Būt virtuālajam asistentam var būt satriecoši, it īpaši, ja vairākiem klientiem ir atšķirīgs vai līdzīgs uzdevumu kopums. Un tā kā jūs strādājat attālināti, ir nepieciešams automatizēt lielāko daļu savu darbību, izmantojot programmatūras rīkus, lai palielinātu produktivitāti.
Šajā rakstā ir izcelti 10 galvenie rīki un lietotnes, kurām vajadzētu būt katra virtuālā asistenta arsenālā. Šie rīki racionalizēs jūsu darbplūsmu un bagātinās jūsu kā topoša vai uzlabota virtuālā asistenta pieredzi. Bet, pirms mēs tos atklājam, īsi apskatīsim virtuālās palīdzības jēdzienu.
1. Atslābums
Kā virtuālajam palīgam ir svarīgi uzturēt efektīvu saziņu ar klientiem, un Slack ar to tiek galā. Tā ir viena no labākās tūlītējās ziņojumapmaiņas platformas attālām komandām kas ļauj reāllaikā sazināties ar klientiem un komandas locekļiem, strādājot pie projekta.
Varat atšķirt projektus, izmantojot "kanālus", un padarīt tos pieejamus tikai pilnvarotām personām. Turklāt Slack ir zvanīšanas funkcija lietotnē un jautras pielāgotas emocijzīmes mierīgākām sarunām. Varat arī koplietot dažādus failus ar vienu vai vairākām personām, tostarp audio ierakstus un attēlus.
Lejupielādēt: Atslābums par Windows | | Mac | iOS | Android (Pieejami bezmaksas pirkumi lietotnē)
2. Google Workspace
Google Workspace, kas pazīstams arī kā G-Suite, ir dažādu programmatūras rīku kolekcija ar dažādām funkcijām un darbības režīmiem. Tomēr jums ir nepieciešami tikai aptuveni astoņi no šiem rīkiem kā virtuālajam palīgam. Tajos ietilpst:
- Google dokumenti: varat izmantot, lai izveidotu, rediģētu un formatētu teksta dokumentus.
- Google pasts: Šis rīks ir lieliski piemērots ziņojumapmaiņai un e-pasta mārketingam.
- Google prezentācijas: Šis bezmaksas rīks nodrošina visas jūsu prezentācijas vajadzības.
- Lapas: Varat izmantot šo rīku datu ievadei un budžeta veidošanai.
- Google Meet: Lieliski piemērots video konferencēm un sakaru uzturēšanai ar saviem klientiem.
- Google veidlapas: Varat to izmantot, lai veiktu aptaujas un saņemtu atbildes reāllaikā.
- Google disks: Šis ir viens no lētākie mākoņu krātuves nodrošinātāji personīgajiem un ar darbu saistītiem failiem.
- Google kalendārs: Palīdz plānot un sekot līdzi projektiem.
3. Calendly
Calendly ir plānošanas rīks notikumu pārvaldībai. Tomēr ar to nepietiek kā neatkarīgu kalendāru. Lai automatizētu un racionalizētu sapulces, lietotnē ir jāintegrē kalendāra lietojumprogramma, piemēram, Google kalendārs vai iCloud kalendārs. Tam ir arī dažādi lietošanai gatavi laika nišas: 15, 30 un 60 minūtes.
Jūs varat ieplānot tikšanos ar dažādiem datumiem un laikiem, un jūsu viesi var norādīt savu pieejamību kalendārā. Tomēr viesi joprojām var izvēlēties precīzu pieejamo laiku neatkarīgi no laika nišām, taču jūsu norādītajā datumu diapazonā.
Lejupielādēt: Calendly par iOS | Android (Pieejami bezmaksas pirkumi lietotnē)
4. Canva
Vairumā gadījumu daļa no jūsu kā virtuālā asistenta administratīvajiem pienākumiem ietvertu grafisko dizainu. Tāpēc vislabāk būtu izveidot dizaina rīku. Canva ir jūsu lietotne visam dizainam un infografikai. Varat to izmantot, lai izstrādātu sociālo mediju reklāmkarogus, skrejlapas, karuseļa ziņas, kartītes utt.
Vissvarīgākais ir tas, ka jūs varat spēlēties ar bezmaksas Canva fonti, veidnes, attēli un elementi, lai izveidotu satriecošus dizainus.
Lejupielādēt: Canva priekš Windows | Mac | iOS | Android (Pieejami bezmaksas pirkumi lietotnē)
5. Hootsuite
Hootsuite ir kopienas sociālo mediju pārvaldības lietotne, kas ļauj pārraudzīt un pārvietoties dažādās sociālo mediju platformās no vienas vietas, nevis atvērt vairākas cilnes. Tas ir savietojams ar Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn un tā tālāk.
Varat izveidot, rediģēt, formatēt un ieplānot katras platformas saturu, pārbaudīt ieskatus un efektīvi pārvaldīt savu klientu auditoriju. Lai gan bezmaksas versija ir lieliska, pro versija nodrošina piekļuvi visaptverošākām funkcijām, it īpaši, ja jums ir prasīga klientu bāze.
