Pareiza projektu pārvaldības rīka izvēle jums un jūsu komandai var radīt grūtības, jo īpaši, ja jums ir vajadzīgas vairākas vietas, bet jums nav budžeta. Ja vēl neesat gatavs investēt vai joprojām meklējat, tikmēr varat izveidot funkcionālu projektu vadības paneli pakalpojumā Google izklājlapas. Turpiniet lasīt, lai uzzinātu, kā to izdarīt.

Projekta tāfeles kartēšana Google izklājlapās

Vispirms jums būs jānosaka, kuras kolonnas izmantosit savā dēlī. Lai to izdarītu, izveidojiet sarakstu ar pamatinformāciju, kas jums būs jānodod, piemēram, uzdevuma nosaukums, izpildes datums, prioritāte, statuss un piezīmes.

Ja sadarbojaties ar citiem, īpašnieka slejā tiks norādīts, kurš strādā pie uzdevuma. Ja padomē deleģē vairākas personas, vēlēsities iekļaut arī kolonnu, kurā parādīts, kurš to piešķīris.

Pēc tam padomājiet par jebkuru informāciju, kas ir unikāla jūsu darbplūsmai. Mērķis ir izveidot ātru pārskatu par uzdevumiem jums un jūsu kolēģiem. Daži piemēri ir klientu ID numuri, krāsu kodi, kontaktinformācija, saites utt. Neatkarīgi no tā, ko izvēlaties, izmantojiet to lielākajai daļai savu uzdevumu, lai kolonna nebūtu tikai vēl viens solis vai, vēl ļaunāk, juceklis.

Kā izveidot projekta vadības padomi Google izklājlapās

Izmantojot Google izklājlapas, ir diezgan vienkārši izveidot funkcionālu projektu vadības paneli. Tālāk ir norādītas darbības, kas jums jāveic.

1. Iesaldējiet savu augšējo rindu

Kad jums ir saraksts ar kolonnām, kuras vēlaties iekļaut, ierakstiet tās izklājlapas augšdaļā un iesaldējiet rindu pakalpojumā Google izklājlapas lai tas paliktu pie jums ritināšanas laikā. Tā darīt:

  1. Iezīmējiet visu rindu.
  2. Iet uz Skatīt augšējā kreisajā stūrī.
  3. Izvēlieties Iesaldēt.
  4. Izvēlieties 1 rinda.

2. Pievienojiet formatējumu savai datuma kolonnai

Lai datumu pievienošana panelim būtu konsekventa, termiņa kolonnai varat piešķirt formatējumu. Tā darīt:

  1. Atlasiet visu kolonnu.
  2. Iet uz Formāts augšējā izvēlnē.
  3. Izvēlieties Numurs.
  4. Izvēlieties Datums.

Jums nekas nav jādara ar uzdevumu un piezīmju kolonnu — vienkārši saglabājiet tos teksta formātā. Prioritātes, statusa un īpašnieka kolonnām noderēs nolaižamā izvēlne — par to varat lasīt nākamajā sadaļā.

3. Izveidojiet funkcionālā statusa sleju Google izklājlapās

Izmantojot programmatūru, piemēram, ClickUp un Asana, varat ātri iestatīt uzdevuma statusu, veicot dažus klikšķus. Lai to izdarītu Google izklājlapās, varat izmantot Datu validācija lai izveidotu lidojuma izvēlni ar vairākiem atlasāmiem vārdiem. Tā darīt:

  1. Atlasiet šūnas zem virsraksta.
  2. Iet uz Dati ekrāna augšdaļā.
  3. Izvēlieties Datu validācija no izvēlnes.
  4. Blakus Kritēriji, izvēlieties Preču saraksts.
  5. Kreisajā pusē ievadiet vārdus, kurus vēlaties iekļaut, atdalot tos ar komatu.
  6. Sist Saglabāt.

Varat atkārtot tās pašas darbības, lai ievietotu nolaižamo izvēlni citās šūnās zem virsraksta.

Tagad šūnās parādīsies nolaižamā izvēlne. Ja šūnas joprojām ir atlasītas, statusu krāsu kodēšanai varat pievienot nosacījumu formatējumu. Tā darīt:

  1. Iet uz Formāts ekrāna augšdaļā.
  2. Izvēlieties Nosacījuma formatējums, un tiks parādīta sānu izvēlne.
  3. Vēlreiz pārbaudiet, vai iezīmētās šūnas ir atlasītas Piesakies diapazonam kaste.
  4. Zem Formēšanas noteikumi, noklikšķiniet uz tālāk esošās nolaižamās izvēlnes Formatēt šūnas, ja… un izvēlēties Teksts satur.
  5. Ievadiet statusu laukā, kas tiek parādīts zem tā.
  6. Zem Formatēšanas stils, mainiet fona vai teksta krāsu.
  7. Sist Gatavs.
  8. Atkārtojiet ar atlikušajiem statusiem.

