Failu koplietošana ir ierasta prakse komandas darbā. Taču tas ir neproduktīvi, ja jūsu koplietotie faili ir nesakārtoti un aizsmērē jūsu sistēmu. Nekārtības apstākļos jūs varat paveikt tikai tik daudz darba.
Kopīgoto failu kārtošana ir galvenais, lai racionalizētu darbplūsmu. Ja to neizdarīsit, jūs varat zaudēt svarīgus failus vai tos sajaukt darba laikā. Apskatiet efektīvus veidus, kā sakārtot koplietotos failus, lai palielinātu produktivitāti.
1. Pārskatiet esošos failus
Lai sistēma būtu labi sakārtota, ir periodiski jāpārskata esošie faili. Pastāv liela iespēja, ka jūsu sistēmā ir daži faili, kurus vairs neizmantojat vai nevajag. Šie faili var palikt tur un aizņemt vietu bez jūsu ziņas.
Vienmēr veltiet laiku failu pārskatīšanai, lai varētu izdzēst tos, kas jums vairs nav vajadzīgi, un atjaunināt novecojušos, lai no tiem gūtu maksimālu labumu. Pārskatot failus vien, var būt grūti sekot līdzi. Izglītojiet un māciet saviem komandas locekļiem vai darbiniekiem, cik svarīgi ir pārskatīt esošos failus. Šis vienkāršais pienākums rada tīru darbvietu augstākai efektivitātei.
2. Izveidojiet un nosauciet savas mapes detalizēti
Nekas nav dezorientējošāks par to, ka lielāko daļu darba stundu jāpavada, meklējot failus savā sistēmā. Izvairieties no problēmām, izveidojot failiem dažādas mapes atbilstoši to kategorijām.
Apgūšana kā detalizēti sakārtot mapes ietaupa laiku un palielina produktivitāti. Varat ātri pārvietoties savos failos vai mapēs, tos neatverot, lai tos identificētu vai piekļūtu tiem. Tāpat mapju izveide un nosaukumu piešķiršana palīdz jūsu komandas locekļiem noteikt, kuri faili viņiem pieder un kuri satur sensitīvu informāciju.
Piešķirot mapei nosaukumu, mēģiniet pēc iespējas izvairīties no garu un sarežģītu nosaukumu lietošanas, jo tos ir grūti atcerēties. Tāpat izvairieties no speciālo rakstzīmju un simbolu izmantošanas, jo tie ne tikai nav redzami, bet arī bezjēdzīgi. Visbeidzot, ja vārdu atdalīšanai jāizmanto atstarpes, izmantojiet pasvītras vai domuzīmes.
3. Ierobežojiet savas mapes
Lai gan mapju izveide un nosaukumu piešķiršana ir laba prakse koplietoto failu kārtošanai, nepārspīlējiet to. Ja katram failam ir viena mape, tas radīs jucekli. Jūsu sistēmās būs pārāk daudz failu, un tas var būt nepārvarami.
Tāpēc tā vietā, lai izveidotu mapi katram failam, sapludiniet failu mapē ar līdzīgu saturu. Jūs precīzi zināt, kur meklēt, meklējot failus tajā pašā kategorijā.
4. Grāvis vietējā krātuve
Vietējā krātuve agrāk bija galvenā lieta, taču, izmantojot digitalizāciju, ir daudz reālākas iespējas. Tātad, ja failu saglabāšanai joprojām izmantojat vietējo krātuvi, jūs esat iestrēdzis pagātnē. Vietējā krātuve ir ne tikai dārga uzturēšana, jo ir jāiegādājas lielāks joslas platums, lai saglabātu vairāk failu, tā rada drošības risku. Ja kāds maina jūsu atmiņas ierīci, varat zaudēt visu tajā esošo informāciju.
Tāpēc vietējās krātuves vietā izvēlieties mākoņkrātuvi. Izmantojot mākoņkrātuvi, varat attālināti piekļūt saviem failiem, iegūt vairāk vietas krātuvē un nodrošināt lielāku drošību. Apskatiet lētākie mākoņu krātuves nodrošinātāji lai ietaupītu izmaksas.
5. Pieņemiet programmatūru ar versiju kontroli
Pastāv liela iespēja, ka faili pēc to izveides būs jāmaina. Versijas kontrole palīdz izsekot failā vai failu kolekcijā veiktajām izmaiņām. Manuāla izmaiņu izsekošana ir biedējoša un var jūs mulsināt.
