Lai gan produktivitātes lietotnes ir izstrādātas, lai jūs varētu strādāt efektīvāk, dažreiz šķiet, ka tās darbojas pretēji. Tas ir tāpēc, ka jūsu rīcībā ir izcili produktivitātes rīki. Bet cita lieta ir tos izmantot tā, lai jūs kļūtu produktīvāks.
Tas viss ir atkarīgs no tā, kā jūs tos izmantojat. Šajā rakstā ir sniegti padomi, kas palīdzēs maksimāli palielināt produktivitātes rīkus.
Pirmais solis, lai efektīvāk izmantotu produktivitātes rīkus, ir saprast, ka viņi neko daudz nevar paveikt neatkarīgi. Lai gan gandrīz katra produktivitātes lietotne tirgū sola “padarīt” jūsu dzīvi vieglāku, patiesība ir tāda, ka tās var paveikt tikai tik daudz. Daži var lepoties ar unikālām funkcijām un iespējām, kas var palīdzēt jums paveikt vairāk īsākā laikā, taču galu galā tie ir tikai veicinātāji.
Lai maksimāli palielinātu produktivitātes rīku sniegtās priekšrocības, jums ir skaidri jānosaka savi mērķi un uzdevumi, kā arī jābūt prasmēm un sistēmām, kas tos atbalsta. Tas ir līdzīgi kā fotogrāfam, kuram ir vislabākā un daudzfunkcionālākā kamera, bet viņš joprojām nevar uzņemt lieliskus fotoattēlus. Zinot to un samazinot savas cerības par to, ko produktivitātes rīki var palīdzēt sasniegt, ir lielisks sākumpunkts.
Lai tos efektīvi izmantotu, ir nepieciešamas sistēmas un procesi, kas atbalsta jūsu produktivitātes rīkus. Tie ir produktivitātes pīlāri, kas satur visu kopā un ļauj izmantot visas savas lietotnes. Bez tiem jūs pastāvīgi dzenāties pēc jaunākās produktivitātes lietotnes, kas sola pasaulei, taču nekad nekur nenokļūsiet.
Piemēram, nav jēgas pierakstīt visus savus uzdevumus uzdevumu saraksta lietotnē, ja jums nav sistēmas, kas tos risinātu. Viens no iemesliem ir tas, ka katram uzdevumam ir atšķirīgs steidzamības un svarīguma līmenis, un jums katru dienu ir tikai ierobežots laika un enerģijas daudzums. Tātad, šajā gadījumā jums būs nepieciešams a prioritāšu noteikšanas sistēma, piemēram, Eizenhauera matrica, lai palīdzētu jums noskaidrot, kuri uzdevumi jāveic vispirms, un nodrošinātu, ka gūstat panākumus svarīgākajās lietās.
Citos gadījumos jums var būt nepieciešama sistēma, kas palīdz saglabāt fokusu un ierobežot traucējošos faktorus vai konteksta maiņu. Uzdevumu komplektēšana ir piemērota produktivitātes sistēma kas var palīdzēt šajā jautājumā. Tas ietver līdzīgu uzdevumu grupēšanu un darbu pie tiem vienu pēc otra, lai mazinātu traucējošos faktorus un maksimāli palielinātu uzmanību.
Kopumā mērķis ir atrast vai iestatīt sistēmas, kas atbalsta jūsu produktivitātes rīkus un palīdz sasniegt vēlamos rezultātus.
Ar plašo pa rokai pieejamo produktivitātes rīku klāstu tas var būt izaicinājums lai izvēlētos darbam piemērotāko vai vilinoši vienam un tam pašam izmantot vairākas iespējas vienlaikus uzdevums. Taču visbiežāk dažādu produktivitātes rīku izmantošana vienam un tam pašam var radīt apjukumu un faktiski padarīt jūs mazāk produktīvu. Tāpēc ir ļoti svarīgi rūpīgi atlasīt pareizo produktivitātes rīku, kas jums noderēs vislabāk, pamatojoties uz jūsu vajadzībām, mērķiem un apstākļiem.
Lai to izdarītu, vispirms novērtējiet savas vajadzības un konkrēto uzdevumu, ko mēģināt paveikt. Pēc tam izpētiet, salīdziniet dažādas iespējas un izmēģiniet tās (ja iespējams), lai noskaidrotu, kura no tām jums ir vispiemērotākā. Iespējams, jums vajadzēs eksperimentēt ar dažiem rīkiem, pirms atrodat ideālo piemērotību, taču galu galā tas būs tā vērts.
