Tādi lasītāji kā jūs palīdz atbalstīt MUO. Veicot pirkumu, izmantojot saites mūsu vietnē, mēs varam nopelnīt filiāles komisiju. Lasīt vairāk.

Programmai Microsoft Forms ir pieklājīgs lietotāja interfeiss un gluda pieredze. Pastāv maza iespēja, ka izmēģināsit to pirmo reizi. Lai gan tā lietotāja saskarne ir visaptveroša, jums joprojām ir nepieciešami daži profesionāli padomi, lai produktīvāk izmantotu Microsoft Forms.

Šeit ir sniegti lieliski veidi, kā izmantot Microsoft Forms aptaujas un biznesa vajadzībām.

1. Kopīgojiet savu veidlapu

Veidlapas kopīgošana ir jūsu aptaujas galvenais mērķis. Tas ir vienkārši:

  1. Klikšķis Savāc atbildi veidlapas augšējā labajā stūrī.
  2. Izvēlieties adresātu grupas preferenci, atlasot Ikviens var atbildēt, Tikai cilvēki manā organizācijā var atbildēt, vai Konkrēti cilvēki manā organizācijā var atbildēt.
  3. Noklikšķiniet uz Saīsināt URL izvēles rūtiņa, lai iegūtu īsāku veidlapas URL (neobligāti). Pēc tam noklikšķiniet uz Kopēt, lai sāktu koplietot aptauju ar mērķa dalībniekiem.
instagram viewer

Kopīgojiet ar konkrētiem cilvēkiem, izmantojot pielāgotus ielūgumus

Kopīgojot veidlapu, varat to dublēt ar pielāgotu uzaicinājuma ziņojumu, lai padarītu to profesionālāku.

  1. Noklikšķiniet uz Savāc atbildi veidlapas augšējā labajā stūrī.
  2. Izvēlieties adresāta izvēli.
  3. Kontaktpersonas laukā ievadiet adresāta e-pasta adresi, vārdu vai grupu. Varat ievadīt daudzus adresātus.
  4. Aizpildiet teksta lauku ar savu pielāgoto ziņojumu.
  5. Visbeidzot noklikšķiniet uz Sūtīt. Jūsu dalībnieki tagad saņems pielāgotu ziņojumu, kas viņus novirzīs uz veidlapas lapu.

2. Skatiet atbildi programmā Excel reāllaikā

Salīdzinot Microsoft Forms atbildes, jums parasti ir jālejupielādē datu Excel kopija. Lejupielādētie dati netiek atjaunināti ar jauniem iesniegumiem. Tāpēc, iespējams, lejupielāde ir jāatkārto periodiski, lai atjauninātu esošos datus vietējā diskā.

Lai novērstu šīs vairāku intervālu lejupielādes, varat pagaidīt, līdz jūsu respondenti aizpilda aptauju, pirms eksportēt savas atbildes uz programmu Excel.

Bet dažreiz jūs vēlaties redzēt, kā cilvēki reaģē reāllaikā, jo īpaši, ja aptauja ir plaša. Tas ir viegli; Microsoft 365 Business konts ļauj jums skatiet Microsoft Forms atbildes programmā Excel reāllaikā. To var sasniegt tieši, izmantojot iebūvētās veidlapas programmai Excel vai izmantojot programmu Power Automate.

3. Novērsiet veidlapu atbilžu dublikātus

Microsoft Forms ļauj kādam pēc noklusējuma atbildēt vairākas reizes. Varat iestatīt veidlapu, lai vienai personai būtu atļauta tikai viena atbilde.

Kad jūs neļaut cilvēkiem iesniegt vairākas reizes, viņiem būs jāpierakstās savā Microsoft kontā, lai atbildētu uz jūsu aptauju. Tādējādi veidlapa neļaus vienam un tam pašam kontam piekļūt aptaujai divas reizes.

4. Iegult Microsoft Forms iFrame savā vietnē

Ja vēlaties, lai cilvēki pieteiktos jūsu vietnē, lai aizpildītu aptauju, varat ievietot veidlapu kā rāmi savā vietnē. Viss, kas jums jādara, ir nokopēt sagatavotās veidlapas iFrame kopiju un ielīmēt to savas vietnes HTML. Darīt tā:

  1. Dodieties uz savu veidlapu un noklikšķiniet uz Savāc atbildes augšējā labajā stūrī.
  2. Noklikšķiniet uz koda ikonas atvērtās sānjoslas apakšējā labajā stūrī.
  3. Nokopējiet iegulšanas kodu, noklikšķinot uz Kopēt.
  4. Ielīmējiet nokopēto kodu savas vietnes HTML failā.

