Kāpēc jums ir nepieciešams produktivitātes plāns un kā to izveidot

Kņadas kultūra liek mums visiem domāt, ka mums ir jāiegulda katra pēdējā sekunde, ja vēlamies sasniegt savus finansiālos (vai pašpilnveidošanās) mērķus. Tas ne tikai kaitē mūsu garīgajai un fiziskajai veselībai, bet arī ir neproduktīvs.

Kad vienīgais, ko domājat, ir "paveikt vairāk", jūs bieži pietrūkst efektivitātes un precizitātes. Pat ja jūs veltāt vairāk stundu, jūs nesaņemat tik daudz darba. Tas ir tāpēc, ka jūs neplānojat.

Mēs visi apzināmies plānošanas nozīmi jebkura projekta panākumu gūšanai, taču, runājot par produktivitāti, mēs tajā iedziļināmies, īpaši nedomājot. Tieši tāpēc mums bieži neizdodas sasniegt savus produktivitātes mērķus.

Kas ir produktivitātes plāns un kāpēc tas ir svarīgi?

Lai gan termins “ražīguma plāns” ir pats par sevi saprotams, ir svarīgi tam sniegt skaidru un kodolīgu definīciju, lai precīzi zinātu, ko šis termins ietver:

Produktivitātes plānā ir izklāstīti jūsu mērķi (gan īstermiņa, gan ilgtermiņa) un tie ir stratēģiski ieplānoti visu dienu, nedēļu vai mēnešu laikā, lai palielinātu savu produktivitāti, vienlaikus novēršot galvenos šķēršļus produktivitāte.

Vai esat kādreiz domājis, kāpēc YouTube videoklipu skatīšanās par produktivitātes traucējumiem vēlu vakarā vai rakstu lasīšana par produktivitātes uzlabošanu nav bijusi auglīga? Tas nav tāpēc, ka visos šajos rakstos un videoklipos ir sniegti nepareizi padomi un stratēģijas.

Mums visiem ir atšķirīgs domāšanas veids, mērķi un problēmas; katram no mums ir atšķirīgs darba stils, un mēs esam no dažādām vidēm. Šie interneta raksti un videoklipi ir vispārināti, un tie neattiecas uz mūsu unikālo problēmu kopumu un produktivitātes šķēršļiem.

Ja jūsu rīcībā ir pareizs produktivitātes plāns, jums nevajadzēs akli lēkt no viena uzdevuma pie nākamā. Jums būs pareizs dienas (nedēļas vai mēneša) ceļvedis, kas ļaus jums vairāk koncentrēties uz saviem mērķiem un mazāk novērst uzmanību. Produktivitātes plānošana sniedz jums kontroles sajūtu, mazinot iespēju justies satriektam vai stresam.

Kā izveidot produktivitātes plānu

Produktivitātes plānošana nav raķešu zinātne. Viss, kas jums nepieciešams, ir izveidot pareizo attieksmi, atcerēties savus mērķus un doties ceļā ar atvērtu prātu. Jums ir jāizmet pa logu visas produktivitātes dogmas, proti, “pamosties 4:00” vai “iešana aukstā dušā”, un jāskatās, kas jums noder.

Tā kā produktivitātes plāns ir unikāls jūsu mērķiem, temperamentam un domāšanas veidam, nav stingru vadlīniju, kā to izveidot. Tomēr tālāk norādītās darbības nodrošina elastīgu procesa ceļvedi, ko varat izmantot:

1. Iestatiet SMART mērķus

Bezmērķīga pastaiga jūs nekur nenovedīs. Mērķu un uzdevumu pieraksts atvieglo pāreju no viena uzdevuma uz nākamo. Tāpēc ir svarīgi noteikt SMART mērķus, jo tie palīdz izsekot progresam, uzlabot motivāciju un palielināt produktivitāti.

