Vai jums ir grūtības efektīvi pārvaldīt savus uzdevumus? Apskatiet šos uzdevumu pārvaldības padomus, kas palīdzēs palielināt produktivitāti un paveikt vairāk.
Jūsu ikdienas uzdevumi ir jūsu panākumu pamats, kas atspoguļo soli pa solim nepieciešamās darbības, lai sasniegtu jūsu personīgos un profesionālos mērķus. Citiem vārdiem sakot, jūsu šķietami nebeidzamais uzdevumu saraksts ir jūsu ceļvedis uz uzvaru, tāpēc šo uzdevumu efektīva pārvaldība ir ļoti svarīga.
Lai gan ikdienas uzdevumu organizēšanai varat steigties izmantot labāko produktivitātes lietotni, kas nav slikts solis, uzdevumu pārvaldības prasmju uzlabošana ilgtermiņā ir ilgtspējīgāka un efektīvāka. Šajā rakstā ir ietverti daži uzdevumu pārvaldības padomi produktivitātes uzlabošanai.
1. Zināt savu hronotipu
Vai tu esi nakts pūce vai agrais putns? Vai jums ir vieglāk koncentrēties no rīta vai vēlu vakarā? Mums visiem ir dabiska tieksme aizmigt un būt modriem noteiktos dienas un nakts periodos. Un, lai gan populārajā kultūrā agri ceļinieki bieži tiek atzīmēti kā produktīvāki, realitāte ir tāda, ka viens izmērs neder visiem.
Šī iemesla dēļ jūsu hronotipa pārzināšana var palielināt jūsu produktivitāti, jo tas ļauj ieplānot uzdevumus, kad esat visproduktīvākais. Tāpēc personalizēta darba grafika izveidošana pamatojoties uz jūsu hronotipu, būs vieglāk sekot līdzi saviem uzdevumiem un sasniegt maksimālo veiktspēju.
Piemēram, ja esat nakts pūce, jums ir jāplāno, kā risināt savus grūtākos uzdevumus vakarā, kad tavs enerģijas līmenis ir visaugstākais, ļaujot jums vislabāk paveikt savus uzdevumus laiks.
2. Izveidojiet savu prioritāšu sarakstu
Tagad, kad zināt, kad esat visproduktīvākais, ir pienācis laiks to darīt piešķiriet prioritāti uzdevumiem savos uzdevumu sarakstos, izmantojot Eizenhauera matricu. Šī laika pārvaldības sistēma palīdz noteikt uzdevumu prioritātes, iedalot tos četrās kvadrantos: steidzami un svarīgi, nevis steidzami, bet svarīgi, steidzami, bet nesvarīgi, un nav steidzami un nesvarīgi uzdevumus.
Sakārtojot uzdevumu sarakstus, pamatojoties uz šīm kategorijām, ir vieglāk noteikt, kuriem uzdevumiem jābūt prioritāriem un kurus var deleģēt vai atlikt. Tādā veidā jūs varat ieplānot svarīgākos un steidzamākos uzdevumus, kad esat visproduktīvākais, nodrošinot vislabāko iespēju tos paveikt laikā.
Piemēram, kā programmētājs varat ieplānot savus kodēšanas uzdevumus, kad esat modrākais, un atbildēt uz e-pastiem, kad enerģijas līmenis ir zems.
3. "Ēd to vardi!"
Eating That Frog ir nākamais uzdevumu pārvaldības padoms, kas palīdzēs palielināt jūsu produktivitāti! Un, nē, mēs nerunājam par burtiskām vardēm! Braiens Treisijs popularizēja šo frāzi savā tāda paša nosaukuma grāmatā, un šī spilgtā metafora apraksta, kā no rīta vispirms jātiek galā ar visgrūtāko uzdevumu.
Šis ir viens no labākajiem veidiem, kā pārvarēt vilcināšanos, jo bieži vien jūs varat justies saspringts vai satriekts, saskaroties ar savu sarežģītāko uzdevumu. Vispirms apēdot lielāko vardi, šī baiļu sajūta pārvērtīsies par sasnieguma sajūtu, vairojot jūsu pašapziņu un dodot jums motivāciju un impulsu, lai pārējā laikā gūtu spēku uzdevumus.
Jūs varat izmantot Eat That Frog metodi, izmantojot Todoist. Tomēr, lai gan grūtākos uzdevumus ieteicams veikt no rīta, labākais laiks var atšķirties atkarībā no jūsu hronotipa, kā mēs jau apspriedām. Tomēr jūs joprojām varat izmantot šo metodi, plānojot savus sarežģītākos uzdevumus, kad esat visenerģiskākais un produktīvākais.
