Ja koplietojamā projekta izklājlapā kopā strādā daudz cilvēku, jums ir jāiestata sava veida darbplūsma vai procesa vadīklas, lai lietas būtu viegli paveiktas. Tādā veidā jūs nezaudēsit informāciju par paveikto un turpmāko darāmo — tas palīdzēs visiem saglabāt vienu un to pašu.
Šeit mēs runājam par tiem būtiskajiem padomiem un paraugpraksi, kas jums jāievēro, sadarbojoties ar citiem lietotājiem programmā Excel, Google izklājlapas vai tamlīdzīgi.
1. Dokumentējiet atslēgu izmaiņas un atjauninājumus
Sadarbojoties izklājlapu izstrādē, ir svarīgi sekot līdzi izmaiņām. Ja nebūsiet uzmanīgs, jūs varat pārrakstīt kāda cita darbu.
Mēģiniet pievienot komentārus vai piezīmes, lai reģistrētu izmaiņas, piemēram, vienuma atjaunināšanas iemeslus, to redaktoru vārdus, kuri veic izmaiņas, un kāpēc un kā viņi to izdarīja. To var viegli izdarīt, izmantojot Iezīmējiet Izmaiņas funkcija koplietotā darbgrāmatā. Lai aktivizētu šo funkciju, veiciet tālāk norādītās darbības.
- Iet uz Fails > Opcijas > Ātrās piekļuves rīkjosla. Operētājsistēmā macOS dodieties uz Excel > Preferences… > Lente un rīkjosla > Ātrās piekļuves rīkjosla.
- Nolaižamajās opcijās izvēlieties Visas komandas.
- Izvēlieties Iezīmējiet Izmaiņas un izvēlieties, vai vēlaties pievienot ātrās piekļuves rīkjoslu virs lentes vai zem tās. Klikšķis Labi.
- Kad tas ir izdarīts, pieskarieties nolaižamajiem filtriem Ātrās piekļuves rīkjosla > Rādīt komandu etiķetes. Varat pielāgot, kā vēlaties izcelt izmaiņas izklājlapā, izvēloties kādu no opcijām nolaižamajā izvēlnē.
Varat arī krāsot vienumus vai cilnes savā koplietotajā izklājlapā, lai varētu viegli skatīt izmaiņas vienā mirklī.
2. Pareizi ievadiet avota datus
Ievadot neapstrādātos datus izklājlapās, ir viegli pieļaut kļūdas. Problēma ir tāda, ka, ja jūs to nedarīsit pareizi, tas var pilnībā izkropļot jūsu rezultātus un novirzīt jūs nepareizā virzienā.
Par laimi, ir dažas ātras norādes, lai nodrošinātu, ka Excel failos pareizi ievadāt avota vai neapstrādātus datus.
- Jūsu datiem jābūt skaidriem un precīziem. Centieties izvairīties no saīsinājumiem, ja tas nav absolūti nepieciešams, un pārliecinieties, vai visi skaitļu vai datuma formāti ir skaidri un konsekventi visā izklājlapā(-s).
- Katras kolonnas/rindas augšdaļā noteikti iekļaujiet virsrakstu, lai citi lietotāji varētu labāk interpretēt tabulas.
- Ja nepieciešams, izmantojiet atbilstošas (un pareizas) formulas.
3. Izmantojiet izklājlapu vadīklas
Izmantojot izklājlapu vadīklas, varat samazināt kļūdu risku datu ievadē. Šeit ir daži rīki, kurus varat izmantot:
Datu validācija: Izmantojot tādu rīku kā datu validācija ļauj apkopot ievadi no vairākiem lietotājiem atbilstošā formātā. Tas arī nodrošina vienveidību datu ievadē un novērš nejaušas lietotāja kļūdas. Ja ievadāt datus, kas pieder zināmai vērtību kopai, piemēram, “Jā” vai “Nē” vai “Nevar noteikt”, varat izveidot nolaižamo sarakstu ar šīm opcijām, lai citi lietotāji varētu izvēlēties no iepriekš definēta saraksta iespējas.
Lapas skats: The Sheet View funkcija ir vēl viena noderīga funkcija, kas ļauj izklājlapu lietotājiem izveidot pielāgotus savas darbgrāmatas skatus un iestatiet savus filtrus, lai skatītu informāciju, neietekmējot citu darblapā veiktās izmaiņas lietotājiem.
