Apgūstot mūsdienu virtuālo darba vidi un digitalizētos procesus, ir svarīgi apsvērt, kā vislabāk pārvaldīt savas darba vietas dokumentāciju. Efektīvai digitālās dokumentācijas stratēģijai ir izšķiroša nozīme saliedēta darbaspēka uzturēšanai. Tas kļūst aktuālāks, ja jums ir ģeogrāfiski izkliedētas komandas, kā tas bieži notiek ar attāliem darbiniekiem.
Jūsu darbinieki vairs nevar paļauties uz dokumentu skapjiem un papīra dokumentāciju, lai piekļūtu darba vietas informācijai un sekotu tai. Šajā rakstā tiks apskatīta paraugprakse un rīki efektīvai digitālajai dokumentācijai jūsu attālajā darba vietā.
1. Raksti īsi
Lasītājiem ir dārga īsa rakstīšana, jo īpaši attālā darba vietā, kur cilvēki nevar vienkārši uznākt, lai lūgtu paskaidrojumus. Tas nozīmē, ka ir ļoti svarīgi pareizi sakārtot savas domas un būt pēc iespējas skaidrākam dokumentācijā. Rakstot darba vietas dokumentus, izvairieties no liekām frāzēm, gariem teikumiem un nevajadzīga žargona.
Izmantojiet sarakstus ar aizzīmēm, lai izceltu galveno informāciju un sadalītu lielas teksta daļas rindkopās. Tas ir īpaši noderīgi, ja vēlaties paziņot lielu informācijas apjomu, jo tas sadala tekstu viegli sagremojamos kodos un atvieglo skenēšanu. Turklāt jūs vēlaties izmantot vārdus, ko sapratīs visi jūsu darba vietā neatkarīgi no tehniskās zināšanas. Visbeidzot, vienmēr pats rediģējiet savu darbu, lai uzlabotu rakstīšanu pirms izsūtīšanas; papildu acu pāris var arī palīdzēt uztvert kļūdas.
2. Glabājiet digitālos dokumentus centralizētā vietā
Ērta piekļuve darba vietas dokumentiem ir ļoti svarīga attālinātam darbaspēkam. Neviens nevēlas tērēt laiku, meklējot Slack ziņojumus vai vecos e-pasta ziņojumus, lai atrastu svarīgu informāciju. Jūs varat izveidot iekšējo wiki vai izmantojiet zināšanu bāzes programmatūru, lai pārvarētu šo izaicinājumu. Iekšējā wiki nodrošina centralizētu, meklējamu repozitoriju visai jūsu darba vietas dokumentācijai, tostarp uzņēmuma politikas, sapulču piezīmes, pamācības un sagatavošanas dokumenti, lai nosauktu tikai dažus.
Iekšējie wiki rīki, piemēram, Tettra ļauj izveidot, rediģēt un glabāt dokumentus vienuviet un koplietot tos ar savu komandu tikai ar dažiem klikšķiem. Alternatīvi, ja jūsu organizācija pastāvīgi mijiedarbojas ar klientiem un jūs vēlaties glabāt iekšējo un ārējo dokumentāciju vienā vietā, zināšanu bāzes rīks patīk Dokuments360 varētu būt labāks risinājums. Zināšanu bāze būtībā ir iekšējo dokumentu un klientu atbalsta resursu, piemēram, FAQ, lietotāja rokasgrāmatu un produktu informācijas, tiešsaistes bibliotēka.
3. Ieviest piekļuves kontroles politikas
Lai gan ir būtiska darba vietas dokumentu centrālā repozitorija, jūs arī vēlaties pārvaldīt, kas var piekļūt dokumentiem un veikt izmaiņas. Jums var būt īpaši dokumenti, kas attiecas tikai uz noteiktiem departamentiem, vai sensitīvi faili, kuriem vajadzētu piekļūt tikai administratoriem. Tas palīdz uzturēt dokumentu drošību un novērst nejaušas vai nesankcionētas izmaiņas. Tāpēc, izvēloties darba vietas dokumentācijas rīku, atlasiet tādu, kas atbalsta šo funkciju, un pielāgojiet piekļuves kontroles iestatījumus atbilstoši jūsu organizācijas vajadzībām.
Piemēram, Document360 nodrošina vairākus kontus, kas ļauj jums izlemt, cik piekļuves līmenis katram lietotājam ir jūsu dokumentācijai. Tettra ietver arī atļauju sistēmu, kas ļauj kontrolēt, kas var rediģēt, skatīt vai publicēt konkrētus dokumentus.