Kad mērķi būs uz papīra, padomājiet par visu, kas jums jādara, lai tos sasniegtu. Tas var ietvert uzdevumus par jūsu darba vai biznesa mērķiem, ieradumus sevis pilnveidošanai, personīgos projektus vai ikdienas pienākumus. Sāciet ar visu, kas ienāk prātā, neatkarīgi no tā, cik triviāli tas šķiet, un grupējiet tos atbilstoši attiecīgajiem mērķiem.

2. Sekojiet līdzi laikam

Izsekojiet, kā pavadāt savu laiku visas dienas garumā, lai iegūtu priekšstatu par savu vidējo dienu. Cik produktīvu stundu jūs pārvaldāt dienā? Kādas aktivitātes patērē lielāko daļu jūsu laika? Dariet to dažas dienas, un jūs būsiet pārsteigts, cik daudz laika tiek veltīts uzmanības novēršanai vai niecīgām darbībām, piemēram, e-pasta vai sociālo mediju plūsmu pārbaudei.

Varat izmantot TimeCamp, lai automātiski izsekotu datora laiku. Viss, kas jums nepieciešams, ir reģistrēties viņu vietnē un lejupielādēt datora lietotni, un tā sāks uzskaitīt jūsu laiku.

3. Analizējiet savu darba laika uzskaiti un pierakstiet izaicinājumus, ar kuriem pašlaik saskaraties

Pēc dažu dienu laika uzskaites jums būs pietiekami daudz datu, lai gūtu vērtīgu ieskatu. Ja esat izmantojis TimeCamp, piekļūstiet tās laika žurnālam, un jums būs detalizēts jūsu dienu pārskats.

Analizējot savu laika žurnālu, uzdodiet sev šādus jautājumus:

• Cik stundas dienā tu strādā?
• Cik daudz laika paiet sociālajos medijos?
• Kādas aktivitātes aizņem lielāko daļu jūsu laika?
• Cik daudz laika pagāja, lai paveiktu konkrētu uzdevumu?

Atbildot uz šiem jautājumiem, jūs pamanīsit šķēršļus, kas neļauj jums kļūt produktīvākam. Kad jūs zināt problēmas, varat sākt domāt par to risinājumiem.

Papildus parastajiem traucēkļiem, piemēram, sociālajiem medijiem, jums vajadzētu atzīmēt citas, šķietami neatbilstošas ​​lietas, kas varētu traucēt jums kļūt produktīvākam. Pajautājiet sev:

• Vai jums ir grūti strādāt vēlā pēcpusdienā?
• Vai lielāko daļu laika jūtaties letarģisks?
• Vai jūs neguļat pareizi?

Piezīmējot izaicinājumus, jums jāpaliek uzticīgam sev. Centieties nestāstīt sev attaisnojumus savai neproduktīvajai uzvedībai.

4. Izveidojiet un ievērojiet grafiku

Izmantojot analīzes ieskatus, izveidojiet grafiku, vienlaikus apsverot savus mērķus. Lai gan Google kalendārs ir lieliski piemērots plānošanai, ja tas nedarbojas, apsveriet iespēju to izmantot bezmaksas Google kalendāra alternatīvas dienas ieplānošanai.

Atkarībā no jūsu mērķiem un maksimālās produktivitātes stundām piešķiriet atbilstošas ​​dienas vai nedēļas stundas darbam, fitnesam, atpūtai, ģimenei vai personīgiem projektiem. Nav pareizi vai nepareizi; tas viss ir atkarīgs no jūsu mērķiem un personīgajām vēlmēm.

Piemēram, ja vēlaties uzsākt jaunu biznesu, jums jāpiešķir dažas stundas nedēļā, lai strādātu pie sava uzņēmuma. Bet, ja jūsu mērķis ir iegūt lielisku vasaras garastāvokli, samaziniet laiku, ko pavadāt tālrunī, un ieplānojiet vairāk iknedēļas sporta sesiju.

Neatkarīgi no tā, kādi ir jūsu mērķi, ir svarīgi ievērot reālu grafiku. Jūs nevēlaties ieplānot katru dienas pēdējo sekundi. Jūsu grafikam jābūt pietiekami elastīgam, lai pielāgotos pēkšņiem plāniem. Un neaizmirstiet iekļaut labi nopelnītus pārtraukumus. Mērķis nav palikt aizņemtam, bet gan palielināt produktivitāti.

