Tūlītējā ziņojumapmaiņa attālās darba vietās ir tik ļoti integrēta saziņas struktūrā, ka bieži vien ir grūti atcerēties, kāda būtu dzīve bez tās. Tādi rīki kā Slack ir kļuvuši par noklusējuma saziņas platformām, kas atbalsta sadarbību un komandas produktivitāti mūsdienu attālā darba vidē.
Tomēr, lai gan tas varētu būt ērti, jums joprojām ir jāpieņem daži paraugprakses ieteikumi, lai netraucētu darbplūsmu. Šajā rakstā tiks apskatīti daži svarīgi tūlītējās ziņojumapmaiņas noteikumi efektīvai saziņai jūsu attālajā darba vietā.
1. Definējiet cerības
Tūlītējā ziņojumapmaiņa parasti ļauj sūtīt ziņojumus cilvēkiem reāllaikā, gaidot tūlītēju atbildi. Lai gan dažkārt tas ir piemēroti un pat nepieciešami, tas var arī ievērojami novērst uzmanību.
Tas ir tāpēc, ka varat izmantot savu tūlītējās ziņojumapmaiņas rīku dažādiem mērķiem, piemēram, virtuālā ūdens dzesētāja darbībām, paziņojumiem, failu koplietošanai vai ātru jautājumu uzdošanai. Tas viss var ātri izkļūt no rokas, ja cilvēki visas dienas garumā pārtrauc viens otru ar pieprasījumiem vai paziņojumiem.
Tāpēc ir ļoti svarīgi nodrošināt, lai jums būtu politikas, kas palīdz pārvaldīt cerības, izmantojot tūlītējās ziņojumapmaiņas rīku. Piemēram, varat izveidot ūdens dzesētāja kanālus (grupas), lai nerunātu par citiem ar darbu saistītiem kanāliem. Varat mudināt attālinātos kolēģus iestatīt savus statusus, lai norādītu viņu pieejamību, un informēt par viņu pieprasījumu steidzamību.
Tas, visticamāk, būs nepārtraukts process, kas jums būs jāpārskata, kad jūsu komanda un uzņēmums aug. Galvenais ir izveidot sistēmu, piemēram, iekšējo wiki, lai to piegādātu esošajiem darbiniekiem un iepazīstināt to ar jauniem darbiniekiem.
2. Rediģēt pirms nosūtīšanas
Tūlītējā ziņojumapmaiņas būtība un fakts, ka esat pieradis lietot saīsinājumus, akronīmus un emocijzīmes, sūtot īsziņas draugi un ģimene var likt jums nepamanīt pārpratumu iespējamību un profesionalitātes nozīmi darba vietā komunikācijas.
Tā kā jūs jau esat izveidojis ieradumu lasīt un rediģēt savus e-pasta ziņojumus pirms to nosūtīšanas, jums vajadzētu arī veltīt laiku, lai darītu to pašu ar tūlītējajām ziņām. Pārskatiet savu gramatiku, pareizrakstību un signālu, pirms noklikšķināt uz pogas Sūtīt. Atcerieties, ka jūsu ziņojums var traucēt jūsu kolēģa darbplūsmu, tāpēc pārliecinieties, ka tas ir skaidrs un kodolīgs. Jūs nevēlaties, lai viņi tērētu papildu laiku, lai saprastu, ko jūs domājāt.
Tomēr izvairieties no pārmērīgas saīsinājumu vai akronīmu lietošanas darba vietas saziņā. Ja jums tie ir jāizmanto, izmantojiet tos, kas ir labi zināmi un saistīti ar jūsu nozari.
3. Ņemiet vērā laika joslas
Iespējams, jums ir attālināti kolēģi, kas strādā dažādās pasaules vietās un laika joslās, kas nozīmē, ka jūsu darba laiks nesakrīt. Tāpēc pirms tūlītējās ziņas nosūtīšanas ir labi izveidot ieradumu, lai ņemtu vērā komandas biedru laika joslas.
Tas ir tāpēc, ka tūlītējā ziņojumapmaiņa rada steidzamības sajūtu, kas var radīt spiedienu uz attāliem kolēģiem reaģēt savā personīgajā laikā, veicinot vienmēr pastāvīgu kultūru, kas var ātri novest pie izdegt. Turklāt ping un paziņojumi var novērst viņu uzmanību darba laikā.
