Nekad nesūtiet slikti veidotus e-pastus. Briesmīgas struktūras ne tikai sajauc vēstījumu, bet arī rada adresātiem negatīvu iespaidu par jūsu darba ētiku un profesionalitāti. Labas komunikācijas prasmes ir ļoti svarīgas jebkurā nozarē.
Lai izvairītos no kļūdām, izlasiet melnrakstus. Izlabojiet šīs bieži aizmirstās sliktās prakses un kļūdas, kas padara e-pasta ziņojumus neprofesionālus.
1. Surogātpasta tēmas rindas
Mārketinga speciālisti domā, ka pārdošana-y tēmas palielināt e-pasta atvēršanas rādītājus; diemžēl tie dod pretējus rezultātus. Saņēmēji mēdz ignorēt pārāk reklāmas e-pastus. Ja vien viņi jūs jau nepazīst, viņiem nav pienākuma pārbaudīt jūsu ziņojumu.
Tā vietā, lai kļūtu par pārdevēju, esiet saistošs. Rakstīt uzmanību piesaistošas tēmas līnijas satur aprakstošus, pārdomas rosinošus vārdus. Izsauciet lasītāju zinātkāri. Varat izmantot atvērtos jautājumus un prezentācijas — vienkārši pārliecinieties, ka tie atbilst jūsu ziņojumam. Pretējā gadījumā adresāti var jūs bloķēt par klikšķēsmas tēmu ļaunprātīgu izmantošanu.
2. Joki un asprātīgas piezīmes
Padomā divreiz, pirms ievieto jokus savos darba e-pastos. Lai gan dažos gadījumos dalīšanās ar smiekliem var palīdzēt jums veidot attiecības, tas bieži vien nodara vairāk ļauna nekā laba. Jokus ir grūti piegādāt pa e-pastu. Pat vieglprātīgus vārdus var uztvert kā sarkastiskus vai aizskarošus, ja lasītājs jūs pārprot.
Parasti jokus izlaidiet. Tā vietā izpētiet citus veidus, kā atvieglot noskaņojumu, piemēram, daloties personīgā stāstā vai apspriežot abpusējas intereses. Lai būtu pretimnākošs un draudzīgs, nav vajadzīgas mutes.
3. Emocijas un pārmērīgas pieturzīmes
Mūsdienās arvien vairāk pastkastīšu nodrošinātāju izmanto emocijzīmes. Platformas, piemēram, Outlook un Gmail, pat ļauj tēmu rindās ievietot emocijzīmes.
Lai arī jautri un radoši, tie neietilpst darba e-pastos. Cilvēki emocijzīmes uztver atšķirīgi. Piemēram, lai gan jūs varētu izmantot emocijzīmi smejošā seja, lai paustu prieku, citi to varētu uztvert kā sarkasmu. Smaidiņi ne vienmēr nodod jūsu iecerēto vēstījumu.
Arī ēnainajiem tirgotājiem patīk emocijzīmes. Ja tos izmantojat bieži, adresāti var jūs saistīt ar pikšķerēšanas uzbrukumiem, pārdošanas informatīvajiem izdevumiem un pārāk reklāmas reklāmām.
4. Drukas kļūdas un gramatiskās kļūdas
Drukas kļūdas nemaina nolūku. Pat ja jūs nepareizi uzrakstīsit katru vārdu savā e-pastā, lasītāji to joprojām sapratīs, izmantojot konteksta norādes. Izvērstas gramatikas kļūdas var radīt neskaidrības, taču teksts nebūs nesaprotams.
Vai tas nozīmē, ka varat neievērot drukas kļūdas? Noteikti nē! Lai gan pareizrakstības un gramatikas kļūdas nesajauc jūsu ziņojumu, tās izskatās neuzmanīgas. Neatkarīgi no tā, vai jūs piedāvājat potenciālajam klientam vai iepazīstaties ar kolēģi, jums būs grūti nopelnīt viņa uzticību ar neprofesionālu rakstīšanu.
Labākā pieeja ir rūpīgi pārbaudīt melnrakstus pirms to nosūtīšanas. Izpildiet tekstu caur a uzticams pareizrakstības pārbaudītājs, likvidējiet nevajadzīgas pūkas, attiecīgi pielāgojiet toni un samainiet sarežģītos vārdus pret vienkāršākiem. Atkārtojiet šīs darbības tik reižu, cik nepieciešams.
5. Garās rindkopas
Esiet piesardzīgs, kopējot un ielīmējot e-pasta melnrakstus no Google dokumentiem vai Microsoft Word. Teksta procesoriem ir dažādi noklusējuma iestatījumi. Jūs nevarat sagaidīt, ka jūsu e-pasta ziņojumi izskatīsies tā, kā tie izskatījās, kad tos rakstāt. Tie pielāgosies pašreizējās programmas fonta stilam, teksta lielumam un atstarpēm.
Labākā prakse ir kopēt un ielīmēt, neformatējot, nospiežot Ctrl/Cmd+Shift+V nevis tikai Ctrl/Cmd+V. To darot, tiek izdzēstas iepriekšējās formāta izmaiņas. Un, lai izvairītos no gariem teksta blokiem, katrai rindkopai jābūt diviem līdz trim teikumiem.
6. Pārmērīga informācija
Plaši skaidrojumi ir izdevīgi, taču jums tie ir jāpiemēro pareizi. Neizklāstiet tikai nejaušus faktus. Lasītāji, visticamāk, noklikšķinās prom no jūsu e-pasta, ja pārslogosit viņus ar informāciju jau no sākuma.