5. Atrodiet savu ideālo produktivitātes stratēģiju un ievērojiet to

Produktivitāte vairumam no mums nav dabiska. Tomēr pārbaudītu metožu izmantošana var atvieglot procesu. Šeit ir dažas produktivitātes stratēģijas, kuras varat izmantot savā grafikā.

Ivy Lee metode

Ivy Lee metode ir vienkārša, bet efektīva stratēģija, ko iekļaut savā grafikā. Izveidojiet sarakstu ar 6 uzdevumiem, kas jums jāveic katru dienu. Sarindojiet tos svarīguma secībā un sāciet ar vissvarīgāko uzdevumu. Mērķis ir pabeigt vienu uzdevumu vienlaikus.

Kad esat pabeidzis pirmo uzdevumu, pārejiet pie nākamā, pēc tam pie nākamā, līdz esat pabeidzis sarakstu. Ja nevarat izpildīt visus sešus uzdevumus, vienkārši pārvietojiet tos uz nākamo dienu.

Ja vēlaties uzzināt vairāk, šeit ir detalizēts ceļvedis kā izmantot Ivy Lee metodi produktivitātei bez stresa.

Pareto princips

Pareto princips, kas pazīstams arī kā 80/20 noteikums, ir slavena produktivitātes stratēģija, kas uzsver koncentrēšanos uz vissvarīgākajiem uzdevumiem. Saskaņā ar Pareto principu 20% no (vissvarīgākajiem) uzdevumiem dod 80% rezultātu.

Izmantojiet 80/20 noteikumu, lai noteiktu uzdevumu prioritātes, vienlaikus koncentrējoties uz vēlamajiem rezultātiem. Nosakiet galvenos uzdevumus, kas dos lielāko daļu šo rezultātu, un vispirms koncentrējieties uz šo uzdevumu izpildi.

Pomodoro tehnika

Palieliniet savu produktivitāti ar Pomodoro metodi 25 minūtes koncentrējoties uz vienu uzdevumu un pēc tam ieturot īsu pārtraukumu. Pomodoro metode ir lieliski piemērota lielu, biedējošu uzdevumu veikšanai. Apņemšanās un pabeigšana kļūst daudz vienkāršāka, ja uzdevumu sadalāt vairākos mazākos uzdevumos (kurus varat paveikt 25 minūtēs).

6. Atkārtoti analizējiet savu veiktspēju un eksperimentējiet

Produktivitātes plānošana nav vienreizēja lieta. Jūsu pirmais produktivitātes plāns var nebūt tik detalizēts vai efektīvs, kā jūs cerat. Tāpēc ir svarīgi pārskatīt savu iknedēļas un mēneša progresu.

Skatiet, cik labi darbojas jūsu produktivitātes plāns. Nosakiet visus šķēršļus, kurus, iespējams, palaidāt garām, un pielāgojiet savu plānu, lai tos novērstu. Ja konkrēta stratēģija nedod rezultātus, izmēģiniet citu un atzīmējiet rezultātus.

Palieliniet savu produktivitāti, izmantojot produktivitātes plānu

Ja interneta produktivitātes padomi nedarbojas, ir pienācis laiks izveidot personalizētu produktivitātes plānu. Jūsu plānam ir jāatrisina visi šķēršļi, kas ir atturējuši jūs no maksimālā potenciāla sasniegšanas. Veidojot plānu, noteikti ieplānojiet savus augstas prioritātes uzdevumus, lai izmantotu maksimālās veiktspējas stundas.

Lai gan produktivitātes plāns noteikti palīdzēs, ir svarīgi to ievērot. Tas nozīmē izveidot darba vidi, kurā nav traucēkļu, tostarp tālruņa. Bet, ja viedtālrunis ir ļoti tuvu, jums jāievēro labi viedtālruņa paradumi.