Tas nozīmē, ka produktīvi strādājiet ar attālajām komandām vairākās laika joslās, jums ir jābūt uzmanīgākam, kad sūtāt ziņas. Lai to panāktu, varat pretoties vēlmei sūtīt tūlītējās ziņas, ja vien tās nav steidzamas, ieplānojiet savus Slack ziņojumus iepriekš, un izmantojiet asinhrono saziņu, lai netraucētu kolēģiem.
4. Apsveriet citas alternatīvas
Tūlītējā ziņojumapmaiņa ir lieliski piemērota ātrai un īsai saziņai, taču tā nav efektīva, ja jums ir nepieciešamas padziļinātas sarunas. Tātad, ja jums ir plašas apmaiņas un grūtības kaut ko izskaidrot, iespējams, ir laiks pārtraukt ziņojumapmaiņu un pārslēgties uz citu saziņas metodi.
Atkarībā no sarunas konteksta un veida, iespējams, vēlēsities apsvērt alternatīvas, piemēram, audio vai video konferences, jo tas ļauj labāk nodot savu vēstījumu. Alternatīvi, ja neesat vienlaikus pieejams, varat izmantot tādus saziņas rīkus kā Twist vai asinhronie video risinājumi patīk Voodle ierakstīt un nosūtīt ziņojumu, negaidot tūlītēju atbildi.
E-pasts var būt arī labāks risinājums konkrētām sarunām, jo tas nodrošina rakstisku ierakstu, uz kuru varat atsaukties vēlāk. Turklāt jūsu kolēģi var lasīt jūsu ziņojumu un atbildēt uz to viņiem piemērotā laikā.
5. Izvairieties no nesadalītiem ziņojumiem
Ņemot vērā, ka katrs jūsu nosūtītais ziņojums atbilst jaunam paziņojumam un potenciālam uzmanības novēršanai, jums vajadzētu izvairīties no nesadalītu ziņojumu sūtīšanas, lai ierobežotu paziņojumu skaitu saviem kolēģiem saņemt.
Tā vietā nosūtiet konsolidētu ziņojumu, kurā ir visa saziņai nepieciešamā informācija. Tādā veidā jūsu kolēģi var ātri skenēt ziņojumu un netiks pārtraukti vairākas reizes. Piemēram, varat izmantot šādu formātu:
Sveiki! Es meklēju informāciju par XYZ projektu. Vai jums ir kādi atjauninājumi? Paldies.
Tā vietā, lai katru informāciju sadalītu atsevišķā ziņojumā.
6. Sarunas līdz minimumam
Ūdens dzesētāja sarunām ir sava vieta attālās darba vietās. Patiesībā tie var palīdzēt veidot attiecības un veicināt darbinieku piederības sajūtu.
Tomēr vajadzētu būt īpašus kanālus ikdienišķām sarunām un socializēšanās, lai jūs netraucētu saviem kolēģiem, mēģinot koncentrēties uz viņu darbu. Tādā veidā viņi var izvēlēties pievienoties sarunai, kad vēlas, un neliksies, ka viņiem ir jāatbild nekavējoties.
Tāpēc, sūtot tiešus ziņojumus attāliem kolēģiem, īpaši darba laikā, mēģiniet pēc iespējas mazāk runāt, lai ievērotu viņu laiku un uzmanību.
7. Apstipriniet ziņojumu saņemšanu
Saņemot ziņojumu, laba prakse ir informēt sūtītāju, ka esat redzējis viņa ziņojumu, pat ja nevarat uzreiz atbildēt. Tādā veidā viņi nejutīsies tā, it kā jūs viņus ignorētu, un, gaidot atbildi, var koncentrēties uz citiem uzdevumiem. Turklāt tas pasargā jūs no potenciāli traucējošiem papildu ziņojumiem.
Ja esat aizņemts, saņemot ziņojumu, uz kuru ir jāatbild, varat par to pastāstīt sūtītājam, sakot kaut ko līdzīgu: “Paldies, ka paziņojāt. Es atgriezīšos pie jums." Ja uz ziņojumu nav jāatbild, varat ierakstīt “Paldies” vai reaģēt ar emocijzīmi.
Pieņemiet šos padomus produktīvākai komunikācijai darbā
Jebkurai attālinātai komandai ir svarīgi pielikt pūles, lai attīstītu labākus saziņas paradumus. Iepriekš minēto padomu pieņemšana var veicināt produktīvāku un efektīvāku sadarbību ar kolēģiem neatkarīgi no atrašanās vietas.