Ja kādreiz esat pārkārtojis skapi, jūs zināt, cik vienkārši ir pēc tam atrast savas lietas. Ne tikai tāpēc, ka ir jāiziet mazāk, bet arī tāpēc, ka esat noņēmis visu, ko vairs neizmantojat vai kas nepieder.
Tas pats attiecas uz jūsu projektu pārvaldības rīkiem. Jūs tos izmantojat, lai neatpaliktu no saviem uzdevumiem, taču dažreiz to izsijāšana vai starp tiem var kļūt neproduktīva.
Praktizējot minimālismu ar savām lietām, jūs ieskauj tikai jūsu visvērtīgākā un iecienītākā manta. Tātad, kāpēc jums vajadzētu izmantot minimālistisku pieeju saviem projektu pārvaldības rīkiem? Lasiet tālāk, lai uzzinātu.
Iedomājieties šo: jūs un jūsu kolēģi izmantojat ClickUp, lai pārvaldītu jūsu radošo darbplūsmu, Asana, lai nosūtītu projektu pieprasījumus, un Notion visam pārējam. Lai gan jūs zināt, kur visu atrast vai ievietot, jums ir jāpārslēdzas starp rīkiem, lai tur nokļūtu. Tad ir reizes, kad uzdevums iekrīt pa vidu. Jūs to nevarat ievietot nevienā programmatūrā, tāpēc izvēlaties vienu un jums ir jāatgādina, kur tā atrodas.
Izmantojot vienu programmatūru visiem saviem projektiem, jūs ietaupāt laiku. Padomājiet par to, cik bieži jūs piesakāties vai izrakstāties vai pārvietojaties starp vairākiem. Nemaz nerunājot par ritināšanu, lai uzzinātu, kāda informācija jums ir pieejama citur.
No pirmā acu uzmetiena varētu šķist, ka viena programmatūra neapmierinās visas jūsu vajadzības, taču tādas programmatūras kā Notion, ClickUp un monday.com ir ļoti pielāgojamas. Pirmais solis iekšā darba sākšana ar jebkuru projektu vadības programmatūru nosaka, kā vēlaties to izmantot. No turienes varat apvienot plānošanu un radošumu, lai izklāstītu savas darbplūsmas un projektu plāksnes.
Jūs un jūsu komanda to strādājat. Jūs rūpīgi uzskaitāt katru uzdevumu un noteikti iekļaujat sīkāku informāciju. Taču jūs bieži noklikšķināt uz nepareiza uzdevuma, un jūsu lapas ir tik garas, ka ritinot kļūstat nepacietīgs.
Ja uzskatāt, ka jūsu projekta dēļi ir pārāk gari vai pārblīvēti, ir vienkāršs risinājums. Neatkarīgi no tā, vai katrs ir atbildīgs par saviem uzdevumiem vai arī jūs norīkojat kādu, kas sakārtotu lietas, jūs vēlaties nodrošināt, ka vienmēr veicat apkopi. Tas nozīmē:
- Pabeigto uzdevumu arhivēšana.
- Dublētu uzdevumu dzēšana.
- Uzskaitot tikai būtisku informāciju.
- Pieturēšanās pie pašreizējiem priekšmetiem.
- Pārliecinieties, vai dati un piezīmes ir atjauninātas.
Regulāri izejot cauri un sakopjoties, atrast vajadzīgo būs ērta.
3. Mazāk funkciju nozīmē mazāk pārvaldāmo vienumu
Uz izvairieties no funkciju noguruma, izmantojot projektu pārvaldības programmatūru, ir svarīgi labi saprast, ko ar to vēlaties darīt, nevis ļaut programmas zvaniem un svilpēm to darīt jūsu vietā. Logrīks vai integrācija, kas šobrīd šķiet noderīga, var vienkārši kļūt par papildu soli jūsu procesā.
Aplūkojot, kā jau piešķirat un pārvaldāt uzdevumus, varēsiet noteikt, kuras funkcijas ir visnoderīgākās un kuras ir tikai troksnis. Pamatfunkciju, piemēram, programmatūras sarakstu, saziņas rīku un atgādinājumu izmantošana var būt pietiekami izdevīga.
Izmantojot tikai visnoderīgākās funkcijas, jūsu dēļa vai darbplūsmas izkārtojums būs arī tīrāks un vieglāk orientējams.
Mazāk nozīmē lielāku produktivitāti un koncentrēšanos
Izmantojot minimālistisku pieeju projektu pārvaldības rīkiem, jūs ietaupīsiet laiku, lai atrastu nepieciešamo, un jums būs pieejama visatbilstošākā un jaunākā informācija. Turklāt vienā mirklī varat redzēt, kur atrodaties jūs un jūsu laiks.
Tas nozīmē, ka ir jāierobežo izmantoto rīku skaits, jāsaglabā sakārtota tāfele ar aktuālo informāciju un jāizmanto tikai tādas funkcijas, kas jums sniedz labumu.