4 nepietiekami novērtēti Excel funkcijas SUBSTITUTE lietojumi

Apstrādājot lielas datu paketes, dažas Excel funkcijas ir tik daudzpusīgas kā funkcija SUBSTITUTE. Diemžēl tas traģiski bieži tiek ignorēts par labu daudz sarežģītākiem risinājumiem, kas bieži vien ir vienkāršas problēmas.

Funkcija SUBSTITUTE ir ātrs un tīrs veids, kā dezinficēt datus, pievienot pārskatiem detalizētu informāciju un izveidot vienkāršu veidlapu saziņu. Šīs funkcijas apgūšana un izpratne par tās izmantošanu padara to par neaizstājamu un viegli lietojamu rīku lielu datu kopu analīzei.

1. Veidlapu sakaru izveide, izmantojot Excel funkciju SUBSTITUTE

Programmas Excel funkcija SUBSTITUTE ļauj viegli ātri un viegli nomainīt iepriekš norādītos marķierus iepriekš formatēta teksta daļā. Tas ļauj lietotājiem viegli izveidot veidlapas saziņu, apmainot informāciju, kas mainās ar katru iterāciju.

Varat ievietot veidni izklājlapas šūnā un pēc tam ievadīt adresātu sarakstu citā izklājlapā. Pēc tam pievienojiet funkcijas SUBSTITUTE ķēdē citā šūnā, lai pievienotu informāciju par katru adresātu.

Ņemiet vērā, ka varat ievietot vairāk nekā vienu SUBSTITUTE vienu otrā:

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(Veidne!$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ cardtype }", D2), "{ beigu datums }", TEKSTS(C2, "mmmm dd, gggg")), "{ lname }", B2), "{ fname }", A2)

Ja mainās pārāk daudz lauku, varat sadalīt visu vēstuli rindkopās un mainīt tās pa vienai. Rindas pēdējā šūnā savienojiet visas šīs rindkopas vienā burtā.

Automātiski ģenerēti e-pasta ziņojumi ir lielisks veids, kā ātri un viegli sasniegt klientu sarakstu, izveidot personalizētu mārketinga korespondenci vai ģenerēt pielāgotas pavadvēstules.

Varat sadalīt garākus ziņojumus rindkopās vai atsevišķos teikumos, lai izvairītos no pārāk sarežģītām SUBSTITUTE formulām. Varat pat izmantot nosacījumus papildu pielāgošanai, piemēram, apmainīt dažādus prasmju sarakstus pavadvēstulē atkarībā no darba veida, uz kuru piesakāties.

2. Programmas Excel funkcijas SUBSTITUTE izmantošana atskaišu ģenerēšanai

Funkcija SUBSTITUTE ir ērta ne tikai pamatinformācijas ievietošanai iepriekš formatētos laukos, bet arī var ievadīt sarežģītus aprēķinus iepriekš sagatavotos pārskatos. Injicēšanas aprēķini ļauj izmantojiet programmu Excel, lai izveidotu informācijas paneli kas nodrošina vizuālu informāciju un nodrošina pielāgotus novērojumus, pamatojoties uz datiem.

Apvienojot SUBSTITUTE, lai iepriekš ģenerētu teksta un nosacījumu blokus, piemēram, funkciju IF, varat izveidot detalizētākus pārskatus.

Iepriekš minētajā piemērā varat redzēt, ka tiek izveidotas divas atsevišķas rindkopas, izmantojot kādu informāciju no pārskata. Nosacītā funkcija pēc tam var noteikt, kura no divām rindkopām ir piemērota, lai parādītu pārskata lasītājiem.

Pirmā rindkopa tiek izveidota, izmantojot šo formulu:

=IF(A2>B2, SUBSTITUTE(Veidnes!$A$3, "{ izaugsmes procents }", (ROUND(B2/A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE (veidnes!$A$4, "{ samazināšanās procents }", 100 — (ROUND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Vairāku ķēdē savienotu SUBSTITUTE funkciju savienošana pārī ar nosacījumiem var palīdzēt izveidot ieskatamākus informācijas paneļus un pārskatus. Aprēķinus var veikt pat tieši SUBSTITUTE funkcijās, lai nodrošinātu, ka lasītājiem sniedzat tikai visatbilstošāko informāciju.

3. Excel datu dezinfekcija glabāšanai, izmantojot Excel funkciju SUBSTITUTE

Runājot par ilgtermiņa datu glabāšanu, daži apsvērumi ir tik svarīgi kā sanitārijas nodrošināšana. Atkritumu dati nedrīkst piesārņot vai sabojāt datu kopu, lai novērstu turpmākas kļūdas, kuras jūs nesaprotat.

