Ērta sadarbība attālinātā darba laikmetā ir ārkārtīgi svarīga. Par laimi, Google ir daudz koplietošanas iespēju, kas ļauj vairākiem lietotājiem strādāt pie viena projekta. Efektīvai izklājlapu pārvaldībai var būt ļoti svarīgi zināt, kurš un kad veica izmaiņas failā.

Par laimi, Google izklājlapām ir divas funkcijas, kas ļauj izsekot jūsu izklājlapās veiktajām izmaiņām. Pirmais ir Google izklājlapu paziņojumi, bet otrais ir versiju vēsture. Šajā rakstā mēs detalizēti aprakstīsim šīs būtiskās funkcijas, parādīsim, kā tās var aktivizēt, un izskaidrosim, kāpēc tās varētu būt svarīgas jūsu izklājlapām.

Kāpēc Google izklājlapās izmantot e-pasta paziņojumus?

Strādājot pie lielas lapas, kurā izklājlapā izmaiņas veic vairāki darbinieki, var būt grūti zināt, kādas izmaiņas ir veicis katrs līdzstrādnieks. Daudz labāk ir zināt, kurš veicis konkrētas izmaiņas, īpaši projektu vadītājiem.

Mēs varam pārbaudīt, izmantojot versiju vēsturi, lai redzētu, kurš veicis izmaiņas. Taču versiju vēstures skenēšana var būt nogurdinoša, ja gadījumu ir daudz. Tā vietā varat izmantot Google izklājlapu paziņojumus. Tādā veidā lietotne Izklājlapas jūs informēs pa e-pastu.

Ja atrodaties ceļā, jums ir jānodrošina, ka jūsu mobilā e-pasta paziņojumi darbojas, lai jūs neko nepalaistu garām.

Kā iespējot e-pasta paziņojumus Google izklājlapās

E-pasta paziņojumu ieslēgšana aizņem tikai dažas minūtes, un, tiklīdz to izdarīsit, tā paliks aktīva, līdz veiksit turpmākas izmaiņas iestatījumos. Lai ieslēgtu paziņojumus, veiciet šīs darbības:

  1. Atveriet izklājlapu, kurā vēlaties iespējot e-pasta paziņojumus.
  2. Nospiediet Rīki izklājlapas augšdaļā. Tiks parādīta nolaižamā izvēlne.
  3. Nospiediet Paziņošanas noteikumi, kas atver jaunu logu ekrāna vidū.
  4. Šeit varat iestatīt noteikumus. Ja izvēlaties opciju no pirmās sadaļas, jums ir jāizvēlas, kad vēlaties saņemt paziņojumus. Vai nu izvēlieties: Tiek veiktas jebkādas izmaiņas, vai Lietotājs iesniedz veidlapu.
  5. Otrajā sadaļā varat izvēlēties E-pasts — ikdienas īssavilkums vai E-pasts — uzreiz.
  6. Nospiediet Saglabāt kad esat izvēlējies vēlamos iestatījumus,

Mēs detalizētāk aprakstīsim katru iestatījumu nedaudz tālāk rakstā.

Kā pievienot un dzēst paziņojumu noteikumus Google izklājlapās

Ja vēlaties pievienot vairāk kārtulu, rediģēt esošās vai dzēst tās, dodieties uz Iestatiet paziņojumu noteikumu opciju noklikšķinot uz Rīki un Paziņošanas noteikumi.

Ja jums jau ir paziņojuma kārtula, tā tiks parādīta sarakstā. Jūs varat noklikšķināt uz Dzēst vai Rediģēt, vai nospiediet Pievienojiet citu paziņojumu noteikumu lai izveidotu jaunu. Kad esat pabeidzis izmaiņas, noklikšķiniet uz Gatavs lai tos glābtu.

Izpratne par opcijām paziņošanas noteikumos

Paziņošanas noteikumos ir divas sadaļas: pirmā ir Paziņot man plkst, bet otrā ir Paziņot man ar.

1. Paziņojiet man uz [Jūsu e-pasts], kad…

  • Jebkādas izmaiņas tiek veiktas: Atlasot šo opciju, visas izklājlapā veiktās izmaiņas tiek reģistrētas un informētas lietotājs pa e-pastu, nekavējoties vai ikdienas lasāmā īssavilkumā.
  • Lietotājs iesniedz veidlapu: Izvēloties šo opciju, jūs brīdināsit ikreiz, kad kāds iesniegs veidlapu. Google veidlapas ļauj saistīt veidlapas ar izklājlapu. Tas var būt jebkas, sākot no aptaujas līdz universitātes pieteikuma veidlapai.