Kopīgojiet tikai to, kas ir nepieciešams lasītājiem. Izskaidrojot sarežģītas tēmas, pievienojiet atbilstošus izpētes dokumentus, ieplānojiet virtuālās konsultācijas un pielāgojiet visus uzdotos jautājumus.
7. Vispārējie noslēguma paziņojumi
Vispārējie noslēguma paziņojumi ir tālu. Tie liek jums izskatīties neprofesionāli, kā arī vājina jūsu e-pasta secinājumus. Jums būs mazāk iespēju veiksmīgi aizvērt. Pabeidzot e-pasta ziņojumus, izmantojiet tiešāku, kodolīgāku alternatīva vārdam "Es ceru uz jūsu ziņu".
Tie jau ir pārmērīgi izmantoti. Lasītāji tos ir redzējuši simtiem reižu — tie neatstās pozitīvu iespaidu. Tā vietā, lai izmantotu vispārīgas līnijas, izmantojiet spēcīgu CTA. Pastāstiet saviem lasītājiem viņu iespējas un palīdziet viņiem rīkoties atbilstoši jūsu e-pastam.
8. Nevajadzīgi pielikumi
E-pasta pielikumi atvieglo informācijas kopīgošanu. Tā vietā, lai pārslogotu lasītājus ar gariem, nevēlamiem ziņojumiem, novirziet tos uz attiecīgajiem resursiem. Tas ietaupa laiku visām iesaistītajām pusēm.
Ņemot to vērā, jums vajadzētu arī atturēties no failu lielapjoma sūtīšanas. Lietotāji parasti ir skeptiski par pielikumu atvēršanu, jo tie var izplatīt ļaunprātīgu programmatūru. Vairāku failu nosūtīšana pa e-pastu pat rada drošības problēmas.
Ja jums ir jānosūta vairāki dokumenti vienlaikus, izmantojiet failu koplietošanas rīku, piemēram, Dropbox. Augšupielādējiet failus vēlamajā platformā, iestatiet nepieciešamos privātuma ierobežojumus un pēc tam nosūtiet piekļuves saiti pa e-pastu.
9. “Radošie” formāti
Izvairieties no spēlēm ar drosmīgiem fontiem. Lai uzsvērtu tekstu, varat pasvītrot, slīprakstu vai treknrakstu, taču izmantojiet noklusējuma fonta stilu, krāsu un izmēru.
“Radošie” burtveidoli profesionālā vidē sniedz nenozīmīgus ieguvumus. Tie novērš lasītāju uzmanību no jūsu e-pasta. Tā vietā, lai saprastu ziņojuma nolūku, viņi koncentrēsies uz dažādām jūsu izmantotajām krāsām un stiliem.
Turklāt dīvaini formāti liek jums izskatīties īsi. Pasta pakalpojumu sniedzēji pat sūta e-pasta ziņojumus ar pārsteidzošu dizainu un krāsām tieši uz surogātpasta mapēm.
Izmantojiet radošās veidnes tikai tad, ja tās atbilst jūsu zīmolam. Piemēram, zemāk esošajā piemērā parādīts, kā virtuāla tikšanās platforma ar nosaukumu Gather koplieto savas funkcijas, neapdraudot profesionalitāti.
10. Neskaidri motīvi
Mazās sarunas var palīdzēt atvieglot neveiklas tikšanās, taču tas reti ir piemērots darba e-pastiem. Beidz dauzīties pa krūmu. Lielākā daļa cilvēku noklikšķinās prom, ja viņiem jūsu ziņojums šķiet nogurdinošs un mulsinošs.
Lai saprastu savu viedokli, izmantojiet skaidru, kodolīgu valodu. Ievadam jābūt īsam un uzmanību piesaistošam, savukārt ķermenim ir jārisina aktuālā tēma. Neskaidri skaidrojumi galu galā novedīs pie laika tērēšanas papildu e-pastiem.
Ja nevarat saspiest tēmu vienā ziņojumā, tā vietā rīkojiet sapulci. Tikšanās iestatīšanas lietojumprogrammas plānojot zvanus, izslēdziet turp un atpakaļ e-pastus. Vienkārši nosūtiet otrai pusei pa e-pastu uzaicinājuma saiti un gaidiet viņu atbildi.
Saglabājiet savus darba e-pastus profesionāli un cienījamus
Ņemot vērā e-pasta ziņojumu skaitu, ko regulāri sūtāt un saņemat, var rasties dažas kļūdas. Ik pa laikam pieļautās drukas kļūdas ir saprotamas. Tomēr ņemiet vērā, ka konsekventa apakšveidņu izmantošana slikti atspoguļos jūs. Adresātiem pat var šķist, ka viņi nav labi pārdomātu e-pastu vērti. Nekad neizlaidiet korektūras posmu.
Lai rakstītu vēl labākus e-pasta ziņojumus, izpētiet saņemtos sliktos ziņojumus. Atrodiet kopīgās iezīmes starp dažādiem pārdošanas piedāvājumiem, biļeteniem un pikšķerēšanas mēģinājumiem savā surogātpasta mapē. Gramatikas kļūdu pieļaušana ir viena lieta, bet melnajā sarakstā iekļauto IP adrešu izmantošana, pārdošanas valodas ļaunprātīga izmantošana un nejauša masveida saišu sūtīšana ir cita lieta.