4. Izmantojiet Parkinsona likumu savā labā
Prokrastinācija ir viens no visizplatītākajiem produktivitātes izraisītājiem, ar ko lielākā daļa cilvēku kādā brīdī cīnās. Viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc jūs bieži atliekat uzdevumus uz pēdējo brīdi, ir tas, ka nav nekādas steidzamības vai termiņa sajūtas. Tas ir tāpēc, ka šie uzdevumi var paplašināties, lai aizpildītu jums pieejamo laiku — Parkinsona likums.
Labā ziņa ir tā, ka jūs varat kļūst produktīvāks, izmantojot Parkinsona likumu jūsu labā. Kā? Pirmkārt, vienmēr sadaliet milzīgus vai sarežģītus projektus mazākos uzdevumos, padarot tos mazāk apgrūtinošus un vieglāk risināmus.
Pēc tam katram uzdevumam nosakiet stingru termiņu. Tas rada steidzamības sajūtu, motivējot izpildīt uzdevumu pirms termiņa un samazinot vilcināšanos. Šis uzlauzums palīdzēs efektīvāk pārvaldīt savus uzdevumus un nodrošinās, ka neatpaliek no saviem uzdevumu sarakstiem.
5. Praktizējiet viena uzdevuma veikšanu
Vairāku uzdevumu veikšana vai, precīzāk, konteksta maiņa, ir viens no tiem ieradumiem, kas šķiet efektīvs, bet patiesībā ir ļoti nogurdinošs un neproduktīvs. Lai gan milzīgais uzdevumu skaits jūsu uzdevumu sarakstā var radīt vilinājumu mēģināt veikt vairākus uzdevumus vienlaikus, jums ir tikai tik daudz uzmanības un enerģijas, ko varat izmantot konkrētajam uzdevumam.
Tas palielina kļūdu iespējamību, kā rezultātā tiek zaudēts laiks un pūles. No otras puses, viena uzdevuma apgūšana uzlabos jūsu produktivitāti, ļaujot veltīt visu uzmanību uzdevumam līdz tā pabeigšanai. Tas samazina traucējošos faktorus, palīdz saglabāt koncentrēšanos un ļauj paveikt labāko darbu.
Viens no labākajiem veidiem, kā praktizēt viena uzdevuma veikšanu, ir iestatīt noteiktu laika ierobežojumu, lai koncentrētos uz uzdevumu un pēc tam paņemtu pārtraukumu. Šo laika pārvaldības paņēmienu sauc par Pomodoro metodi, un tas ir efektīvs veids, kā maksimāli izmantot savu laiku.
6. Automatizējiet ikdienas uzdevumus
Tātad, kas notiek ar tiem mazvērtīgajiem uzdevumiem, kuri neiekļuva jūsu prioritāšu saraksta augšgalā? Padomājiet par tādiem uzdevumiem kā sapulču plānošana vai protokolēšana konferences zvanu laikā — mēs deram, ka jums tie joprojām ir jādara, vai ne?
Labākais veids, kā pārvaldīt šos uzdevumus, ir tos automatizēt. Par laimi, ir vairāki lietotnes, kuras varat izmantot, lai automatizētu ikdienišķus uzdevumus, piemēram, IFTTT vai Zapier. Tas atbrīvos laiku un enerģiju vērtīgākiem un laikietilpīgākiem uzdevumiem un palīdzēs jums kļūt produktīvākam.
7. Izmantojiet pareizo uzdevumu pārvaldības programmatūru
Ir labi un labi izmantot visus iepriekš minētos uzdevumu pārvaldības padomus, taču jums joprojām var rasties grūtības, lai saglabātu produktīvu darbu, neizmantojot pareizo programmatūru, kas palīdzētu pārvaldīt uzdevumus. Ņemot vērā daudzos uzdevumu pārvaldības rīkus, kas vienas nakts laikā sola jūs pārvērst par produktivitātes spēku, pareizās opcijas izvēle var būt biedējoša.
Tātad, kā jūs varat izvēlieties pareizo tiešsaistes uzdevumu pārvaldības rīku? Pirmā lieta, kas jādara, ir novērtēt savas vajadzības. Tas ir atkarīgs no jūsu profesijas, darba stila un vēlmēm, komandas lieluma un daudz ko citu. Novērtējot savas vajadzības, ir daudz vieglāk salīdzināt dažādus uzdevumu pārvaldības rīkus, lai atrastu sev piemērotāko variantu.
Izmantojot šos padomus, paveiciet vairāk īsākā laikā
Uzdevumu pārvaldības prasmju uzlabošana ir atslēga, lai paaugstinātu savu produktivitāti uz nākamo līmeni. Neatkarīgi no tā, vai esat projektu vadītājs vai students, pareizo uzdevumu pārvaldības metožu izmantošana palīdzēs sasniegt vairāk īsākā laikā. Iekļaujot šos uzdevumu pārvaldības padomus savā ikdienas rutīnā, varat pārliecināties, ka atzīmējat visus uzdevumu sarakstā esošos vienumus.
