Mūsdienās e-pasti ir būtiski produktīvai dzīvei. Tie ļauj sazināties, reģistrēties pakalpojumiem, nodrošināt kontu drošību un veikt citas darbības. Tas nozīmē arī to, ka jūsu iesūtne var viegli kļūt pārmērīga, kas ir problēma, ja izmantojat e-pastus darbam.
Gmail ir īpaši bagāts ar funkcijām un traucējošiem faktoriem, taču ir veidi, kā pārvaldīt savu kontu un sevi, lai vairs neveiktu vairākus uzdevumus. Spēja koncentrēties uz vienu darbu vienlaikus ir organizācijas un disciplīnas jautājums. Izpētīsim, ko tas tieši nozīmē.
1. Kārtojiet savus e-pastus
Pirmkārt, jūs varat noklikšķināt uz zvaigzne vai etiķete ikonu blakus jebkuram e-pastam, lai atzīmētu to kā Ar zvaigznīti vai Svarīgs. Tas tiks nosūtīts uz attiecīgo mapi sānu panelī, vienlaikus palielinot iespēju, ka Gmail turpmāk automātiski atzīmēs svarīgus e-pastus.
Jūs varat iet vēl tālāk izveidot krāsu kodētas etiķetes pakalpojumā Gmail un e-pastu aizpildīšana loģiskā secībā, nevis jāiet cauri dažādu e-pasta ziņojumu sienai, daži interesē, citi mēstules.
Tāpēc, kad tiek saņemts jauns e-pasta ziņojums, pārskatiet tos un attiecīgi atzīmējiet tos. Pēc tam, piemēram, varat koncentrēties uz e-pastiem sadaļā Svarīgs vispirms mapi un atstājiet tos, kurus atzīmējāt ar “Personīgiem”, vēlākai lietošanai.
2. Izmantojiet atlikšanas funkciju e-pastiem, kas var gaidīt
Vēl viens rīks, kas var palīdzēt noteikt prioritāti, kuriem e-pastiem koncentrēties, tiek saukts Atlikt.
Atlasiet vai virziet kursoru virs e-pasta, un jūs redzēsit ikonu, kas izskatās kā pulkstenis. Noklikšķiniet uz tā, un jūs varat izvēlēties tā garumu Atlikt.
Neatkarīgi no jūsu izvēles e-pasts pazudīs no jūsu iesūtnes un atgriezīsies norādītajā laikā. Tomēr varat tai piekļūt pirms tam, vienkārši atverot Atlikts mapi.
3. Mainiet iesūtnes veidu
Ir daudzi veidi, kā pielāgot Gmail informācijas paneli tā, lai tas neļautu jums veikt vairākus uzdevumus. Jūsu Ātrie iestatījumi piedāvā ļoti vienkāršu un ērtu metodi.
Noklikšķiniet uz rīks ikonu lapas augšdaļā, lai atvērtu savu Iestatījumi izvēlne. Atrodi Iesūtnes veids sadaļu un apskatiet savas iespējas:
- Noklusējums
- Svarīgi vispirms
- Vispirms nelasīts
- Ar zvaigznīti vispirms
- Prioritārā iesūtne
- Vairākas iesūtnes
Katrs veids jūsu iesūtni strukturē atšķirīgi. Šo funkciju atradīsit arī šeit Ātrie iestatījumi > Skatīt visus iestatījumus > Iesūtne.
Lai vēl vairāk uzlabotu Gmail izkārtojumu, apvienojiet visproduktīvāko izkārtojumu ar filtri, kas kārto jūsu Gmail iesūtni. Rūpīgi plānojot, jūs varat nodrošināt, ka jūsu uzmanība vienmēr tiek pievērsta e-pastiem, kas jums ir vissvarīgākie.
4. Mainiet iesūtnes blīvumu
Padariet iesūtni pēc iespējas vieglāku, un svarīgu e-pasta ziņojumu pamanīšana būs vienkāršāka. Jūs arī izvairīsieties no pārāk ātra noguruma, strādājot pakalpojumā Gmail.
Vēl viena jūsu funkcija Ātrie iestatījumi var palīdzēt jums to sasniegt. Zem Blīvums, ir trīs iespējas, kā noteikt, cik tuvu viens otram jābūt jūsu e-pasta ziņojumiem:
- Noklusējums
- Ērti
- Kompakts
Skatiet, kurš no tiem ļauj ātri un ērti pārlūkot iesūtni.
5. Mainiet sava Gmail konta maksimālo lapas izmēru
Gmail sniedz jums lielāku kontroli pār iesūtnes izkārtojumu, tostarp to, cik e-pasta ziņojumu tajā jānorāda vienā lapā. Lai atrastu šo funkciju, dodieties uz Ātrie iestatījumi > Skatīt visus iestatījumus > Vispārīgi.
Šī cilne ir jūsu Maksimālais lapas izmērs sadaļā, kurā varat izvēlēties katrā lapā attēlojamo sarunu skaitu. Jūsu iepriekš iestatītās opcijas svārstās no 10 līdz 100, lai jūs patiešām varētu izplatīt savus e-pasta ziņojumus vai apvienot tos kopā.
Izlemiet, kāds izkārtojums palīdzēs jums visvairāk koncentrēties uz uzdevumiem, vienlaikus izmantojot filtrēšanas rīkus.
6. Sadaliet savu lasīšanas rūti
Varat pārtraukt vairākuzdevumu veikšanu un pievērst uzmanību vienam e-pastam vienlaikus, izmantojot vēl vienu Gmail funkciju. Virs jūsu e-pasta ziņojumiem ir Pārslēgt sadalītās rūts režīmu ikonu.
