Uzņēmumi un korporācijas visā pasaulē jau sen ir izmantojuši programmu Excel kā krājumu pārvaldības rīku. Taču, tā kā tiek ieviestas daudzas īpašas krājumu pārvaldības programmatūras, Excel dzīvotspēja šim uzdevumam tiek apšaubīta.

Lai gan Excel ir ļoti noderīga programma, vai ar to pietiek krājumu pārvaldībai? Lai atbildētu uz šo jautājumu, salīdzināsim Excel krājumu pārvaldību ar krājumu pārvaldības programmatūru.

Kāpēc daudzi uzņēmumi krājumu pārvaldībai izmanto programmu Excel

Excel būtībā ir izklājlapu programma, kas izmanto šūnu režģus, lai palīdzētu ātri konsolidēt, kārtot un aprēķināt datus. Tomēr tas pārsniedz pamata aritmētiku -Programmā Excel ir veidnes un līdzekļi projektu pārvaldībai, grāmatvedība, prognozēšana un citi profesionāli darbi. Tāpēc tā ir arī daudzu uzņēmumu krājumu pārvaldības lietotne.

Programmai Excel ir zema barjera ienākšanai, jo tā ir ekonomiska. Jums vienkārši jāiegādājas Microsoft Office licence, un viss ir kārtībā. Tāpēc jūs to varētu izmantot ikviens, sākot no jaunizveidotiem uzņēmumiem līdz korporācijām.

Turklāt Excel ir ļoti daudzpusīga. Varat to pielāgot atbilstoši savām unikālajām prasībām un pievienot makro, formulas un veidnes. Izmantojot programmu Excel, jūs neaprobežojaties tikai ar garlaicīgiem skaitļiem. Jūs varat izveidot jaudīgus grafikus un diagrammas programmā Excel lai vienā mirklī vizuāli prezentētu un analizētu datus.

6 Krājumu pārvaldības trūkumi programmā Excel

Nav šaubu, ka programma Excel piedāvā iespaidīgas funkcijas, ko jaunuzņēmumi un mazie uzņēmumi izmanto, lai pārvaldītu savus krājumus. Tomēr, uzņēmumiem augot, problēmas rodas, jo programma Excel kā krājumu pārvaldības rīks ir ierobežota. Šeit ir daži no tā ierobežojumiem.

1. Laikietilpīgs process un automatizācijas trūkums

Lielāki uzņēmumi nodarbojas ar plašākiem krājumiem, kas manuāli jādokumentē programmā Excel. Sākot no datu ievades un atjaunināšanas līdz organizēšanai un pārskatīšanai, Excel krājumu pārvaldība uzņēmumam izmaksā daudz roku darba un laika.

Ideālā pasaulē jūs vēlaties, lai programma Excel jūs rādītu pēc tam, kad krājumi ir samazinājušies līdz noteiktam līmenim, lai jūs varētu pārkārtot. Diemžēl tas tā nav, jo programmā Excel trūkst automatizācijas.

2. Palielināta cilvēku kļūdu iespējamība

Vēl viena problēma ar manuālu datu ievadi ir cilvēku kļūdu iespējamība. Lai gan no šādām kļūdām bieži var izvairīties mazākā mērogā, cilvēka kļūdas ir gandrīz neizbēgamas, saskaroties ar milzīgu datu pieplūdumu no vairākiem avotiem.

Piemēram, nepareiza formula var ietekmēt vairākas šūnas, ja ne visu izklājlapu, izraisot kļūdainus pārskatus. Šķietami nekaitīgas šādas kļūdas bieži var radīt nepareizus rezultātus, kas uzņēmumam izmaksā miljoniem dolāru.

Šo kļūdu atrašana un labošana ir pilnīgi jauna bumbas spēle. Kā tūkstošiem datu šūnu atrast trūkstošu komatu vai decimālzīmi? Pat ja atrodat problēmu, tā bieži ir jālabo vairākās šūnās, kas var ilgt vairākas stundas.

3. Reāllaika atjauninājumu trūkums

Efektīvai krājumu pārvaldībai ir nepieciešami reāllaika dati ātrai un precīzai lēmumu pieņemšanai. Tomēr programmā Excel tas nav iespējams, jo jums ir manuāli jāatjaunina izklājlapa pēc katra sūtījuma vai pārdotā produkta. Pat tad, ja darbinieki ir ļoti ieinteresēti par pieejamajiem krājumiem un izejvielām, jūsu Excel dati bieži vien atpaliek.

