Jaunas idejas darba nedēļai ir radušās, jo arvien vairāk uzņēmumu cenšas cīnīties ar darbinieku izdegšanu. Piemēram, viens sociālais eksperiments maina 40 stundu piecu dienu darba nedēļu uz 32 stundu četru dienu darba nedēļu.
Lai gan daži uztraucas, ka nostrādāto stundu skaita samazināšana samazinās produktivitāti, tas ne vienmēr ir taisnība. Saskaņā ar ziņojumiem no BBC, četru gadu 32 stundu darba nedēļas izmēģinājums parādīja, ka "ražīgums palika nemainīgs vai uzlabojās lielākajā daļā darba vietu".
Ja jūsu darba vieta apsver iespēju pāriet uz 32 stundu darba nedēļu, veiciet šīs piecas darbības, lai palielinātu produktivitāti.
1. Organizēt uzdevumus
Lai pārliecinātos, ka svarīgi uzdevumi ir galvenā prioritāte, uzskaitiet savus šīs dienas (vai nedēļas, ja vēlaties plānot iepriekš) uzdevumus. Apskatot sarakstu, kārtojiet katru uzdevumu trīs kategorijās: Augsta prioritāte, Vidēja prioritāte, un Zema prioritāte.
Augstas prioritātes uzdevumi ir būtiski jūsu uzņēmumam, kas jāpaveic nekavējoties. Vidējas prioritātes uzdevumi ir jāpabeidz nekavējoties, taču tos var nedaudz aizkavēt. Visbeidzot, zemas prioritātes uzdevumi ir tie, kas jāpabeidz, bet ne uzreiz.
Ja neesat pārliecināts, kā klasificēt savus uzdevumus, mēģiniet trīs sitienu sistēma uzdevumu saraksta prioritāšu noteikšanai.
Uzskaitot un kārtojot savus uzdevumus, izmantojiet sadarbības piezīmju lietotni, piemēram Microsoft OneNote vai Google Keep lai visa jūsu komanda zinātu, kādam darbam tai vajadzētu piešķirt prioritāti. Piezīmju lietotne arī ļaus jūsu komandas locekļiem sniegt atgriezenisko saiti par prioritāšu sarakstu, lai jūs varētu pārliecināties, ka vispirms ir pabeigts svarīgākais darbs.
2. Kopīgojiet kalendārus
Turpiniet iesākto sadarbības tempu, organizējot uzdevumus, aicinot savu komandu kopīgot savus kalendārus. Lielākā daļa kalendāra lietotņu, piemēram Microsoft Outlook un Google kalendārs, ļauj koplietot savu grafiku ar citiem lietotājiem.
Lai uzturētu produktīvu vidi, svarīga ir izpratne par katra cilvēka grafiku. Kopīgojot kalendāru ar savu komandu, ikviens var sekot līdzi svarīgām komandas sanāksmēm un nodrošināt, ka tās netraucē kolēģus bloķētā laika periodos.
Tāpat būs vieglāk novērst nevajadzīgas tikšanās. Zinot visu cilvēku grafiku, varēsiet izdomāt laiku, kad visi tiksies, nevis rīkot vairākas vienreizējas tikšanās. Tas arī ļaus jums redzēt, vai sapulces tēmas tiek atkārtotas.
3. Izmantojiet taimera lietotnes (un klausieties tās)
Jūsu darba nedēļa tiek samazināta par 20%, katra dienas minūte kļūst par vērtīgāku resursu. Lai optimizētu savu laiku, jums ir jāizveido sev grafiks un jāpieturas pie tā. Kalendārā bloķējiet laiku katram uzdevumam, kas jums jāpabeidz, kā arī sapulcēm un pārtraukumiem (jo jums ir nepieciešams atbilstošus un atjaunojošus pārtraukumus lai būtu vislabākajā veidā).
Kad esat izveidojis savu grafiku, iestatiet taimeri katram uzdevumam. Ir iekļautas dažas populāras taimera lietotnes Pomofokuss un Pārslēgt. Neatkarīgi no izvēlētās lietotnes noteikti klausieties to. Kad taimeris liek jums apstāties, jums vajadzētu apstāties un pāriet uz nākamo uzdevumu, pat ja neesat to pabeidzis.