Kad katrai opcijai esat pievienojis krāsu kodējumu, noklikšķiniet uz tiem, lai pārliecinātos, ka tie darbojas, pirms kopējat un ielīmējat nolaižamo izvēlni visā kolonnā. Lai ielīmētu, atlasiet kolonnu, izmantojot tās burtu augšpusē, un noņemiet atlasi virsraksta šūnai, noklikšķinot uz tās, turot nospiestu CMD vai CTRL pirms tā ievietošanas.

4. Pievienojiet piezīmes savam projekta dēlim pakalpojumā Google izklājlapas

Izmantojot šādu projekta dēli, varat glabāt visu vienuviet, tostarp uzdevumu piezīmes. Tas nozīmē, ka varat izvairīties no saziņas, dokumentu un papīru sijāšanas, lai iegūtu sīkāku informāciju. Turklāt jūs varat novērst nepieciešamību sūtīt uzdevuma piezīmes saviem kolēģiem pa e-pastu.

Ņemot to vērā, jūs vēlēsities saglabāt savas piezīmes kārtīgas, lai tās nekļūtu traucējošas vai neproduktīvas. Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs tos formatēt:

  • Veiciet dubultklikšķi uz šūnas, lai rediģētu tajā esošo tekstu.
  • Pievienojiet rindas pārtraukumu, izmantojot Opcija + Enter operētājsistēmā Mac vai Ctrl + Enter operētājsistēmā Windows.
  • Pievienojiet aizzīmes punktu teksta priekšā, nospiežot Opcija + 8 operētājsistēmā Mac vai Alt + 0149 operētājsistēmā Windows.
  • Kopējiet un ielīmējiet aizzīmju punktus, ja vēlaties tos izmantot vēlreiz. Google izklājlapas neatbalsta faktiskās.
  • Svītras darbojas arī kā aizzīmes, lai atvieglotu darbību.
  • Iestatiet savu Teksta ietīšana uz Klips, tāpēc tas neiziet ārpus šūnas robežas.
    • Klips arī neļaus šūnām kļūt pārāk garām.
  • Veiciet dubultklikšķi uz šūnas ar apgrieztu tekstu, lai skatītu tās saturu.

Citas lietas, kas jāņem vērā, veidojot projekta dēli Google izklājlapās

Tālāk ir norādītas dažas citas lietas, kas var palīdzēt pārvaldīt projekta dēli.

  • Atzīmējiet savus kolēģus jebkurā vietā, tostarp īpašnieka kolonnā, izmantojot simbolu @, kam seko viņu vārds vai e-pasta adrese.
  • Izmantojiet komentārus, lai saglabātu saziņu savā panelī atsevišķi no informācijas par uzdevumiem — vienkārši pievienojiet vienu tieši tai šūnai, par kuru jums ir jautājums.
  • Lai arhivētu pabeigtos uzdevumus, pievienojiet jaunu lapu, noklikšķinot uz pievienošanas simbola ekrāna apakšējā kreisajā stūrī, pēc tam kopējiet un ielīmējiet savus uzdevumus.
  • Arhivējot vai dzēšot iepriekšējos uzdevumus, jums būs pieejama vissvarīgākā un jaunākā informācija, turklāt jūs varēsit ātrāk atrast lietas.
  • Ja jūs vai jūsu kolēģis nejauši kaut ko izdzēšat vai pārrakstat, varat to izdarīt izmantojiet versiju vēsturi atrodas Google izklājlapu augšējā vidū, lai atgrieztos un pārbaudītu to vai atgrieztos uz iepriekšējo saglabāšanu.

Organizējiet savus projektus, izmantojot Google izklājlapas

Projekta paneļa izveide pakalpojumā Google izklājlapas ir vienkāršs, budžetam draudzīgs risinājums tiem, kas vēlas sekot līdzi uzdevumiem vai sadarboties ar komandu. Ar nelielu sākotnējo plānošanu un nelielu darbu varat izveidot tādu, kas ļauj pievienot informāciju tikai ar dažiem klikšķiem.

Papildu ieguvums ir tas, ka papildus veidnes izveidei jums un jūsu kolēģiem ir mazāk iespēju to uzturēt, ja jau esat izmantojis izklājlapu programmatūru. Turklāt varat pievienot tik daudz vai tik maz funkciju, cik vēlaties.