Tā kā trūkst reāllaika atjauninājumu, uzņēmumiem bieži vien ir jāpieņem lēmumi, pamatojoties uz novecojušiem datiem. Tas var izraisīt vairākas problēmas, piemēram, krājumu pārpalikumu vai nepietiekamību.

4. Ierobežota sadarbība

Efektīva sadarbība ir būtiska krājumu pārvaldībai, jo tā attiecas uz datiem no vairākiem avotiem. Programmā Excel ir tikai daži sadarbības līdzekļi, izņemot darbgrāmatas koplietošanu, komentēšanu un trešo pušu pievienojumprogrammas. Tomēr vienlaicīga inventāra datu atjaunināšana programmā Excel rada grūtības.

5. Drošības un datu vēstures trūkums

Jebkurā biznesā vairākām ieinteresētajām personām ir nepieciešama piekļuve konkrētām krājumu datu sadaļām. Tas kļūst problemātiski, strādājot ar Excel, jo tas nepiedāvā uz lomu balstītu piekļuvi. Persona, kurai ir piekļuve krājumu izklājlapai, var tai piekļūt pilnībā vai nemaz, tādējādi apgrūtinot sensitīvas uzņēmuma informācijas aizsardzību.

Pat ja jūs varat izsekot izmaiņām programmā Excel, uzņēmumiem ar lielākām un sarežģītākām krājumu datu kopām ar to nepietiek. Ir grūti izsekot, kas veica izmaiņas krājumu datos, kādas izmaiņas tika veiktas un kad tās tika veiktas.

Šāda ierobežota audita izsekojamība ļauj ikvienam viegli mainīt inventarizācijas datus, lai slēptu krāpnieciskas darbības, tādējādi apdraudot inventarizācijas datu integritāti.

Kāpēc pārslēgties uz krājumu pārvaldības programmatūru?

Ja, pārvaldot savus krājumus programmā Excel, rodas problēmas, ir pienācis laiks pāriet uz krājumu pārvaldības programmatūru. Atšķirībā no Excel, šī programmatūra ir īpaši izstrādāta krājumu pārvaldībai un nemanāmi apvieno visus krājumu pārvaldības aspektus, piemēram, pārdošanas kanālus, krājumu papildināšanu un noliktavu.

Papildus vienas pieturas risinājuma piedāvājumam krājumu pārvaldības programmatūra, piemēram, Cin7 un Zoho inventārs automatizēt procesu ar paziņojumiem un brīdinājumiem. Tie nodrošina specializētas pārskatu funkcijas, kas palīdz prognozēt pārdošanas tendences un pieņemt lēmumus, pamatojoties uz reāllaika krājumu datiem.

5 krājumu pārvaldības programmatūras priekšrocības salīdzinājumā ar programmu Excel

Jaunākā krājumu pārvaldības programmatūra piedāvā milzīgas priekšrocības salīdzinājumā ar Excel. Tas padara automatizācijas un mērogojamības problēmas, ar kurām saskaras Excel lietotāji, kļūst liekas, izmantojot krājumu pārvaldības programmatūru.

Apskatīsim krājumu pārvaldības lietotņu priekšrocības, lai redzētu, kā tās pārspēj Excel.

1. Automatizācija ietaupa uzņēmuma laiku un resursus

Krājumu pārvaldības programmatūra automatizē krājumu pārvaldību, izmantojot RFID tehnoloģiju vai svītrkodu skenerus. Tas arī automatizē pārkārtošanu. Kad jūsu krājumu līmenis sasniedz noteiktu slieksni, pirkšanas pasūtījumi tiek automātiski ģenerēti, novēršot krājumu pārpalikumu vai nepietiekamību.

Procesa automatizācija padara lietas pārvaldāmas, ietaupot uzņēmuma laiku un resursus. Tas ir solis uz priekšu salīdzinājumā ar programmu Excel, padarot daudz vienkāršāku sava biznesa mērogošanu, stratēģiski novirzot ietaupīto laiku un resursus peļņas gūšanas pasākumiem.

2. Vairāk uzticamu datu

Automatizējot lielāko daļu krājumu pārvaldības aspektu, krājumu pārvaldības programmatūra samazina cilvēku kļūdu iespējamību. Tas ne tikai padara iegūtos datus uzticamākus, bet arī samazina laiku un resursus, kas citādi tiek tērēti auditēšanai un kļūdu labošanai.