Ja noklikšķināt uz tā, kamēr informācijas panelis ir standarta nesadalītā formā, Vertikāls sadalījums aktivizēsies, kas nozīmē, ka jūsu e-pasta ziņojumiem blakus tiek parādīts panelis, kurā tiks parādīts katras atlasītās sarunas saturs. Tādējādi varat skatīt jūsu e-pasta ziņojumu saturu, tos pilnībā neatverot. Pēc tam varat ātrāk piekļūt iesūtnei.
Ja noklikšķināt uz bultiņas blakus Pārslēgt sadalītās rūts režīmu ikonu, jūs atradīsit Horizontālais sadalījums arī variants.
Tas viss ir pieejams arī Ātrie iestatījumi > Skatīt visus iestatījumus > Iesūtne.
Taču ir daudz vairāk, ko varat paveikt, pielāgojot savus Gmail iestatījumus, piemēram, iestatot periodisku atvaļinājumu atbildētāju. Izpētiet, kas vēl var būt noderīgs jūsu monouzdevumu veikšanai.
7. Sāciet lasīt jaunus e-pastus no apakšas
Runājot par personīgajiem ieradumiem, kas var novērst jūs no vairākuzdevumu veikšanas, viena droša metode ir lasīt e-pastus ar mērķi vai loģisku secību.
Piemēram, standarta e-pasta sarakstā jaunākie būs augšpusē, tāpēc ir lietderīgi sākt nelasītu sarunu no apakšas, vispirms risinot vecāko.
Viņiem var būt norādīti termiņi vai svarīga informācija, kas attiecas uz vēlākiem e-pastiem. Ja tikai vēlaties būt drošībā un koncentrēties, uzlabojiet savu e-pastu.
8. Vispirms notīriet vienkāršākos e-pasta ziņojumus
Izmantojot Gmail sadalīto paneli, varat ātri noteikt e-pasta ziņojumus, kas jūs neinteresē vai kurus var ātri apstrādāt. Pārskatiet iesūtni un vispirms veiciet vieglākos uzdevumus, novēršot tos. Pēc tam varat piešķirt prioritāti sarežģītākiem e-pastiem.
Tā ir vienkārša stratēģija, taču tā ātri un konstruktīvi iztīra jūsu iesūtni, neapgrūtinot jūs.
Jūsu Gmail kontā ir iebūvētas divas noderīgas funkcijas uzdevumu iestatīšanai un piezīmju veikšanai.
Sāksim ar Google uzdevumi, kas atzīmēts ar pārbaudiet ikonu sānjoslā. Noklikšķiniet uz tā un pēc tam Pievienojiet uzdevumu, ja jums tādas vēl nav. Katram uzdevumam varat piešķirt nosaukumu, aprakstu, datumu un apakšuzdevumu. Izrotājiet tos tik daudz, cik nepieciešams, lai sevi sakārtotu.
Tieši augšā Uzdevumi ir Google Keepspuldze ikona, kas atver paneli, kurā uzskaitīti visi esošie Keep ieraksti zem Pierakstiet pogu. Izmantojiet to, lai, piemēram, atstātu sev piezīmes par konkrēta klienta e-pasta ziņojumiem vai pavadītu minūtes Google Meet sesiju laikā.
Abi šie rīki var atgādināt par svarīgiem darbiem, kas jums jāpabeidz, vienlaikus piedāvājot veidus, kā būt produktīvākam, veicot katru uzdevumu, uz kuru koncentrējaties.
10. Izmantojiet pārlūkprogrammas paplašinājumus
Ja jums patīk parocīgu rīku atbalsts, meklējiet pārlūkprogrammas pievienojumprogrammas, kas uzlabo jūsu efektivitāti, strukturējot darbplūsmu vai sadalot to daļās, ar kurām varat rīkoties vienkāršāk.
Iepazīt kā Todoist var uzlabot jūsu produktivitāti, piemēram, izmantojot gudras uzdevumu pārvaldības spēku. Varat to sinhronizēt ar savu Gmail kontu un racionalizēt katru svarīgo darbu.
Tad jums ir Kārtot Gmail iesūtni, paplašinājums, kas pievieno filtrus jūsu standarta Gmail opcijām. Varat kārtot savus e-pasta ziņojumus pēc kontaktpersonas, uzņēmumiem, pielikumiem un citiem.
Ja e-pastiem izmantojat Google izklājlapas, apsveriet to Rindu iezīmētājs, kas dara tieši to, ko norāda nosaukums: tas izceļ izklājlapu rindas, lai tās varētu lasīt ātrāk.
Pat kaut kas līdzīgs Monotab varētu būt nenovērtējams tiešsaistes darbiniekiem. Tas ir paplašinājums, kas saglabā saites vienā cilnē, lai netiktu atvērtas vairākas un nepalēninātu pārlūkprogrammas darbību.
Galu galā jums ir nepieciešami organizatoriskie rīki, kā arī disciplīna, lai jūsu koncentrēšanās netiktu sadalīta vairākos virzienos un nesajauktu jūsu produktivitāti.
Iepriekš minētie padomi un rīki var sakārtot jūsu e-pastus un jebkuru citu pakalpojumā Gmail veikto darbu loģiskā un pat patīkamā secībā. Jūs varēsiet veltīt sevi vēlamajiem uzdevumiem un pārtraukt novirzīties.
Kā jau minēts, jūsu paškontrolei ir liela nozīme, lai jūs atturētu no vairākuzdevumu veikšanas, taču arī liels digitālais atbalsts ir ļoti svarīgs. Tātad, pārbaudiet, ko vēl Google var piedāvāt savās platformās, sākot no jūsu Gmail konta līdz pārlūkprogrammai Chrome.
