Lielākā daļa korporāciju, tostarp valsts organizācijas, uzņēmumi un bezpeļņas organizācijas, budžeta veidošanai izmanto Microsoft Excel. Programma Excel viņiem piedāvā elastību, zināšanas un vieglu datu apkopošanu, kārtošanu, pārvaldību un analīzi budžeta veidošanai un prognozēšanai.
Bet vai Excel ir pareizais rīks biznesa budžeta veidošanai? Lai atbildētu uz šo svarīgo jautājumu, nosvērsim programmas Excel kā budžeta veidošanas programmatūras izmantošanas priekšrocības un trūkumus.
Biznesa budžeta veidošanas plusi programmā Excel
Microsoft izlaida programmu Excel 1985. gadā. Saskaņā ar aptauju, ko veica Centage korporācija, lielākā daļa finanšu direktoru (gandrīz 88%) sava biznesa budžeta plānošanai joprojām izmanto izklājlapas. Tas daudz pasaka par programmas lietderību. Bet kāpēc Excel ir tik populārs kā biznesa budžeta veidošanas rīks? Noskaidrosim.
1. Ikviens zina, kā lietot programmu Excel
Lielākā daļa koledžu absolventu studiju laikā vienā vai otrā veidā ir izmantojuši programmu Excel. Tas liecina par programmas daudzpusību un to, ka gandrīz visi zina programmas pamatus. Tā kā lielākā daļa jūsu darbinieku jau ir informēti par Excel pamatiem, viņiem ir nepieciešams tikai nedaudz virzīties pareizajā virzienā, un viņi ātri pārvaldīs jūsu uzņēmuma finanses.
Plānojot budžetu programmā Excel, jūs ietaupīsit laiku un resursus, kas citādi tiktu tērēti apmācībai — īpaši noderīgi, ja vadāt mazu uzņēmumu vai jaunuzņēmumu ar ierobežotiem resursiem.
2. Excel ir lēts un viegli pieejams
Gandrīz ikvienam ir Microsoft Excel kopija. Ja jūsu uzņēmumam ir nepieciešams vairāk cilvēku, lai piedalītos budžeta veidošanas procesā, varat koplietot piekļuvi ikvienam, kam ir Excel kopija, neiegādājoties papildu licences. Ja iespējams, mazajiem uzņēmumiem vajadzētu izvairīties no uzņēmuma budžeta plānošanas programmatūras, jo tā var palielināt izmaksas.
3. Varat pielāgot Excel izklājlapas
Uzņēmumos, jo īpaši jaunizveidotajos uzņēmumos, pielāgojamība ir ārkārtīgi noderīga un pieprasīta funkcija, jo dažādām biznesa attīstības fāzēm ir nepieciešamas dažādas pieejas. Viena no lielākajām Excel izklājlapu priekšrocībām salīdzinājumā ar citu budžeta plānošanas programmatūru ir tā, ka spēks ir lietotāju rokās.
Excel ir diezgan sarežģīta programma, kas saviem lietotājiem piedāvā elastību daudzu līdzekļu un formulu veidā. Vienreiz tu saprast Excel formulas, jūs varat darīt jebko, sākot no biznesa budžeta plānošanas līdz finanšu analīzei un grafiku veidošanai. Varat pat izveidot savas formulas, makro un budžeta veidnes programmā Excel, lai apmierinātu sava uzņēmuma unikālās prasības.
Mīnusi biznesa budžeta plānošanai programmā Excel
Tāpat kā jebkuram citam, programmai Excel ir zināmi ierobežojumi attiecībā uz biznesa budžeta plānošanu.
1. Tas ir laikietilpīgs un ir pakļauts kļūdām
Uzņēmuma budžeta veidošanai programmā Excel ir nepieciešama manuāla datu ievade. Tā kā tas ir ļoti atkarīgs no cilvēka pūlēm, kļūdas ir praktiski neizbēgamas. Šādu kļūdu iespējamība palielinās, palielinoties budžetu apjomam un sarežģītībai, izraisot kļūdainas budžeta prognozes un ieņēmumu prognozes.
Vairāku miljonu dolāru uzņēmumos pat vienkārša drukas kļūda vai transponēšanas kļūda var maksāt miljoniem dolāru. Ņem piemēru no TransAlta: vienkārša izgriešanas un ielīmēšanas kļūda uzņēmumam izmaksāja 24 miljonus dolāru. Uzņēmumi bieži pārskata un izlabo problēmas savās Excel izklājlapās, lai novērstu šādus riskus, kas tiem maksā vērtīgu laiku, pūles un izmaksas.
2. Mērogojamības problēmas lielākām datu kopām
Programma Excel, kas ir lēta un pieejama, piedāvā maziem uzņēmumiem zemu barjeru ienākšanai tirgū ar nevainojamu lietderību un funkcionalitāti. Tomēr, biznesam augot, budžeta veidošanai un prognozēšanai nepieciešamie dati krasi pieaug. Programma Excel bieži nespēj tikt galā ar lielu datu apjomu, izmantojot daudzas formulas un makro, un, iespējams, palēnināsies vai pat avarē.
3. Uz lomu balstītas piekļuves un drošības problēmu trūkums
Excel failus var viegli koplietot ar ikvienu, kam ir programmas kopija, tādējādi apdraudot konfidenciālo uzņēmuma informāciju. Kamēr vari aizsargāt Excel failus ar paroli, budžeta veidošanas laikā parole ir jāsadala ar attiecīgajām personām.
Programma Excel nepiedāvā uz lomu balstītu piekļuvi, tāpēc ikviens, kam ir parole, var piekļūt visai izklājlapai. Lielākajai daļai uzņēmumu tas var radīt nopietnas problēmas saistībā ar atbilstību.
Vai Excel ir īstā programmatūra jūsu uzņēmuma budžeta veidošanas vajadzībām?
Programmai Excel ir savas priekšrocības kā biznesa budžeta veidošanas rīkam, taču, ja rodas problēmas, vislabāk ir ieguldīt uzņēmuma budžeta plānošanas programmatūrā. Lielāki uzņēmumi, visticamāk, cietīs, izmantojot Excel kā vienīgo budžeta risinājumu.
Problēmas ar datu konsolidāciju, koordināciju, drošību un sadarbību ir tikai dažas problēmas, ar kurām var saskarties lielākās organizācijas, plānojot budžetu programmā Excel. Tomēr, ja joprojām esat mazs uzņēmums vai jaunuzņēmums ar ierobežotām kustīgajām daļām, Excel var būt daudzpusīgs, lēts un efektīvs budžeta veidošanas rīks.
Ja izmantojat Excel sava uzņēmuma budžeta veidošanai, bet joprojām esat iestrēdzis ar pamatiem, apsveriet iespēju apgūt dažus augstākā līmeņa kursus, lai uzlabotu uzņēmuma budžeta veidošanas procesu.