Lai cīnītos pret nepabeigtiem darbiem, vienmēr pievienojiet savam grafikam bloku. Panākšanas bloks ir noteikts laiks, ko veltāt, lai turpinātu darbu pie uzdevumiem, kuru veikšanai nebija laika. Pievienojot vienu, varēsit turpināt visu savu darbu.
4. Izmantojiet mākoņa krātuves sistēmu
Dokumentu koplietošana ir būtiska jebkuram uzņēmumam. Par laimi cieto kopiju uzglabāšanas sistēmu laiki, kuru pieejamība bija ierobežota, ir sen pagājuši. Taču 32 stundu darba vidē der ne tikai jebkura digitālā uzglabāšanas sistēma.
Pārliecinieties, vai jūsu komanda kopīgo dokumentus mākoņa koplietošanas vidē, piemēram, OneDrive vai Google disks. Kad mitināt dokumentus vietējā vidē, piekļuve ir ierobežota, kas palēnina darbplūsmas. Mākoņu krātuves sistēmas ļauj ikvienam piekļūt nepieciešamajiem materiāliem, novēršot ātruma svārstības darba dienā.
Mākoņu krātuves sistēmas arī ļauj ikvienam izsekot darba progresam, kas palīdz pārrobežu sadarbības projektos. Tomēr, lai padarītu jūsu mākoņkrātuves sistēmu pieejamu, organizējiet un iztīriet savu mākoņkrātuvi laiku pa laikam. Tādā veidā jūs un jūsu komandas locekļi netērēsit laiku, šķirojot novecojušas mapes un failus, lai atrastu to, kas jums nepieciešams.
5. Izsekojiet savu dienu izklājlapā
Papildus brīvlaika bloķēšanai kalendārā ierakstiet savus ikdienas uzdevumus izklājlapā, izmantojot tādu programmu kā Microsoft Excel vai Google izklājlapas. Pierakstiet katru uzdevumu un to, cik daudz laika tas prasīja.
Reģistrējot laiku kāda uzdevuma veikšanai, ne tikai ierakstiet kalendārā to, ko esat bloķējis. Tā vietā, ja jums ir nepieciešams vairāk laika, lai izpildītu uzdevumu, pierakstiet to. Lai izdomātu, kā optimizēt savu dienu, ir svarīgi zināt kopējo laiku, ko pavadāt uzdevumam.
Pēc nedēļas, kad esat izsekojis laiku, kas pavadīts ikdienas uzdevumiem, apskatiet, kā jūsu laiks tika sadalīts veicamo uzdevumu sarakstā. Izpētiet sarakstu un pajautājiet sev, kas tajā teikts. Kur tu pavadi lielāko daļu sava laika? Kādi uzdevumi aizņem ilgāku laiku, nekā paredzēts? Kur jūs varat samazināt pavadīto laiku?
Šī izsekošana un iztaujāšana ļaus jums labāk saprast, kā jūsu laiks tiek izmantots visas dienas garumā. Zinot, kur tiek pavadīts jūsu laiks, varēsiet saprast, ko var samazināt, deleģēt un kam jāpievērš lielāka uzmanība.
Maksimāli palieliniet savu 32 stundu darba nedēļu
Lai palielinātu produktivitāti 32 stundu darba nedēļā, neaizmirstiet kārtot savus uzdevumus, kopīgot kalendārus, izmantot taimera lietotnes, izmantot mākoņkrātuvi un izsekot savai dienai. Šīs piecas darbības ir nelielas izmaiņas jūsu darba dienā, kas būtiski ietekmēs jūsu darba nedēļu.
Ir svarīgi atcerēties, ka astoņu stundu zaudēšana nedēļā nenozīmē, ka jums ir jāzaudē kāds no jūsu darba rezultātiem. Gluži pretēji, pāreja uz četru dienu darba nedēļu var motivēt jūsu komandu strādāt vairāk.
Produktivitāte ne vienmēr ir saistīta ar jums atvēlēto laiku; tas ir par to, kā jūs izmantojat šo laiku.