Runājot par laika aprēķinu un ārštata projektu vadību, vissvarīgākais ir precīzi izsekot jūsu darba stundām. Ir svarīgi, lai jūs labi pārzinātu savu projektu, lai droši sniegtu saviem klientiem reālistisku aprēķinu par to, cik ilgi konkrēts uzdevums prasīs.

Galu galā jūs nevēlaties, lai jūsu klienti maksātu pārāk vai par zemu maksu. Apskatīsim dažas norādes, kas jums jāpatur prātā, to darot.

1. Definējiet sava projekta darbības jomu

Pirmais solis ir pārliecināties, ka jums ir stingra izpratne par to, ko projekts ietvers. Precīzi izdomājiet, kādus uzdevumus, termiņus un budžetus veiksit. Konkrēta izpratne par darbības jomu un uzdevumiem palīdzēs jums izvairīties no nevajadzīgiem izdevumiem.

Uzmanieties no tvēruma šļūdes. Ja neesat piesardzīgs, jūsu projekts, visticamāk, ilgs ilgāk, nekā sākotnēji gaidījāt. Labākais veids, kā no tā izvairīties, ir a Darba sadalījuma struktūra (WBS), lai detalizēti izplānotu visus uzdevumus un efektīvi racionalizētu darbplūsmu ar klientu. Šim nolūkam varat izmantot arī projekta tvēruma veidni.

Lejupielādēt:Smartsheet (Pieejams kā Excel fails)

2. Izmantojiet pareizu laika aprēķināšanas paņēmienu

Par katru cenu jums jācenšas izvairīties no nepietiekamas un pārvērtēšanas. Daudzi ārštata darbinieki, nosakot paveiktā darba vērtību, mēdz norādīt savu stundas likmi, taču tas var novest pie palielinātiem rēķiniem. vai pat nepietiekami iekasējot savu laiku, jo īpaši, ja neesat ņēmis vērā neparedzētus gadījumus, resursu ierobežojumus un citus faktoriem. Šeit ir dažas metodes, kā precīzi aprēķināt projekta darba laiku:

  • Eksperta spriedums: Tas ir nepieciešams gadījumos, kad datus ir grūti vai neiespējami izmērīt vai ja nav precīzi pieejamas detalizētas specifikācijas. Šīs metodes izmantošanas atslēga ir iegūt pēc iespējas vairāk informācijas un analīzes pirms lēmuma pieņemšanas. Izmantojiet šo metodi, lai identificētu apakšuzdevumus un to ilgumu piepūles novērtēšanas un laika prognozēšanas posmā.
  • Analogs novērtējums: Analogā aplēse ir izplatīta prakse, kas ietver projekta(-u) ar līdzīgām iezīmēm izmantošanu aprēķinu pamatā. Lai palīdzētu šajā procesā, varat izmantot iepriekšējo pieredzi, nozares vidējos rādītājus vai citus resursus. Būtībā, lai veiktu aplēses, analogā aplēse izmanto vēsturiskos datus no līdzīgiem projektiem.
  • Trīs punktu novērtējums: Šī metode ietver visu iespējamo scenāriju (optimistisko, pesimistisko un visticamāko) noteikšanu, kā arī to rašanās varbūtību un pēc tam galīgā aplēse. To parasti aprēķina, izmantojot trīsstūrveida sadalījuma metodi vai PERT beta aprēķinu.

Izmantojot trīsstūrveida sadalījuma metodi, varat ņemt vidējo no šādiem aprēķiniem — optimistiskais novērtējums (O), pesimistiskais novērtējums (P) un visticamākais novērtējums (M). Tātad trīsstūrveida sadalījuma vienādojums izskatīsies šādi:

E= (O+P+M)/3

PERT nozīmē “Programmas novērtēšanas un pārskatīšanas tehnika”. Tas ir lēmumu pieņemšanas modelis, kas palīdz grupām noteikt sava darba prioritātes, nosakot, cik daudz laika tām nepieciešams dažādu uzdevumu veikšanai.

PERT beta izplatīšanas metode vairāk ir vidējais svērtais rādītājs. Tas piešķir lielāku nozīmi visticamākajam iznākumam un mazāku nozīmi citiem rezultātiem. Projektu vadītāji parasti izmanto šo metodi, lai novērtētu projekta pabeigšanas datumus, jo tā mēdz būt precīzāka.

PERT Beta vienādojumu var novērtēt šādi:

PERT beta izplatīšana = (P + O + 4 ml ) / 6

Sekojot iepriekš minētajam piemēram, pieņemsim, ka gadījumā, ja ārštata darbinieks strādā ar uzdevumu A (kas notiek ar būt sociālo mediju kampaņai) visoptimistiskākā aplēse ir divas nedēļas, bet sliktākais scenārijs ir deviņas nedēļas. Visticamākais novērtējums ir četras nedēļas.

Piemērojot PERT beta vienādojumu, aptuvenais laika novērtējums izrādītos 4,5 nedēļas. Izmantojot šo metodi, mēs varam arī ņemt vērā standarta novirzi šajā gadījumā, lai nodrošinātu mūsu klientiem plašāku pabeigšanas laiku. Uzdevumam A mēs to varam izteikt šādi:

Standarta novirze = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Mūsu piemērā tas darbojas līdz 1,75. Tādējādi mēs varam norādīt iespējamo pabeigšanas periodu 6,25 nedēļas, nevis 4,5 nedēļas.

  • Aprēķins no apakšas uz augšu: Vienkāršākā (un precīzākā) metode ārštata projektu stundu aprēķināšanai ir augšupējas aplēses pieeja. Šī pieeja liek domāt, ka jums ir jāsāk no paša darba sadalījuma struktūras pamata, saskaitot visus izdevumus un pēc vajadzības pievienojot.

