrs un precīzs, izmantojiet tādu kurjeru kā Slack.

Galu galā, ja jūsu doma vai ideja ir saistīta ar uzdevumu, izdariet sev un saviem kolēģiem pakalpojumu, kopīgojot to savā projektu pārvaldības programmatūrā saskaņā ar attiecīgo uzdevumu. Sarunas laikā jums vajadzētu arī apsvērt, kā jūs un jūsu kolēģi to atradīsit vēlāk, ja nepieciešams.