2. Paziņot man ar…

  • E-pasts — ikdienas īssavilkums: Ikreiz, kad ir izvēlēta šī opcija, lietotāja izmaiņu saraksts tiks parādīts dienas beigās vai noteiktā laikā. Ja atlasīsit šo opciju, paziņojumus saņemsit vēlāk, nevis uzreiz pēc to nosūtīšanas. Tas dod labumu personām, kurām nepatīk nekavējoties saņemt paziņojumus par izmaiņām. Tas ir arī ideāli piemērots tiem, kas strādā milzīgā uzņēmumā, kur izklājlapa, pie kuras viņi strādā, pastāvīgi mainās, lai izvairītos no iesūtnes piepildīšanas ar paziņojumiem. Noteikti iestatiet ierašanās laiku ārpus jūsu e-pasta bloķēšanas periods, ja jums tāds ir.
  • E-pasts — uzreiz: Izvēloties šo opciju, jūs saņemsit e-pasta ziņojumu ikreiz, kad tiks veiktas izmaiņas viņu izklājlapā. Tas ir ideāli piemērots cilvēkiem, kuri nodarbojas ar sensitīvu informāciju un vēlas saņemt e-pastu, ja kaut kas mainās.

Mēs neiesakām izmantot šo iestatījumu lapai, kurā ir vairāk nekā divi vai trīs līdzstrādnieki, lai jūs netiktu bombardēti ar pastāvīgiem paziņojumiem. Ja jums ir jāizmanto šī metode, tā var būt laba ideja iestatīt Gmail mapi lai saņemtu visus paziņojumus.

Kāpēc izmantot Google izklājlapu versiju vēsturi?

Varat izmantot Google izklājlapu versiju vēstures funkciju, ja nevēlaties saņemt paziņojumus pa e-pastu, bet sekojat līdzi izklājlapā veiktajām izmaiņām. Google izklājlapas pat saglabās mazās izmaiņas, ja tās notiek pietiekami tālu viena no otras, tāpēc jums nav jāuztraucas par svarīgu izmaiņu izlaišanu.

Izklājlapas īpašnieks un tie, kuriem ir rediģēšanas piekļuve izklājlapai, ir vienīgie, kas var skatīt izklājlapas versiju vēsturi pakalpojumā Google izklājlapas.

Tā kā izmaiņas notiek mākonī, varat piekļūt versiju vēsturei un atrast tieši to versiju, kuru meklējat. Tas ir lieliski piemērots, ja kāds no jūsu komandas locekļiem (vai jūs) ir pieļāvis kļūdu un viņam ir jāatgriežas pie vecākas versijas. Varat arī nosaukt izmaiņas, lai uzzinātu, kuru versiju vēlaties.

Kā skatīt versiju vēsturi Google izklājlapās

Piekļūt Google izklājlapu versiju vēsture, pārliecinieties, vai lapā ir veiktas pietiekami daudz izmaiņu, pirms Lapas var izveidot izmaiņu žurnālu. Tālāk ir norādītas darbības, kas jāveic, lai piekļūtu versiju vēsturei.

  1. Klikšķiniet uz Fails augšējā joslā. Tiks parādīta nolaižamā izvēlne.
  2. Tur noklikšķiniet uz Versiju vēsture.
  3. Izvēlnē noklikšķiniet uz Skatīt versiju vēsturi. Alternatīvi varat izmantot Ctrl+Alt+Shift+H.

Ekrāna labajā pusē tiks atvērta sānjosla. Tur varat noklikšķināt uz trim vertikālajiem punktiem blakus vecākajām versijām un noklikšķināt uz Atjaunot šo versiju. Varat arī noklikšķināt uz Nosauciet šo versiju lai piešķirtu nosaukumus konkrētiem saglabājumiem. Ja vēlaties izveidot jaunu izklājlapas gadījumu, noklikšķiniet uz Izveidojiet kopiju.

Kad izveidosiet jaunu izklājlapas kopiju, tā tiks sākta no jauna un tai būs jauna versiju vēsture. Ja joprojām vēlaties sekot līdzi izmaiņām jaunajā izklājlapā, iespējams, vēlēsities dzēst iepriekšējo, lai izvairītos no neskaidrībām nākotnē.

Atšķirības starp e-pasta paziņojumiem un versiju vēsturi

Google izklājlapu paziņojums ļauj saņemt e-pasta ziņojumus ikreiz, kad lietotājs maina izklājlapu. Izmantojot versiju vēsturi, izmaiņas tiek tikai reģistrētas un lietotājam netiek aktīvi paziņotas.

Aisberga gals

Lielākajā daļā gadījumu ir ieteicams izmantot abas šīs funkcijas svarīgām izklājlapām. Lai gan abas šajā rakstā aplūkotās funkcijas ir lieliskas sadarbībai, tās ir tikai neliela daļa no visiem rīkiem, ko Google izklājlapas var piedāvāt komandām, kas strādā pie izklājlapām.

Joprojām ir daudz ko mācīties, tāpēc turpiniet lasīt par visu, ko šī jaudīgā programma var piedāvāt.