Izmantojot šo pieeju, varat izveidot precīzus aprēķinus, sākot no apakšas un palielinot katra projekta izmaksas. Tas palīdz jums segt visas izmaksas vienā reizē.

3. Aprēķiniet savu viltojumu attiecību

Tā kā visi ārštata darbinieki nestrādā vienādi, var būt grūti izmērīt, cik daudz laika viņi pavada, strādājot pie projekta. Šādos gadījumos, izmantojot viltus koeficienta kalkulatoru, var palīdzēt aprēķināt precīzus aprēķinus. Tas palīdz jums redzēt pārsniegtā/nepietiekami novērtētā laika daļu, lai jūs varētu optimizēt apmaksājamās stundas.

Piemēram, ja jūs lēšat, ka projekta pabeigšanai būs nepieciešamas četras dienas, bet tikai divas dienas, tad jūsu viltojumu attiecība ir 2:1. Izjaukšanas koeficienta mērķis ir noteikt, cik ātri jūs varat veikt uzdevumus savā projektā un cik daudz brīva ir jūsu grafiks.

4. Konts par dīkstāves laiku un pārtraukumiem

Jūs varētu domāt, ka varat vienkārši saskaitīt noguldītās stundas, taču tas tā īsti nedarbojas. Atvaļinājuma dienas un dīkstāves laiks ir jāiekļauj kopējā darba stundu skaitā.

Ja neveiksiet pārtraukumus, jūs izdegsit ātrāk, nekā paredzēts. Ja izmantojat sadarbības rīkus, piemēram, Slack vai Todoist, ir svarīgi iestatīt a atvaļinājuma vai ārpus biroja statusu paņemot atvaļinājumu.

Ja paņemat brīvu dienu, tas jāņem vērā, aprēķinot stundu skaitu, ko plānojat strādāt nedēļā. Ja jums ir pagarināts dīkstāves laiks vai pārtraukums darbā, arī to ir vērts ņemt vērā — vienkārši pievienojiet stundu vai divas katras nedēļas kopējām nostrādātajām stundām.

Lejupielādēt: Virsotne42 (Pieejams kā Excel fails)

5. Plānošanas, neparedzētu gadījumu un pārskatīšanas faktors

Viena no visbiežāk pieļautajām ārštata darbinieku kļūdām ir laika neplānošana. Tāpat ārkārtas aplēses ir nepieciešamas, lai ņemtu vērā neparedzētus apstākļus, kas var rasties projekta gaitā, piemēram, resursu ierobežojumus.

  • Plānošana: Jums būs nepieciešams laiks, lai plānotu savu darbu un pārliecinātos, ka no klientiem saņemat visu nepieciešamo informāciju. Tas ir īpaši svarīgi, strādājot ar klientiem, kuri ir jauni jūsu nozarē vai nekad iepriekš ar jums nav strādājuši.
  • Administrācija: Jums būs nepieciešams laiks administratīviem uzdevumiem, piemēram, rēķinu nosūtīšanai vai sociālo mediju kontu izveidei. Jums var būt nepieciešams laiks arī klientu pārraudzībai pēc projektu pabeigšanas.
  • Neparedzēti gadījumi/pārskatīšanas: Ja projekts aizņem ilgāku laiku, nekā paredzēts, vai ja ar projektu kaut kas noiet greizi, jums var būt nepieciešams papildu laiks administratīviem uzdevumiem vai papildinājumu vai labojumu veikšanai.

Laika uzskaite ir lielisks veids, kā iegūt labāku izpratni par to, cik daudz laika jūs pavadāt katram projektam. Varat izmantot tādus rīkus kā projekta laika skalas veidnes vai darba laika uzskaites veidnes un laika izsekošanas lietotnes lai nodrošinātu, ka saņemat pareizus datus par laiku, kas nepieciešams uzdevumu veikšanai.

Jūs arī atklāsit, ka iestatot sistēmu laika uzskaitei, piemēram, Pomodoro tehnika, palīdzēs palielināt produktivitāti, sekot līdzi progresam un nodrošināt, ka tiek ievēroti termiņi.

7. Pārskatiet savus galīgos aprēķinus

Jūs esat pabeidzis aprēķinu, un tagad ir pienācis laiks izveidot šo galīgo skaitli. Viena no lietām, kas jums jādara, ir pārskatīt savu tāmi. Pārbaudiet, vai tāmē nav izlaisti kādi uzdevumi. Ja tā, pievienojiet šīs papildu stundas atpakaļ galīgajā aplēsē. Izmantojot dažādus projektu vadības veidnes varētu palīdzēt.

Ja jums ir klienta aprēķins, pārskatiet to, lai pārliecinātos, ka skaitļi ir saprātīgi. Ja starp jūsu aprēķiniem ir pretrunas, jautājiet viņiem sīkāku informāciju par to, ko viņi vēlas un kā viņi to vēlas.

Precīzi novērtējiet un pārvaldiet apmaksājamās stundas

Projektu stundu tēma ārštata darbiniekiem ir strīdīga, jo katram būs sava likme (balstīta uz pieredzi, priekšmeta zināšanām, klientu prasībām utt.) un problēmu risināšanas metodika.

Ja plānojat aprēķināt savu ārštata apmaksājamo stundu skaitu, tad zināt šos padomus un trikus būs nenovērtējami. Cerams, ka tie ietaupīs jūsu laiku un naudu nākamajam projektam un padarīs visu procesu daudz mazāk saspringtu.