5. Izmantojiet QR kodu, lai kopīgotu veidlapas

Varat arī lejupielādēt un nosūtīt respondentiem savas veidlapas QR kodu. Šis ir alternatīvs veids, kā kopīgot aptaujas URL ar fokusa grupu. Lai lejupielādētu Microsoft veidlapas QR kodu:

  1. Dodieties uz Savāc atbildes pieskarieties augšpusē pa labi.
  2. Noklikšķiniet uz QR koda ikonas sānjoslas apakšā (pa kreisi no koda ikonas).
  3. Klikšķis Lejupielādēt lai saglabātu QR koda attēlu vietējā diskdzinī.
  4. Tagad varat kopīgot lejupielādēto QR attēlu ar savu mērķa grupu.

6. Iestatiet veidlapas aizpildīšanas ilgumu

Jūs, iespējams, neveicat viktorīnu, taču vēlaties, lai respondenti aizpildītu jūsu veidlapu noteiktā laikā. Piemēram, jūs vēlaties, lai darba pretendenti atbildētu uz pieteikuma veidlapu pirms noteikta datuma. Jūs varat piesaistīt viņu atbildi uz noteiktu termiņu.

To var izdarīt, pielāgojot veidlapas iestatījumus:

  1. Noklikšķiniet uz trim horizontālajiem izvēlnes punktiem augšējā labajā stūrī.
  2. Iet uz Iestatījumi.
  3. Klikšķis Sākuma datums. Pēc tam noklikšķiniet Beigu dati lai pabeigtu aptaujas ilgumu.
  4. Varat arī iestatīt veidlapas laiku, noklikšķinot Iestatiet laika ilgumu; tas iedarbina taimeris, tiklīdz kāds sāk aizpildīt veidlapu.

Ja esat izvēlējies aptaujas laiku, jūsu respondenti pirms sākšanas saņems uzvedni, informējot, ka šī ir noteikta aptauja.

7. Izveidojiet un pielāgojiet viktorīnas programmā Microsoft Forms

Tāpat kā Google veidlapas, arī programmā Microsoft Forms varat izveidot viktorīnas. Par laimi, viktorīnas ir tikpat vienkārši kā parastās veidlapas. Lai izveidotu viktorīnu programmā Microsoft Forms:

  1. Klikšķis Jauna viktorīna no sava Microsoft Forms informācijas paneļa.
  2. Virsraksta laukā aizpildiet savu viktorīnas nosaukumu. Pēc tam ievadiet neobligāto aprakstu zem šī lauka, ja jums tāds ir.
  3. Klikšķis Pievieno jaunu.
  4. Parādītajā joslā redzēsit pieejamās viktorīnas opcijas. Piemēram, jūs varat izvēlēties Izvēle vairāku iespēju jautājumiem.
  5. Klikšķis Pievieno jaunu lai pievienotu jaunu jautājumu.

Iestatiet viktorīnas rezultātu redzamību

Varat arī neļaut dalībniekiem redzēt testa rezultātus pēc iesniegšanas:

  1. Noklikšķiniet uz trim horizontālajām izvēlņu joslām augšējā labajā stūrī.
  2. Iet uz Iestatījumi.
  3. Izslēgt Rādīt rezultātus automātiski.

8. Augšupielādējiet un pielāgojiet veidlapas motīvu

Papildus lietotāja interfeisam, izmantojot Microsoft Forms, varat noteikt interfeisu, ko respondenti redz, atverot aptauju. Tas ir lielisks veids, kā parādīt savu profesionalitāti. Lai gan Microsoft Forms nodrošina iebūvētus motīvus, varat arī izveidot un augšupielādēt pielāgotu motīvu.

  1. Veidlapā noklikšķiniet uz Tēma augšējā labajā stūrī.
  2. Izvēlieties kādu no uzskaitītajām tēmām.
  3. Lai tā vietā augšupielādētu pielāgotu motīvu, noklikšķiniet uz krusta zīmes (+) motīvu joslas apakšējā labajā stūrī.
  4. Nākamajā izvēlnē noklikšķiniet uz attēla ikonas.
  5. Pēc tam augšupielādējiet motīvu no Bing vai OneDrive. Vai arī varat noklikšķināt Augšupielādēt lai izvēlētos motīvu no vietējā diska.