Tāpat kā jūs varat izmantot versiju kontroles lietotnes, lai palielinātu jūsu produktivitāti, varat izmantot failu organizēšanas programmatūru ar versiju kontroli, lai izsekotu failā veiktajām modifikācijām, lai tās nesajauktu.
Versiju kontroles sistēmas uzdevums ir visu komandas locekļu turēšana vienā lapā. Vissvarīgākais ir tas, ka visi komandas locekļi sadarbojas un strādā pie viena projekta, vienlaikus nodrošinot, ka viņi visi izmanto jaunāko faila versiju.
6. Izveidojiet saīsnes un izlasi
Ja jums ir ierobežots budžets vai nepieciešama ātra rīcība, vislabāk ir izveidot saīsnes un izlasi. Īsceļš ir atsauce uz cietā diska failu. Programmu, failu vai mapi var noteikt pēc tās rādītāja.
Tā kā saīsne satur informāciju par sākotnējā faila atrašanās vietu, tas ir mazs fails, kas aizņem ļoti maz vietas. Dublikāts precīzi neatbilst sākotnējam failam. Tādējādi sākotnējais fails joprojām ir neskarts, kad noņemat saīsni.
Izmantojot īsinājumtaustiņus, varat ievietot visbiežāk izmantotās programmas un mapju saīsnes viegli sasniedzamās vietās, piemēram, darba informācijas panelī vai ātrās palaišanas joslā.
7. Iepriekš izveidojiet mapju veidnes
Vēl viens veids, kā sakārtot koplietotos failus, ir iepriekš izveidot pagaidu veidni. Varat iepriekš izveidot mapju veidnes, ja neesat pārliecināts, kuru veidni pašlaik izmantot.
Mapes veidnes iepriekšēja izveide palīdz saglabāt dažus failus mapē, nevis atstāt tos jebkur sistēmā. Tas arī novērš kosmosa sēņošanu. Ja beidzot nosakāt savu nostāju par šīm iepriekš izveidotajām mapēm, varat tās pārvietot uz pastāvīgo krātuvi vai arī ne.
8. Izmantojiet automatizēto organizēšanas programmatūru
Viens no efektīvākajiem veidiem, kā kārtot koplietotos failus, ir automatizētas organizēšanas programmatūras iekļaušana sistēmā. Failu manuāla kārtošana ir ne tikai nogurdinoša, bet arī laikietilpīga. Lai pārvietotu dažādus failus uz noteiktām vietām, jāpievērš uzmanība detaļām.
Pat ja tā ir, ir tendence, ka lietas izslīd cauri plaisām. Bet tā ir cita bumbas spēle, kad automatizējat procesu ar organizēšanas programmatūru. Efektīva organizēšanas programmatūra ievietos jūsu koplietotos failus pareizajās vietās ar nelielu uzraudzību vai bez tās. Jums un jūsu komandai būs vairāk laika, lai koncentrētos uz svarīgākiem uzdevumiem, lai palielinātu savu produktivitāti.
9. Dzēst novecojušos failus
Novecojuši faili jums nav noderīgi. Ja vien neplānojat tos atjaunināt, tiem jūsu sistēmā nav biznesa. Pārskatot savus failus, varat atklāt, ka faili, kurus vairs neizmantojat, aizņem ievērojamu vietu krātuvē. Dzēšot tos, jums būs vairāk vietas, lai izveidotu un uzglabātu atbilstošus failus.
Turklāt novecojušu failu atstāšana sistēmas failos var nejauši sapludināt ar jaunākiem vai pašreizējiem failiem, radot neskaidrības. Šis scenārijs var rasties, ja šie faili ir jaunu vai nepieredzējušu darbinieku rokās. Lai automatizētu šo procesu, varat izvēlēties failu dzēšanas programmatūru, piemēram PrivaZer, Failu smalcinātājs, un Glary Utilities, starp citiem.
Kopīgoto failu kārtošana, lai palielinātu produktivitāti
Tīra darba vieta palielina produktivitāti. Jūs varat viegli piekļūt jebkuram nepieciešamajam dokumentam un pārvietot lietas bez šķēršļiem. Kopīgoto failu kārtošana ne tikai uzlabos jūsu produktivitāti, bet arī padarīs jūs efektīvāku, jo būsiet vairāk koncentrējies uz veicamajiem uzdevumiem.
Interesanti, ka tas viss nav jādara pašam. Pacelšanai un novietošanai varat izmantot automatizētus rīkus, lai jūs varētu veikt citus uzdevumus, kuriem nepieciešama jūsu uzmanība.