Uzticami dati nozīmē precīzas prognozes, kas ir būtiskas jebkura uzņēmuma izaugsmei. Precīza datu analīze var palīdzēt uzņēmumiem pieņemt pārdomātus lēmumus par pārkārtošanu un resursu piešķiršanu, uzlabojot rentabilitāti un nodrošinot mērogojamību.

3. Sistēmas integrācija kļūst par vienkāršu

Krājumu pārvaldības programmatūru var integrēt ar citām jūsu uzņēmuma nodaļām, piemēram, pirkšanas, pārdošanas, kontu utt. Šāda viengabalaina integrācija pasargā uzņēmumus no manuālas datu vākšanas no dažādiem departamentiem un to konsolidēšanas Excel darbgrāmatā.

Mērogošana bieži ietver vienlaicīgu darījumu veikšanu vairākos tirdzniecības tirgos. Izmantojot programmu Excel, jums ir jāizveido un jāpārvalda daudzas krājumu darbgrāmatas dažādiem pārdošanas kanāliem un jācenšas nodrošināt tās uzticamas un atjauninātas.

Krājumu pārvaldības programmatūra atvieglo procesu, integrējot visus kanālus. Jums nebūs jāpiedzīvo tik liela mēroga datu pārvaldīšana ar krājumu pārvaldības programmatūru, jo tā automātiski apkopos datus un nodrošinās krājumu izsekošanu reāllaikā.

4. Vienkāršāka prognozēšana un plānošana

Programma Excel krājumu pārvaldība atpaliek no notiekošā manuālās ievades rakstura dēļ. Šī plaisa starp jūsu izklājlapas krājumiem un noliktavas krājumiem kļūst par būtisku šķērsli efektīvai prognozēšanai, plānošanai un lēmumu pieņemšanai. Galu galā uzņēmumi cīnās, lai apmierinātu arvien pieaugošās tirgus prasības un nespēj konkurēt ar uzņēmumiem, kas izmanto automatizētus risinājumus.

Krājumu pārvaldības programmatūras izmantošana novērš šo trūkumu ar reāllaika krājumu datiem. Jebkurā brīdī jūs zināt savu krājumu līmeni vairākās vietās, pirkšanas pasūtījumus un daudz ko citu. Ar pieejamu reāllaika datu palīdzību prognozēšana un plānošana kļūst vienkāršāka un precīzāka.

5. Paaugstināta datu drošība, izmantojot uz lomu balstītu piekļuvi

Atšķirībā no Excel, krājumu pārvaldības programmatūra nodrošina uz lomu balstītu piekļuvi. Administratori var piešķirt lomas ar dažādām atļaujām un pieejamības līmeņiem.

Piemēram, noliktavas pārvaldniekam var būt pilnīga piekļuve programmatūrai ar atļauju piekļūt pieejamajiem datiem, ģenerēt atskaites, veikt pasūtījumus un daudz ko citu. Tajā pašā laikā datu ievades darbinieks var piekļūt tikai datu ievades ekrāniem.

Uz lomu balstīta piekļuve palīdz izveidot un uzturēt uzņēmuma hierarhiju un uzlabo sensitīvas uzņēmuma informācijas drošību. Turklāt tas palīdz izsekot, kādas izmaiņas ir veiktas sistēmā, kas tās veicis un kad. Tas palielina atbildību un samazina privātuma pārkāpumu un krāpšanas iespējas.

Krājumu pārvaldības lietotnes palīdz paplašināt jūsu uzņēmumu

Programma Excel parasti ir pietiekama mazam uzņēmumam, it īpaši, ja tam nav naudas, ko tērēt specializētām lietotnēm un pakalpojumiem. Tomēr tas ir šķērslis mērogojamībai, kad jūsu bizness attīstās. Tātad pienāks brīdis, kad radīsies manāmas problēmas. Kad pienāks šis laiks, specializēta krājumu pārvaldības programmatūra ir daļa no risinājuma.

Izmantojot krājumu pārvaldības programmatūru, uzņēmumi var labāk pārvaldīt savus krājumus, automatizējot procesu, novēršot cilvēku kļūdas un uzlabojot sadarbību. Tomēr automatizācijai nevajadzētu aprobežoties ar krājumu pārvaldību. Uzņēmumiem vienmēr jācenšas uzlabot efektivitāti un rentabilitāti, automatizējot dažādus uzņēmējdarbības aspektus.