Nekas nav tik gluds kā tiešsaistes aptaujas atbilžu rakstīšana tieši Excel izklājlapā reāllaikā. Par laimi, jūs varat izbaudīt šo funkciju, ja izmantojat Microsoft Forms. Pastāv atkārtotas un dinamiskas (automatizētas) metodes.
Automātiskās metodes ir ērtākas, taču šajā rakstā redzēsit, kā rīkoties.
Kā eksportēt Microsoft Forms atbildes programmā Excel
Microsoft Forms atbilžu eksportēšana programmā Excel palīdz iegūt jaunākās atbildes uz savu aptauju. Tas ietver aptaujas atbilžu lejupielādi savā datorā kā Excel failu. Process ir vienkāršs, ja esat izveidoja savu Microsoft aptaujas veidlapu jau:
- Programmā Microsoft Forms dodieties uz Atbildes augšējā labajā stūrī.
- Klikšķis Atvērt programmā Excel ekrāna labajā pusē, lai datorā lejupielādētu pašreizējās atbildes.
- Šis process ir jāatkārto katru reizi, kad vēlaties saņemt atbildes atjauninājumu.
Taču šī metode nav labākā, jo, lai atjauninātu izklājlapu, jums bieži būs jāizgudro ritenis; tas nozīmē, ka katru reizi, kad kāds iesniedz atbildi, ir jāielādē jauns Excel fails. Tas var būt nogurdinoši, it īpaši, ja daudzi cilvēki reaģē reāllaikā.
Lai atvieglotu savu dzīvi, varat automatizēt procesu, izmantojot OneDrive for Business un Power Automate, kā aprakstīts nākamajās sadaļās.
Kā sinhronizēt Microsoft veidlapas ar Excel, izmantojot OneDrive for Business
Varat dinamiski atjaunināt Excel izklājlapu, ja izmantojat Microsoft 365 Business kontu. Lai to izdarītu, izveidojiet aptaujas veidlapu, kas var dinamiski rakstīt atbildes programmā Excel tieši no OneDrive.
Ja izmantojat OneDrive darbam, lai izveidotu Microsoft Forms for Excel, tā izveido šīs veidlapas Excel izklājlapas versiju ar kolonnām ar atbilstošiem veidlapas lauku atribūtiem.
Lai izveidotu Excel veidlapu, kas automātiski atjaunina Microsoft Forms atbildes reāllaikā:
- Pierakstieties savā Microsoft 365 biznesa administrēšanas centrs.
- Noklikšķiniet uz kvadrātveida izvēlnes ikonas augšējā kreisajā stūrī un dodieties uz OneDrive.
- Atverot OneDrive, noklikšķiniet uz Jauns augšējā kreisajā stūrī.
- No opcijām atlasiet Veidlapas programmai Excel.
- Nosauciet savu aptauju un noklikšķiniet Izveidot.
- OneDrive palaidīs jūsu pārlūkprogrammu, kurā varēsit izveidot veidlapas laukus, kā vēlaties.
- Programmā OneDrive tiks parādīta Excel izklājlapa ar jūsu veidlapas nosaukumu.
- Pēc aptaujas izveides un kopīgošanas atveriet Excel izklājlapu tiešsaistē, un tagad jūs redzēsiet jaunus datus, kad tie tiks atjaunināti reāllaikā.
- Ja koplietojat Excel izklājlapu ar saviem komandas locekļiem, viņi arī saņems reāllaika atjauninājumus par atbildēm, kad cilvēki atbildēs uz jūsu aptauju.
Kā sinhronizēt Microsoft Forms atbildes ar programmu Excel, izmantojot Power Automate
Power Automate ir a spēcīgs rutīnas uzdevumu automatizācijas rīks. Interesanti, ka tas nodrošina arī lielisku veidu, kā sinhronizēt Microsoft Forms ar Excel. Tā ir labākā metode, ja jau esat kopīgojis savu aptaujas veidlapu.
Power Automate metode darbojas tikai ar Microsoft Forms, kas izveidotas, izmantojot jūsu Microsoft Business kontu. Un tas ietver automatizētas mākoņa plūsmas izveidi programmā Power Automate.
Tādējādi, lai izmantotu šo plūsmas līdzekli programmā Power Automate, jums ir jābūt arī Microsoft Business kontam. Veiciet tālāk norādītās darbības, lai automātiski savienotu Microsoft Forms ar Microsoft Excel, izmantojot programmu Power Automate.
Ievietojiet tabulu savā Excel darbgrāmatā tiešsaistē
Jūsu tiešsaistes Excel darbgrāmatai ir jābūt tabulas formātā, jo Forms raksta tikai Excel izklājlapas tabulās.
Ja esat lejupielādējis Excel izklājlapu no Microsoft Forms atbildēm, varat to augšupielādēt pakalpojumā OneDrive, ignorēt šo apakšsadaļu un pāriet uz Microsoft Forms sinhronizēšanu ar Excel.
