Microsoft Outlook ir ikviena iecienītākais e-pasta klients. To ir viegli lietot, un tajā ir daudz produktivitāti uzlabojošu funkciju, ko regulāri izmanto uzņēmuma vidē. Programmā Outlook jūs bieži veicat darbības atkārtoti visas dienas garumā.

Par laimi, Microsoft ir iekļāvusi lielisku produktivitātes palielināšanas līdzekli, ko sauc par Quick Steps, lai palīdzētu automatizēt virkni darbību. Lasiet tālāk, kamēr mēs stāstām, kas ir Quick Steps un kā jūs varat to maksimāli izmantot, lai programmā Outlook būtu produktīvāka.

Kas ir ātrās darbības programmā Microsoft Outlook?

Ātrās darbības ir ērti lietojams produktivitātes līdzeklis, kas pieejams programmā Outlook 2013 un jaunākās versijās. Tas ļauj ātri automatizēt vairākas atkārtotas darbības. Šo uzdevumu automatizācijai ir papildu priekšrocība, jo ir vieglāk pārvaldīt vairākas pastkastes vienlaikus, vienlaikus ietaupot dārgo laiku katru dienu.

Ātrās darbības varat izmantot dažādiem scenārijiem. Ikdienas lietošanas gadījums var būt e-pasta automātiska pārvietošana uz noteiktu mapi vienlaikus

e-pasta pārsūtīšana kolēģim un atzīmējiet to kā svarīgu tikai ar vienu klikšķi.

Pēc noklusējuma Microsoft Outlook nodrošina dažas bieži lietotas ātrās darbības. Varat tos izmantot tādus, kādi tie ir, vai pielāgot noklusējuma ātrās darbības atbilstoši savām vajadzībām. Ja ar to nepietiek, varat izveidot pielāgotu ātro darbību, lai uzlabotu savu ikdienas darbplūsmu.

Noklusējuma ātro darbību izmantošana programmā Microsoft Outlook

Programmā Microsoft Outlook varat ērti izmantot noklusējuma ātrās darbības. Programmā Outlook (kā daļa no Office 365) ir četras iepriekš definētas ātrās darbības: Pārvietot uz, uz vadītāju, komandas e-pastu, un Atbildēt un dzēst.

Jums būs jākonfigurē tās ar pareizām adresātu e-pasta adresēm un vēlamajām mapēm, lai tās varētu izmantot pirmo reizi. Lai izmantotu Pārvietot uz Quick Step, veiciet tālāk norādītās darbības.

  1. No Mājas cilni, noklikšķiniet uz Pārvietot uz no Ātrie soļi sadaļā.
  2. Iekš Pirmā iestatīšana dialoglodziņā izvēlieties mapi, uz kuru vēlaties pārvietot e-pasta ziņojumus, un, ja nepieciešams, pārdēvējiet Quick Step.
  3. Klikšķiniet uz Saglabāt, un esat gatavs ātri pārvietot e-pastus.
  4. Atlasiet e-pastu, kuru vēlaties pārvietot uz citu mapi, un noklikšķiniet uz saglabātā ātrā soļa no mapes Mājas cilne. Programma Outlook tieši pārvietos e-pastu uz konfigurēto mapi.

Līdzīgi varat konfigurēt arī citas noklusējuma ātrās darbības. Iespējams, jūs interesē arī mācīšanās kā arhivēt savus e-pastus programmā Microsoft Outlook datorā.

Kā izveidot pielāgotu ātro darbību programmā Microsoft Outlook

Ja uzskatāt, ka noklusējuma ātrās darbības neatbilst jūsu darbplūsmai, varat viegli izveidot pielāgotu ātro darbību. Tā var būt tikai vienkārša darbība, piemēram, e-pasta ziņojuma dzēšana vai pārsūtīšana, vai darbību virkne, piemēram, e-pasta pārsūtīšana kolēģim un pēc tam pārvietošana uz īpašu mapi.

Pēc iestatīšanas varat automatizēt šos stingros uzdevumus tikai ar vienu klikšķi. Šajā piemērā mēs programmā Microsoft Outlook izveidosim pielāgotu ātro darbību, kas:

  • Pārvieto e-pastu uz citu mapi
  • Atzīmē e-pastu kā nelasītu
  • Pārsūta e-pastu kolēģim
  • Atzīmē e-pasta ziņojumu kā svarīgu

Lūk, kā mēs to iestatīsim:

  1. Izvēlieties Izveidot jaunu opcija no Ātrie soļi cilņu grupa zem Mājas.
  2. Piešķiriet savam Quick Step nosaukumu zem Vārds lauks (mēs to nosauksim Demonstrācija).
  3. No nolaižamās izvēlnes zem Darbības sadaļu, vispirms atlasiet Pārvietot uz mapi un izvēlēsies mērķa mapi.
  4. Noklikšķiniet uz Pievienot darbību pogu un atlasiet atzīmēt kā nelasītu.
  5. Vēlreiz noklikšķiniet Pievienot darbību lai iestatītu e-pasta pārsūtīšanu un izvēlētos Uz priekšu.
  6. Iekš Uz… laukā ievadiet e-pasta adresi, uz kuru vēlaties pārsūtīt e-pasta ziņojumu, vai atlasiet kādu no adrešu grāmatas.
  7. Visbeidzot, mēs noklikšķināsim uz Pievienot darbību lai iekļautu karoga statusu.
  8. Pēc izvēles varat arī iestatīt a Īsinājumtaustiņš no nolaižamās izvēlnes.
  9. Kad esat gatavs, noklikšķiniet uz Pabeigt.
  10. Varat izmantot savu pielāgoto Quick Step no Ātrie soļi sadaļu vai konfigurēto īsinājumtaustiņu.

Microsoft Outlook ir tikpat produktīvs kā jebkad

Ātrās darbības programmā Microsoft Outlook ir apliecinājums Outlook kā profesionāla e-pasta klienta reputācijai, kas atvieglo ikdienas darbu. Ja kādreiz domājat par pāreju no Microsoft Outlook, jūs varat būt patīkami pārsteigts par citu e-pasta klientu iespējām.