Kad esat atradis pareizo rīku, izvairieties no kārdinājuma pastāvīgi meklēt jaunāko lietotni ar jaunām spīdīgām funkcijām. Iespējams, ka vienam un tam pašam uzdevumam nebūs jāpievieno vairāki produktivitātes rīki, jo tas, kas jums jau ir, atbilst visām jūsu vajadzībām. Tātad jūs varat palikt pie saviem pašreizējiem rīkiem un koncentrēties uz to efektīvāku izmantošanu.
Tagad jums ir jāapgūst pašreizējā produktivitātes rīku komplekta smalkumi un trūkumi. Tas ir būtiski, ja vēlaties no tiem gūt maksimālu labumu un sasniegt vēlamos rezultātus. Turklāt, tā kā to galvenais mērķis ir ietaupīt laiku, zinot katru savu rīku stūri, varēsiet tos izmantot efektīvāk un paveikt vairāk īsākā laikā.
Piemēram, ja esat a Kluss lietotājs, tā vismodernāko funkciju apguve atvieglos jūsu darbplūsmu, ietaupiet laiku un padariet saziņu ar savu komandu efektīvāku. Turklāt jūs varat arī aktivizēt savu Slack darbvietu, pievienojot dažas integrācijas.
Tas pats attiecas uz Gmail lietotājiem. Mācīšanās tās visvairāk noderīgi īsinājumtaustiņi palīdzēs ātrāk pārslēgt iesūtni, ietaupot laiku citiem būtiskiem uzdevumiem. Kopumā, ja veltīsit laiku, lai iemācītos efektīvāk izmantot savus rīkus, tas ilgtermiņā atmaksāsies, palielinot produktivitāti.
Mēs jau esam noskaidrojuši, ka vairumā gadījumu vienam un tam pašam uzdevumam nav vajadzīgas vairākas lietotnes. Tomēr tipiskā darba vietā jums būs nepieciešami dažādi risinājumi saziņai, uzdevumu pārvaldībai, mākoņkrātuvei un citiem. Tas nozīmē, ka jūs tērēsit dārgo laiku, pastāvīgi pārslēdzoties starp lietotnēm un riskējat zaudēt svarīgu informāciju.
Lai no tā izvairītos, jums ir jāintegrē produktivitātes rīki, lai tie nevainojami darbotos kopā. Par laimi, populārākie produktivitātes rīki piedāvā integrāciju ar plašu lietotņu klāstu, lai jūs varētu viegli savienot izmantotās un racionalizēt savu darbplūsmu. Varat arī izmantot Zapier integrācijas, lai automatizētu jūsu uzdevumu pārvaldības darbplūsmu.
Vai arī, meklējot savām vajadzībām piemērotus rīkus, varat izvēlēties darbvietas komplektu, kurā ir ietverts viss nepieciešamais vienuviet. Piemēram, Notion ir universāla darbvieta, kas apvieno vairākas funkcijas, tostarp uzdevumu pārvaldību, piezīmju veikšanu un dokumentu sadarbību tajā pašā platformā.
6. Pielāgojiet savus paziņojumus
Visbeidzot, bet vienlīdz svarīgi, jums rūpīgi jāpārvalda paziņojumi, lai izvairītos no traucēkļiem un koncentrētos uz savu darbu. Pēc noklusējuma lielākā daļa lietotņu ir iestatītas paziņojumu sūtīšanai par visu, kas var ātri kļūt nepārvarami un apgrūtināt koncentrēšanos.
Vispirms nosakiet, kādi paziņojumi jums ir būtiski un cik bieži vēlaties tos saņemt. Pēc tam varat atvērt savas lietotnes iestatījumus un precizēt paziņojumu preferences atbilstoši savām vajadzībām. Citreiz, strādājot pie nogurdinoša uzdevuma, kas prasa dziļu fokusu, varat atspējot visus paziņojumus, lai saglabātu uzmanību.
Produktivitātes rīki var palīdzēt sasniegt vairāk īsākā laikā, taču tikai tad, ja tos izmantojat pareizi. Tā kā tirgū ir pieejamas tik daudz iespēju, ir viegli nokļūt jaunās spīdīgās lietotnes sindromā un zaudēt izpratni par savām vajadzībām un mērķiem.
Galvenais ir stratēģiski ievērot savu produktivitātes rīku komplektu un izmantot tikai tos rīkus, kas atbilst jūsu īpašajām vajadzībām. Iepriekš sniegtie padomi palīdzēs jums to izdarīt un paaugstināt jūsu produktivitāti uz nākamo līmeni.