Kā izmantot ChatGPT, lai darbā rakstītu sarežģītus e-pastus

Sarežģīti e-pasta ziņojumi kādā jūsu karjeras posmā ir neizbēgami. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties atbildēt uz papildu projektiem vai lūgt brīvu laiku, rakstot e-pastu un pēc tam atrast drosmi nospiest sūtīt, var rasties satraukums.

Ir zināms, ka ChatGPT palīdz cilvēkiem rakstīt motivācijas vēstules un CV, tāpēc jums var rasties jautājums, vai tas var palīdzēt rakstīt arī sarežģītus e-pasta ziņojumus. Ja AI sniedzat atbilstošu informāciju, varat iegūt saturu, ko izmantot kā sava e-pasta pamatu. ChatGPT var palīdzēt jums koncentrēties uz ziņojumu bez jebkādām emocijām, kuras jūs piedzīvojat.

1. darbība. Atveriet ChatGPT

Jūs esat gatavs sākt, ja jums jau ir ChatGPT konts. Ja esat iesācējs ChatGPT, varat izveidot kontu, izmantojot savu e-pastu vai Google kontu. Ja reģistrējaties jaunam kontam, mobilajam tālrunim jābūt tuvumā, jo platforma jums nosūtīs apstiprinājuma kodu, lai sāktu darbu.

2. darbība: iepazīstiniet ar sevi un savu lomu organizācijā

Pirms lūdzat ChatGPT rakstīt ar darbu saistītus e-pasta ziņojumus, jums platformā jāiepazīstina ar sevi, savu darbu un pienākumiem. ChatGPT izmantos jūsu sniegto informāciju, lai izstrādātu piedāvātos e-pasta ziņojumus.

Kad jūs iesniedzat savu ievadu, platforma atbildēs, informējot jūs par svarīgo informāciju, ko tā ieguva no jūsu ievada. Ja šī ir jūsu pirmā reize, kad strādājat ar platformu, jūs novērtēsiet pozitīvās atsauksmes, ko tā jums sniedz, iepazīstinot ar sevi.

Šeit ir ievada piemērs:

Šeit ir ChatGPT atbilde:

3. darbība. Lūdziet ChatGPT uzrakstīt vajadzīgo e-pasta ziņojumu

Kad esat informējis ChatGPT par savu darbu un to, kam jūs strādājat, tas ir gatavs izveidot izaicinošos e-pasta ziņojumus, kuriem jums nepieciešama palīdzība. Jūs būsiet patīkami pārsteigts, cik ātri AI izveido e-pastus, ar kuriem varat strādāt.

Atkāpšanās e-pasts

Neatkarīgi no tā, vai esat sajūsmā par nākamo karjeras posmu vai pametat darbu, jo jums ir apnikuši pašreizējie apstākļi, atkāpšanās e-pasta rakstīšana var būt sarežģīta. Jūs nevēlaties dedzināt tiltus, tāpēc vēlaties atstāt pozitīvu.

Neaizmirstiet, ka nākotnē jums var būt nepieciešamas atsauces, un jūs vēlaties būt pārliecināts, norādot to cilvēku vārdus, ar kuriem esat strādājis. Jūsu atkāpšanās vēstule nav īstais laiks, lai atklātu vadību, atvaļinājumu politiku vai sūdzētos par kolēģiem. runa ir par darba devēja brīdināšanu.

Iepriekš jūs redzēsit ChatGPT ģenerētu atkāpšanās vēstuli, kurā teikts ardievas, un vadība informē, ka sadarbosities ar viņiem, lai pāreja būtu pēc iespējas vienmērīgāka. Vai vēlaties atkāpties no darba? Šeit ir daži finansiāli apsvērumi, kuriem sagatavoties.

E-pasts, lai paziņotu savam vadītājam, ka jūs neievērosit termiņu

Ja jums ir grūtības ievērot termiņu, vislabāk ir pēc iespējas ātrāk informēt savu vadītāju vai vadītāju. Ja vadība apzinās, ka nevarat ievērot termiņu, tā var veikt korekcijas, kas ļaus jums ievērot termiņu.

Kad citi cilvēki vai nākamais solis ir atkarīgs no tā, vai jūs ievērosiet termiņu, viss var apstāties, līdz jūsu uzdevums ir pabeigts. Paziņojot cilvēkiem, kas uz jums paļaujas, jūs nevēlaties noteikt termiņu ātrāk vai vēlāk, varat palīdzēt saglabāt attiecības ar vadību un savu komandu.

E-pasts, lai pieprasītu ārkārtas atvaļinājumu

Jūs jau jūtaties saspringts par situāciju, kuras dēļ bija nepieciešams atvaļinājuma pieprasījums, un koncentrēšanās uz e-pasta rakstīšanu ir pēdējais, kas jums prātā. Lai risinātu ārkārtas situāciju, jums ir jāraksta e-pasts savam vadītājam vai vadītājam, pieprasot atvaļinājumu.