9. Ļaujiet citiem izmantot jūsu veidlapas veidni

Ja esat izveidojis jauku tēmu ar iekļaujošiem un atbilstošiem aptaujas jautājumiem, varat ļaut citiem to izmantot. Atļaujot citiem izmantot jūsu veidni, tā vietā kopīgosit tās dublikātu. Tādējādi jūsu respondenti to var izmantot kā veidni savai aptaujai.

Dodieties uz savu veidlapu un veiciet šīs darbības:

  1. Noklikšķiniet uz trim horizontālajiem izvēlnes punktiem augšējā labajā stūrī.
  2. Klikšķis Sadarboties vai dublēt.
  3. Sadaļā Kopīgot kā veidni noklikšķiniet uz Iegūstiet saiti uz dublikātu.
  4. Kopējiet izveidoto saiti un kopīgojiet to ar saviem dalībniekiem. Lai gan viņi joprojām varēs aizpildīt un iesniegt veidlapu, viņi var to arī dublēt un izmantot kā veidni savām aptaujām, ja viņiem ir Microsoft 365 konts.

10. Pielāgojiet atvadu ziņojumu

Varat arī novērtēt dalībniekus par to, ka veltīja laiku, lai atbildētu uz jūsu aptauju. Šis ziņojums tiek parādīts pēc jūsu veidlapas iesniegšanas.

Šāds vēstījums var ievērojami palīdzēt veidot attiecības ar dalībniekiem. Piemēram, varat izmantot šo iespēju, lai atgādinātu saviem respondentiem, ka atbildēsit uz viņu sniegto informāciju noteiktā laikā. Lai pielāgotu atvadu ziņojumu:

  1. Veidlapas augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz trim horizontālajiem izvēlnes punktiem.
  2. Iet uz Iestatījumi.
  3. Noklikšķiniet uz Pielāgojiet pateicības ziņojumu izvēles rūtiņa.
  4. Pēc tam aizpildiet lauku ar savu ziņojumu.

Pēc veidlapas iesniegšanas cilvēki tagad saņems jūsu ziņojumu.

11. Saņemiet e-pasta paziņojumu par katru atbildi

Jūs varat saņemt e-pasta paziņojumu katru reizi, kad kāds atbild uz jūsu aptauju. Lai gan plašās aptaujās tā var nebūt vēlama prakse, tā palīdz izsekot atbildēm, jo ​​īpaši, ja jums ir mazāk dalībnieku. Darīt tā:

  1. Augšpusē noklikšķiniet uz trim horizontālajām izvēlņu joslām. Pēc tam dodieties uz Iestatījumi.
  2. Noklikšķiniet uz Saņemiet e-pasta paziņojumu par katru atbildi izvēles rūtiņa.

12. Izveidojiet iepriekšējo veidlapu kopiju

Lai gan, rediģējot iepriekšējo veidlapu un izmantojot to citai aptaujai, jūsu darbs ir ātrāks, jūs galu galā pārrakstāt tās saturu. Dublējiet veidlapu, kuru vēlaties veidot, un tā vietā rediģējiet tās otro:

  1. Dodieties uz savu Microsoft Forms informācijas paneli.
  2. Kad esat atradis iepriekšējo veidlapu, kuru vēlaties veidot, noklikšķiniet uz trim horizontālajiem punktiem tās reklāmkaroga apakšējā labajā stūrī.
  3. Izvēlieties Kopēt lai to dublētu. Tagad varat rediģēt papildu.

Profesionāli kopīgojiet savas aptaujas

Tiešsaistes aptauju rīki, piemēram, Microsoft un Google Forms, atvieglo dzīvi. Tomēr, lai gan jūs varat izmantot to vienkāršību lokalizētu un plašu aptauju veikšanai, zinot, kā rīkoties viņu profesionālās lietošanas gadījumos, tās vēl vairāk vienkāršos.

Lai gan šajā rakstā esat uzzinājis par Microsoft veidlapu lietošanas padomiem un ieteikumiem, iespējams, vēlēsities arī uzzināt, kā Google veidlapas tiek izmantotas profesionāli.