4. Ievērojiet tiešsaistes drošības paraugpraksi
Piekļuves kontroles politiku ieviešana palīdz, taču ar to nepietiek, lai aizsargātu jūsu darba vietas dokumentus no drošības apdraudējumiem. Tā kā arvien vairāk uzņēmumu pārceļas tiešsaistē, kibernoziegumi pieaug, tāpēc jums ir jāveic papildu piesardzības pasākumi, lai nodrošinātu, ka jūsu digitālā dokumentācija ir aizsargāta no hakeriem.
Lai izveidotu efektīvu digitālās dokumentācijas stratēģiju, paturot prātā drošību, vēlaties izvairīties no parastajiem attālinātā darba drošības kļūdas piemēram, personisko ierīču izmantošana darba uzdevumiem, paroļu koplietošana un drošības atjauninājumu instalēšanas nolaidība. Turklāt papildus spēcīgu paroļu izveidei vēlaties nodrošināt, lai tās regulāri mainītu, lai samazinātu uzlaušanas risku. Turklāt jūs varat arī šifrēt savus darba vietas dokumentus, lai pievienotu papildu aizsardzības līmeni. Un visbeidzot, neaizmirstiet izmantot VPN, lai jūsu dati būtu drošībā, it īpaši, strādājot ar publisko Wi-Fi.
5. Saglabājiet dublējumus
Neskatoties uz jūsu pūlēm, vienmēr pastāv iespēja, ka jūsu darba vietas dokumenti var pazust vai tikt sabojāti. Lai gan zināšanu bāzes rīku izmantošana kā primārais krātuves risinājums palīdz samazināt datu zaudēšanas risku, jūs joprojām vēlaties saglabāt dublējumus, ja kaut kas noiet greizi. Tas ir tāpēc, ka šajos risinājumos var rasties arī tehniskas problēmas, kuras jūs nevarat kontrolēt, kas vismaz nozīmē, ka šajā periodā jūs nevarēsit piekļūt saviem dokumentiem.
Lai būtu drošībā, varat apsvērt papildu rezerves risinājumus, piemēram, Google disku un vietējās atmiņas ierīces. Protams, jūs nevēlaties, lai būtu jāseko līdzi vairākām viena un tā paša dokumenta kopijām, tāpēc pirms darba vietas dokumentācijas rīku izmantošanas izveidojiet skaidru dublēšanas stratēģiju. Tādā veidā jūs varat būt pārliecināti, ka jūsu dokumenti vienmēr ir pieejami, kad tie ir nepieciešami.
6. Digitalizējiet savus papīra dokumentus
Ja joprojām paļaujaties uz papīra dokumentāciju, tagad ir pienācis laiks pārslēgties uz digitālajām kopijām vai vismaz izveidot digitālās kopijas. Tas ne tikai atvieglo liela apjoma failu pārvaldību, bet arī uzlabo pieejamību, sadarbību un drošību.
Varat izmantot skeneri, lai digitalizētu papīra dokumentus. Kad jums ir dokumentu digitālās kopijas, varat tās augšupielādēt savā izvēlētajā darba vietas dokumentācijas rīkā, lai atvieglotu piekļuvi un sadarbību.
7. Ātrai identifikācijai izmantojiet skaidru indeksāciju
Ja jums ir daudz dokumentu, var būt grūti tos izsekot. Tāpēc ir svarīgi izmantot skaidru indeksēšanas sistēmu jūsu darba vietas dokumentiem. Tādā veidā jūs varat viegli atrast vajadzīgos failus, kad tie ir nepieciešami. Ir daži dažādi veidi, kā indeksēt savus dokumentus; Piemēram, varat sākt, klasificējot tos pēc veida, datuma vai projekta. Tas atvieglos konkrētu dokumentu atrašanu, kad tie būs nepieciešami.
Vēl viena iespēja ir izmantot atslēgvārdus, lai indeksētu savus darba vietas dokumentus. Tas var būt īpaši noderīgi, ja jums ir daudz failu un ir jāspēj tos ātri meklēt. Neatkarīgi no izmantotās indeksēšanas sistēmas pārliecinieties, ka tā ir konsekventa un viegli saprotama.
Jūsu attālajām komandām ir nepieciešama pārdomāta dokumentācijas stratēģija
Attālās darba vietas dokumentācija ir būtiska jūsu organizācijas vienmērīgai darbībai. Izveidojot efektīvu digitālās dokumentācijas stratēģiju, jūs varat nodrošināt, ka jūsu komandas var ātri piekļūt vajadzīgajai informācijai un būt produktīvas.