Tas var nozīmēt jebko, sākot no nelegālu rakstzīmju izņemšanas no datu kopas līdz nodrošināšanai, ka rezervētie atslēgvārdi tiek uzskatīti par tekstu, nevis komandām. Neatkarīgi no tā, kas jums jādara, lai nodrošinātu datu bāzu drošību tādi draudi kā SQL injekcija un jūsu dati ir izmantojami, var palīdzēt Excel funkcija SUBSTITUTE.

Piemēram, mēs varam sagatavot lietotāju atbilžu sarakstu uz aptauju ievietošanai SQL datu bāzē. Neapstiprināti dati var saturēt dažādas nelegālas rakstzīmes, kas var radīt problēmas tālākā rindā, ja tie netiek noņemti:

=SUBSTITUTE(A2:A4, "'", '\'")

Iepriekš minētā funkcija ir vienkāršots, taču nepieciešams solis datu sagatavošanā glabāšanai. Šī funkcija pārbauda katru atbildi kolonnā B, meklējot vienu citātu. Ja ir, rakstzīmei iepriekš ir pievienota atpakaļvērstā slīpsvītra. Svītru pievienošana palīdz nodrošināt, ka rezervētās rakstzīmes netraucēs vaicājumam, ko izmanto datu ievietošanai DB.

Ja meklētā rakstzīme vai virkne ir pilnībā jānoņem, funkcija SUBSTITUTE joprojām ir noderīga:

=AIZSTĀTĀJS(B2:B20, "$", "")

Izmantojot tukšu virkni trešajam argumentam, norādītās rakstzīmes tiks pilnībā noņemtas no šūnas. Izmantojot funkciju SUBSTITUTE, varat noņemt noteiktu tekstu, lai pilnībā iztīrītu no saviem datiem potenciāli kaitīgās rakstzīmes.

4. Pareiza datu formatēšanas nodrošināšana, izmantojot Excel funkciju SUBSTITUTE

Viena no iespējamām problēmām, vācot datus, ir iespēja saņemt nepareizi veidotu informāciju. Kad lietotāji ievada informāciju brīvas atbildes veidlapā, tas var novest pie nepareizas ziņošanas informācijas. Neprecīzi dati var būt tikpat vienkārši kā parasta pareizrakstības kļūda vai tikpat sarežģīti kā vienādojums ar nepareizu formātu.

Programmas Excel funkcija SUBSTITUTE ir ideāls veids, kā neļaut vienkāršām kļūdām izraisīt nepareizu datu pārskatu. Analizējot konkrēta avota iegūtos rezultātus, zināmo neprecizitāšu novēršana var palīdzēt iegūt precīzākus rezultātus:

=AIZSTĀTĀJS(A2, "CompanyName Inc.", "Uzņēmuma nosaukums Inc.")

Iepriekš minētais piemērs parāda, kā funkcija SUBSTITUTE var noņemt vienkāršu drukas kļūdu no produktu atsauksmju saraksta. Bieži sastopamas pareizrakstības kļūdas aizstāšana var nodrošināt, ka zīmola vai uzņēmuma pieminēšana netiks ignorēta, vēlāk pārbaudot datus.

Izmantojot funkciju SUBSTITUTE, lai aizstātu zināmās iespējamās kļūdas ar pareizu informāciju, var tikt noķerta problēmas jūsu datu kopā, pirms tās kļūst par problēmām, palīdzot izvairīties no kļūdām, ja vēlaties izmantot savu izklājlapa priekš datu profilēšana nākotnē.

Programmas Excel Aizvietotāja funkcija: vienkārša, taču funkcionāla

Lai gan funkcija SUBSTITUTE var būt salīdzinoši vienkārša, tā ir ārkārtīgi noderīga formula. Teksta aizstāšana iepriekš formatētos blokos, palīdzot ģenerēt pārskatus, attīrīt datus un noņemt potenciālo problēmu informāciju no datu kopas, tikai saskrāpē virsmu.

Aprēķinu izmantošana programmā SUBSTITUTE un to savienošana pārī ar nosacījumu formulām palīdz paplašināt tā iespējas. Tas var paplašināt informācijas paneļus un pārskatus no vizuālo datu prezentācijas līdz sarežģītas automātiski ģenerētas analīzes nodrošināšanai.

Apvienojot šo funkciju ar citām formulām un metodēm, var izveidot informācijas paneli, kas konkurē ar īpašiem datu bāzes rīkiem. Tātad, ja esat datu analītiķis, inženieris vai strādājat ar apjomīgām datu kopām, jums ir jāzina un jāsaprot Excel funkcija SUBSTITUTE.