Pat ja jūs jau esat pārrunājis atvaļinājumu ar savu vadītāju, jums var būt nepieciešams kaut kas viņam rakstiski iesniegt. Esiet reālistisks attiecībā uz to, cik daudz laika jums nepieciešams, un izvirziet savam darba devējam saprātīgas cerības par to, kad plānojat atgriezties darbā.

Tā kā pastāv iespēja, ka tas ir pēdējā brīža pieprasījums, iespējams, vēlēsities norādīt, kā ar jums sazināties, ja plānojat atrasties ārpus pilsētas. Varat arī apliecināt savam vadītājam vai vadītājam, ka regulāri pārbaudīsit savus e-pasta ziņojumus un balss pasta ziņojumus, lai veiktu savus pienākumus.

E-pasts, lai pateiktu "nē" projektam

Lai gan jūs varētu vēlēties atbildēt uz pieprasījumu uzņemties citu projektu ar “vai tu mani izjoko?”, var būt labāk, ja atbildēsit taktiski. E-pasts ir jānosūta ātri, it īpaši, ja mēdzat teikt jā visam.

Ja gaidāt pārāk ilgi, lai nosūtītu e-pastu, jūs varat atrast iemeslus, kas pārliecina jūs teikt jā, pat ja jūsu intuīcija jums saka, ka tā nav laba ideja, un jums jau ir daudz lietas. Jums ir jānodrošina, lai e-pasts netiktu pārsūtīts tā, it kā jūs vienkārši nevēlaties veikt darbu.

Modificējiet ChatGPT ģenerēto e-pasta ziņojumu, lai tas atbilstu organizācijas politikām un atbilstu personai, kas iesniedza pieprasījumu. E-pasts jūsu vadītājam būs formālāks nekā e-pasts kolēģim. Ja jums ir jāstrādā pie šī, jūs varētu būt ieinteresēts mācīties kā pieklājīgi pateikt "nē" darbā.

E-pasts, lai gūtu skaidrību par organizācijas prioritātēm

Dažreiz mēs varam būt satriekti ar saviem pienākumiem un nezinām, ar ko sākt. Tā vietā, lai mēģinātu to noskaidrot neatkarīgi, visproduktīvākā lieta, ko varat darīt, ir pajautāt savam vadītājam vai vadītājam, uz ko viņi vēlas, lai jūs koncentrētos.

Palīdzības lūgšana var būt biedējoša, jo mēs nevēlamies izskatīties tā, it kā mēs nezinām, ko darām. Labāk ir jautāt vadībai, nevis pieņemt. Jums var šķist, ka kaut kam ir jābūt prioritātei, taču tas var nebūt organizācijas svarīgākais.

Tā vietā, lai tērētu savu laiku projektam, kas nav organizācijas prioritāte, labāk ir meklēt apstiprinājumu. Ja jums nepieciešama palīdzība prioritāšu noteikšanā, jūs varētu interesēt labākās lietotnes, kuras varat izmantot, lai noteiktu prioritāti darba uzdevumiem.

4. darbība. Pārskatiet un rediģējiet ChatGPT izveidotos e-pasta ziņojumus

Kad ChatGPT ir izveidojis e-pasta ziņojumu, izmantojot jūsu uzvedni, jums tas ir jāpārskata un jāveic nepieciešamie labojumi. Dažas no uzmetumā minētajām lietām var neattiekties uz jums, un AI var palaist garām svarīgu informāciju, kuru vēlaties iekļaut.

5. darbība: nosūtiet e-pastu

Šī, iespējams, ir vissarežģītākā daļa, rakstot sarežģītu e-pastu. Pārtrauciet uztraukties par reakciju un nosūtiet to! Pirms nospiežat sūtīt, iespējams, vēlēsities uzzināt kļūdas, kuru dēļ biznesa e-pasts izskatās neprofesionāls.

Ir jānosūta sarežģīti e-pasta ziņojumi

Negatīvu e-pastu sūtīšana var būt sarežģīta, taču tas ir jādara. Izvairīšanās no sarežģītām tēmām var radīt vairāk problēmu, nekā to risināšana. Lai gan sarežģīta e-pasta rakstīšana var izraisīt trauksmi, jūs jutīsities labāk, noklikšķinot uz pogas Sūtīt.

Iespējams, ka jūsu vadītājs vai vadītājs nebūs apmierināts ar ziņojumu, taču viņi novērtēs, ka pastāstīsit viņiem par notiekošo, savlaicīgi paziņojot par to. Konfliktu risināšana var nebūt jūsu iecienītākā nodarbe, taču ir svarīgi to efektīvi pārvaldīt. Konfliktu pārvarēšana ir būtiska prasme, lai apgūtu profesionāli un personīgi.