Tāpēc pirms darba sākšanas izveidojiet jaunu Excel izklājlapu pakalpojumā OneDrive. Pārliecinieties, vai piekļūstat OneDrive, izmantojot savu Microsoft Business kontu:
- Klikšķis Jauns OneDrive augšējā kreisajā stūrī.
- Izvēlieties Excel darbgrāmata.
- Pārlūkprogrammā atvērtās Excel izklājlapas augšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz Saglabāts. Pēc tam ievadiet vēlamo nosaukumu Faila nosaukums lauks. Noklikšķiniet uz jebkuras tukšās vietas, lai aizvērtu modālo lodziņu.
- Tagad izveidojiet savas kolonnas un pārliecinieties, ka tās atbilst laukiem jūsu Microsoft aptaujas veidlapā. Piemēram, ja esat kopīgojis veidlapu, kurā tiek prasīts norādīt e-pastu un dzimumu, jūsu Excel darbgrāmatā būs sleja e-pasts un dzimums.
- Iezīmējiet kolonnas. Pēc tam dodieties uz Ievietot cilni uz lentes un noklikšķiniet Tabula.
- Atzīmējiet Manai tabulai ir galvenes atzīmējiet un noklikšķiniet labi.
Sinhronizējiet Microsoft veidlapas ar programmu Excel, izmantojot programmu Power Automate
- Pierakstieties savā Power Automate konts.
- Klikšķis Izveidot kreisajā sānjoslā.
- Izvēlieties Automatizēta mākoņu plūsma.
- Tālāk noklikšķiniet uz Kad tiek iesniegta atbilde no modālās kastes.
- Pēc tam noklikšķiniet Izveidot atvērtās modālās kastes apakšā.
- Klikšķis Ielogoties ja tiek prasīts. Noteikti izmantojiet Microsoft 365 Business kontu, lai pierakstītos, ja izmantojat personīgo Microsoft kontu. To var izdarīt, noklikšķinot Izmantojiet citu kontu pierakstīšanās lodziņā.
- Kad esat pierakstījies, noklikšķiniet uz Izvēlieties veidlapu laukā Power Automate.
- Pēc tam atlasiet kādu no iepriekš izveidotajām veidlapām.
- Klikšķis Jauns solis. Pēc tam izmantojiet meklēšanas joslu, lai meklētu "veidlapas".
- Klikšķis Microsoft veidlapas un atlasiet Saņemiet atbildes informāciju no sadaļā esošajām opcijām Darbības.
- Noklikšķiniet uz Veidlapas ID lauku un vēlreiz atlasiet savu aptaujas veidlapu. Pēc tam atlasiet Atbildes ID no Atbildes ID lauks.
- Klikšķis Jauns solis. Pēc tam atlasiet Excel tiešsaistē.
- Tālāk atlasiet Pievienojiet tabulai rindu no sadaļā esošajām opcijām Darbības.
- Saskaņā Atrašanās vieta lauks, izvēlieties OneDrive darbam.
- Izvēlieties OneDrive no Dokumentu bibliotēka Lauks.
- Noklikšķiniet uz failu pārlūkprogrammas Fails lauku un izvēlieties iepriekš izveidoto Excel darbgrāmatu. Vai arī varat atlasīt no datora augšupielādēto izklājlapu, ja izmantojat iepriekš eksportētu izklājlapu.
- Excel lapā atlasiet tabulas nosaukumu. Tagad vajadzētu parādīties jauniem laukiem, kas atbilst Excel kolonnām šajā izklājlapā. Tiem arī jāatbilst aptaujas veidlapas laukiem.
- Noklikšķiniet uz katra no jaunajiem laukiem un atlasiet atbilstošo veidlapas lauku no Dinamisks saturs iespējas.
- Visbeidzot noklikšķiniet uz Saglabāt.
Tieši tā! Tagad pakalpojumā Power Automate esat izveidojis automatizētu mākoņa plūsmu Microsoft Forms.
Power Automate tagad dinamiski ierakstīs jaunas atbildes jūsu Excel darbgrāmatā, kad atbildētāji iesniegs atbildes reāllaikā.
Ja iepriekš esat eksportējis savas Microsoft Forms atbildes uz programmu Excel savā datorā, varat kopēt un ielīmēt esošos datus tikko automatizētajā Excel darbgrāmatā. Šī darbība neapturēs jūsu Power Automate plūsmas.
Atjauniniet aptaujas atbildes programmā Excel reāllaika programmā
Reāllaika Microsoft Forms atbildes atjauninājumu automatizācija programmā Microsoft Excel atvieglo dzīvi. Lai gan tiešā OneDrive darbam opcija nodrošina vienkāršu sinhronizāciju, ja neesat kopīgojis veidlapu, Power Automate ir ērtāka, ja esat kopīgojis savu Microsoft Forms aptauju un cilvēki jau to dara atbildot.
Lai gan varat izmantot Microsoft Forms personīgajā kontā, dinamiskās atbildes rakstīšanai programmā Excel joprojām ir nepieciešams Microsoft Business konts. Varat arī redzēt, kā Google veidlapas ir salīdzināmas ar Microsoft veidlapām, jo tās ir tuvi konkurenti.