6. Asana
Asana ļauj nevainojami sadarboties un pārvaldīt projektus. Ja strādājat ar komandu, varat pievienot dalībniekus savai darba vietai pakalpojumā Asana, kur varat pārraudzīt viņu darbplūsmu. Šajā rīkā varat arī integrēt Google kalendāru un Google disku, lai varētu iestatīt atgādinājumus par uzdevumiem un notikumiem.
Turklāt Asana ļauj atšķirt projektus vai konkrētu informāciju, izmantojot krāsu kodus, un vajadzības gadījumā pievienot pielikumus. Piemēram, varat izmantot sarkanu, lai apzīmētu augstas prioritātes projektus, dzelteno — notiekošos projektus, zilo — pārskatāmos projektus un zaļo — pabeigtos projektus.
Lejupielādēt: Asana par iOS | Android | Mac (Pieejami bezmaksas pirkumi lietotnē)
7. Laika doktors
Laika pārvaldība ir galvenā prasme, kas jāpiemīt katram virtuālajam asistentam. Tomēr jums joprojām ir nepieciešams rīks, kas palīdzēs jums koncentrēties, it īpaši, ja jūsu alga ir stundā. TimeDoctor ļauj izsekot jūsu darba un atpūtas laikam un redzēt savus ikdienas sasniegumus. Tas veido atskaites par laiku, kas pavadīts katram projektam un uzdevumam.
TimeDoctor arī palīdz jums pārvaldīt traucējumus. Tas pārrauga jūsu tīmekļa un lietotņu lietošanas ilgumu darba laikā. Un, kad jūs pārsniedzat noteikto laiku, tas jums paziņo ar pop. Tas arī brīdina jūs, ja jūsu dators paliek dīkstāvē ilgāk par parasto darba laiku. Tomēr, ja nepieciešams, laiku var rediģēt manuāli.
Lejupielādēt: TimeDoctor par Google Play | Mac | Windows | Linux (Pieejami bezmaksas pirkumi lietotnē)
8. MailChimp
MailChimp ļauj pārvaldīt savu klientu auditoriju un klientus un sazināties ar tiem. Kad jūsu klienti izlaiž jaunu produktu vai pakalpojumu, varat izmantot MailChimp, lai iepazīstinātu ar šiem produktiem savu klientu vai mērķauditoriju, izmantojot informatīvos izdevumus vai reklāmas kampaņas.
Šis rīks ļauj segmentēt biļetenus, sūtīt lielapjoma e-pastus un analizēt katras reklāmas kampaņas veiktspēju. Platformā varat integrēt arī citus rīkus, piemēram, Shopify un Stripe.
Lejupielādēt: MailChimp par iOS | Android (Pieejami bezmaksas pirkumi lietotnē)
9. Ontraportā
Ontraport ir vēl viena mārketinga un CRM platforma, kas palīdz koordinēt jūsu klientu biznesa aktivitātes no vienas sistēmas. Citiem vārdiem sakot, varat izmantot Ontraport, lai iepazīstinātu ar produktiem klienta mērķauditoriju un vienlaikus pārvaldītu klientu mijiedarbību.
Varat importēt un eksportēt kontaktus, izveidot pārdošanas piltuves un automatizēt mārketinga kampaņas biznesa optimizācijai. Turklāt interfeiss nav intuitīvs iesācējiem. Tomēr jūs varat to apiet, nedaudz praktizējot. Tā ir pieejama arī kā tīmekļa platforma un mobilā lietojumprogramma.
10. Gramatiski
Kā virtuālajam asistentam jums vienmēr ir jābūt sava satura spēlē, un šī rīka izmantošana palīdzēs jums to sasniegt. Grammarly ir plaša tīmekļa rediģēšanas platforma, kas pārskata teksta saturā gramatikas kļūdas, daudzvārdību, pareizrakstību, pieturzīmes, plaģiātu un kvalitatīvu piegādi.
Platforma izmanto mākslīgo intelektu, lai nodrošinātu, ka jūsu saturs ir gandrīz nevainojams un saprotams. Varat pārbaudīt, vai jūsu saturs ir saistošs un kādai cilvēku kategorijai tas ir vispiemērotākais. Tomēr bezmaksas versija ir ierobežota, un jums būs jāreģistrējas maksas versijai, lai izmantotu visas aizraujošās funkcijas.
Varat arī saglabāt savus dokumentus un vajadzības gadījumā tos atjaunot.
Lejupielādēt: Gramatiski par iOS | Mac | Windows (Pieejami bezmaksas pirkumi lietotnē)
Izcelieties savā karjerā kā virtuālais asistents
Virtuālā palīdzība ir strauji augoša nozare; līdz ar to tuvākajā nākotnē varam sagaidīt labu piesātinājuma līmeni. Virtuālā asistenta pamatprasmju iegūšana ir obligāta, lai saglabātu savu nozīmi šajā nozarē. Tomēr šo uzskaitīto rīku apvienošana ar jūsu prasmju kopumu palīdzēs jums izcelties savā karjerā.
Visbeidzot, ja esat iesācējs šajā nozarē, pirms sākat meklēt rīkus, vispirms jāiemācās kļūt par virtuālo palīgu. Pamatinformācijas patērēšana par karjeras ceļu palīdz ilgstoši neizmantot šos rīkus ļaunprātīgi.