4. Izmantojiet tabulas un diagrammas
Atzīsim: sākumā izklājlapas ir diezgan lielas, it īpaši, ja neesat pieradis strādāt ar lielu datu apjomu. Tāpēc mēs iesakām izmantot tabulas, diagrammas vai diagrammas, lai intuitīvi iestatītu datus.
Lai gan tabulas palīdz sakārtot un kārtot informāciju, diagrammas vai diagrammas izmantošana var palīdzēt vizuālajā attēlojumā. Tādējādi ir vieglāk noteikt tendences vai rādīt dažādu mainīgo grupu salīdzinājumus laika gaitā, lai varētu pamanīt svarīgas attiecības un tendences savās datu vērtībās.
5. Iezīmējiet svarīgas vērtības, izmantojot krāsas un formatējumu
Pievienojot tekstam un virsrakstiem krāsu, varat kārtot savus datus vieglāk lasāmā veidā.
Tādā veidā jūs varat koncentrēties uz konkrētiem datu aspektiem, nepārslogojot visu informāciju uzreiz. Varat arī izmantot tādus rīkus kā nosacījumformatēšana, kas ļauj izcelt konkrētas šūnas, pamatojoties uz tādiem kritērijiem kā, vai tās atrodas noteiktā vērtību diapazonā.
Funkcija “Iesaldēt rūtis” ir īpaši noderīga, ja, ritinot garu izklājlapu, nepieciešams izsekot noteiktiem apgabaliem. Lūk, kā to izdarīt:
- Atlasiet aktīvo rindu vai kolonnu.
- Dodieties uz Skatīt lentes cilni un atlasiet Iesaldēt rūtis.
- Nolaižamajā izvēlnē atlasiet, vai vēlaties iesaldēt kolonnas vai rindas.
Izmantojot hipersaites funkciju, varat saistīt enkura tekstu ar failiem, tīmekļa lapām vai darblapām.
- Lai to izdarītu, izklājlapā atlasiet šūnu, kurā ir teksts.
- Dodieties uz Ievietot cilne uz lentes.
- Lentes labajā pusē pieskarieties Saite un izvēlieties opcijas kreisajā izvēlnē. Varat izvēlēties izveidot saiti uz failiem vietējā krātuvē, tīmekļa saiti vai citiem avotiem.
Tas palīdz jūsu komandas locekļiem viegli atrast atsauces vai avota failus. Piemēram, ja jūsu uzņēmuma tīmekļa lapā ir uzskaitīti produkti un pakalpojumi, šūnā varat viegli izveidot hipersaiti, kas komandas locekļus novirza tieši uz lapu, kad viņi uz tās noklikšķina.
Bieži vien var būt grūti zināt, pie kā strādā jūsu kolēģi. Tomēr izklājlapu rīki, piemēram, Google izklājlapas, ļauj vairākiem redaktoriem ērti sadarboties ar dokumentiem reāllaikā. Varat atvērt tērzēšanas sānjoslu, pieskaroties tērzēšanas ikonas burbulim blakus aktīvo lietotāju sarakstam.
Šī ir ērta funkcija — varat apspriest visas problēmas, kas radušās, strādājot ar koplietotiem failiem. Tas arī ļauj ātri sazināties vienam ar otru, ja jums nepieciešama palīdzība vai palīdzība saistībā ar kaut ko konkrētu viņu dokumentā.
9. Nodrošiniet līdzstrādniekiem rediģēšanas/skatīšanas piekļuvi
Viens no pirmajiem soļiem sadarbībā ar koplietojamām izklājlapām ir nodrošināt, lai komandas locekļiem būtu rediģēšanas/skatīšanas (tikai lasīšanas) piekļuve. Vispirms jums ir jāpārliecinās, vai esat iespējojis kopīgošanu.
Otrkārt, pēc vajadzības pievienojiet līdzstrādniekus savām individuālajām darbgrāmatām un piešķiriet viņiem tikai lasīšanas vai rediģēšanas piekļuvi, ja vēlaties. Pārliecinieties, vai ikvienam ir piekļuve saderīgajām faila versijām, lai viņiem, strādājot, nerastos problēmas ar sinhronizāciju vai saglabāšanu.
Gudrāka sadarbība ar viegli lasāmām izklājlapām
Galu galā tas viss ir saistīts ar komunikāciju. Strādājot pie kopīga projekta ar cilvēku grupu, ir svarīgi nodrošināt, lai jūsu komandas komunikācija noritētu pēc iespējas raiti.
Šie padomi palīdzēs padarīt jūsu izklājlapas lietotājam draudzīgākas un vieglāk lasāmas, lai informācijas kopīgošana un interpretācija vienmēr būtu vienkārša.